Mục lục bài viết
Phiên bản và phạm vi của hướng dẫn IR21
Hướng dẫn IRAS 31 trang này được xuất bản ngày 22/04/2025, trình bày đầy đủ thao tác nộp Form IR21 để làm thủ tục thanh toán nghĩa vụ thuế khi chấm dứt việc làm hoặc rời Singapore. Bài giữ riêng vai trò người lập (Preparer) và người phê duyệt (Approver), tờ khai gốc, sửa tờ khai đã nộp và phúc lợi phải trả/đã trả sau năm chấm dứt việc làm (Post-Cessation Benefits, PCB). Các trường, số và màn hình minh họa thuộc phiên bản đó.
Mục lục nguồn: đăng nhập trang 3–5; người lập và tờ khai gốc trang 6–7; thu nhập đã gửi qua AIS trang 8; thông tin nhân viên trang 9; vợ/chồng và con trang 10–11; quá trình làm việc trang 12–13; thu nhập trang 14–16; bảng tổng hợp trang 17–19; tệp đính kèm trang 20–21; gửi người phê duyệt trang 22; phê duyệt và nộp IRAS trang 23–24; tờ khai sửa đổi trang 25; PCB trang 26–30.
Đăng nhập và chọn khách hàng nếu là đại lý thuế
- Vào myTax Portal. Chọn Company/Business Tax (Thuế công ty/doanh nghiệp) hoặc Tax Agent Login > Business Client (Đăng nhập đại lý thuế > Khách hàng doanh nghiệp). Trước khi dùng dịch vụ, tổ chức phải cấp quyền cho bạn qua Corppass; đây là yêu cầu về quyền đại diện của tổ chức. Nguồn chỉ tới trang IRAS > Digital Services > Others > Corppass để xem hướng dẫn.
- Tại trang chào mừng, mở Employers (Người sử dụng lao động), dưới Tax Clearance (Thanh toán nghĩa vụ thuế) chọn File Form IR21 (Nộp IR21).
- Chỉ với đại lý thuế đăng nhập xử lý việc thuế cho khách hàng: tại Client/Third Party Selection, chọn loại và nhập số tham chiếu thuế của khách hàng; bảng Tax Ref No. giúp đối chiếu định dạng. Nhấn PROCEED (Tiếp tục).
Chuẩn bị hồ sơ và bắt đầu tờ khai gốc
Màn hình mở đầu mô tả dịch vụ cho người sử dụng lao động khai IR21 đối với nhân viên không phải công dân Singapore đang chấm dứt việc làm tại Singapore hoặc rời Singapore trên ba tháng; mỗi lần khai ước tính khoảng năm phút. Đây là mô tả của màn hình hướng dẫn, không thay thế toàn bộ quy tắc và trường hợp được miễn khai thuế.
Chuẩn bị quá trình làm việc, thông tin vợ/chồng và con để xin giảm trừ người phụ thuộc, thu nhập và các tệp cần đính kèm. Có thể dùng bản tính riêng; nếu không có, tải và điền Phụ lục 1–3. Màn hình liệt kê: Phụ lục 1 về phúc lợi hiện vật (XLSX, 28 KB); Phụ lục 2 về quyền chọn cổ phiếu/quyền sở hữu cổ phiếu ESOP/ESOW (XLSX, 40 KB); Phụ lục 3 về ESOP chưa thực hiện/ESOW chưa xác lập quyền được cấp từ 01/01/2003 và đã được chấp thuận phương án theo dõi (XLSX, 24 KB); thư cam kết xin phương án theo dõi (LOU); bản sao giấy chứng tử của nhân viên; thỏa thuận trợ cấp thôi việc/thư chấm dứt việc làm, khi áp dụng.
Khai bằng NRIC hoặc FIN của nhân viên. Nếu không có cả NRIC và FIN, màn hình có liên kết khai bằng số hộ chiếu. Nhập loại/số thuế và thời gian làm việc tại công ty: từ ngày bắt đầu đến ngày làm việc cuối cùng. Nhấn PROCEED.
Hộp xác nhận tờ khai gốc hiển thị số thuế và thời gian làm việc; hãy kiểm tra trước khi chọn PROCEED vì không thể sửa các thông tin này ở các trang tiếp theo. Có thể chọn CANCEL (Hủy) nếu cần sửa. Ví dụ minh họa dùng FIN F1234567V và khoảng 01/01/2023–31/08/2024; không dùng các giá trị mẫu cho hồ sơ thực tế.
Nếu thu nhập đã được gửi qua AIS
Trang Employee’s Income under Auto Inclusion Scheme xuất hiện nếu thu nhập của nhân viên cho năm báo cáo đã được truyền qua Chương trình tự động đưa thu nhập vào hồ sơ thuế (AIS). Chọn YES nếu cần sửa thu nhập của năm trước năm chấm dứt; nếu không, chọn NO. Kiểm tra rồi nhấn PROCEED vì lựa chọn không thể sửa ở các trang sau. Ví dụ nguồn là người chấm dứt năm 2024 và câu hỏi về thu nhập đã gửi cho năm 2023.
Thông tin nhân viên và thời hạn lưu bản nháp
Nếu trang Employee Particulars xuất hiện, bắt buộc hoàn thành thông tin nhân viên. Các trường hiển thị gồm số thuế, họ tên đầy đủ đúng NRIC/FIN/hộ chiếu, ngày sinh, giới tính nam/nữ và tình trạng hôn nhân. Kiểm tra rồi chọn CONTINUE (Tiếp).
CANCEL FILING hủy tờ khai; CLEAR ALL xóa các ô trên trang; SAVE DRAFT lưu để lấy lại sau. Bản nháp chỉ được giữ trên máy chủ 21 ngày rồi bị xóa. Bản nháp không được tính là IR21 đã nộp.
Vợ/chồng và con: các mục tùy chọn và lưu ý giảm trừ
Phần Spouse Particulars là tùy chọn; nếu nhân viên đã kết hôn, điền thông tin người phụ thuộc cần thiết. Màn hình có tên vợ/chồng, ngày sinh, loại/số định danh, ngày kết hôn và câu hỏi thu nhập hằng năm của vợ/chồng có trên S$8.000 hay không. Con số S$8.000 là câu hỏi trong giao diện phiên bản 22/04/2025.
Phần Children Particulars cũng là tùy chọn. Chọn ADD CHILD nếu cần; mỗi mục gồm tên con, giới tính, ngày sinh, tên trường. Nhập tên trường khi con trên 16 tuổi và đang học toàn thời gian. Biểu tượng thùng rác xóa mục con; có thể thêm con khác.
Nhấn UPDATE để ghi nhận; BACK hoặc dấu X trên góc phải bỏ thay đổi. Điền đủ các mục cần thiết: thiếu thông tin có thể ảnh hưởng yêu cầu giảm trừ vợ/chồng và con. Với giảm trừ khác mà nhân viên đủ điều kiện, hướng dẫn yêu cầu liên hệ IRAS qua myTax Mail hoặc Contact Us trên trang IRAS.
Quá trình làm việc và khoản tiền giữ lại
Hoàn thành các mục còn lại và nhấn CONTINUE. Có thể BACK về trang trước để sửa; màn hình cũng cho liên kết cập nhật vợ/chồng và con trước khi sang phần thu nhập.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| Mục trên màn hình | Nội dung cần điền/kiểm tra |
|---|---|
| 1–5 | Chức danh; ngày đến nếu biết; ngày bắt đầu làm việc; ngày chấm dứt; ngày rời đi nếu biết. Có thể để trống ngày đến và ngày rời đi nếu chưa có thông tin. |
| 6 | Lý do nếu báo IRAS trước ngày nhân viên chấm dứt việc làm chưa đủ một tháng; ngày thông báo từ chức/chấm dứt việc làm gửi cho nhân viên. |
| 7 | Số tiền giữ lại để thanh toán nghĩa vụ thuế, bằng S$. |
| 8a–8d | Chi tiết tiền lương cuối đã trả: ngày thanh toán; số tiền bằng S$; kỳ liên quan đến khoản lương cuối; ngân hàng nhận tiền lương. Kỳ này là kỳ của lần trả lương cuối cho nhân viên. |
Thu nhập: năm chấm dứt và năm liền trước
Khai mọi khoản bằng đô la Singapore vào đúng cột năm: năm chấm dứt việc làm và năm trước đó nếu được hiển thị. Nhấn tam giác tại mục 4 – Others để mở các ô thu nhập khác. Đối với câu 5 về việc người sử dụng lao động chịu thuế thu nhập của nhân viên, chọn No nếu công ty không chịu thuế thay. Khấu trừ tiền lương hoặc giữ lương để làm thủ tục thuế không phải là công ty chịu thuế thay.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| Mục | Nội dung trên màn hình |
|---|---|
| 1 | Tổng lương, thù lao, tiền nghỉ phép, tiền công và tiền làm thêm. |
| 2a | Thưởng theo hợp đồng. |
| 2b | Thưởng không theo hợp đồng và ngày thanh toán. |
| 3 | Thù lao giám đốc và ngày được thông qua tại AGM/EGM của công ty. |
| 4a | Tổng hoa hồng. |
| 4b | Phụ cấp. |
| 4c | Khoản thưởng tri ân/tiền thay thời gian báo trước/khoản trả theo thiện chí. |
| 4d | Bồi thường mất chức do dư thừa nhân sự, cắt giảm, tái cơ cấu hoặc chấm dứt, không gồm tiền thay thời gian báo trước. |
| 4e | Lương hưu/phúc lợi hưu trí tích lũy từ 01/01/1993, ngoài phúc lợi CPF. |
| 4f | Khoản công ty đóng vào quỹ hưu trí/quỹ dự phòng thành lập ngoài Singapore mà không được ưu đãi thuế. |
| 4g | Khoản công ty tự nguyện đóng CPF vượt mức. |
| 4h | Giá trị phúc lợi hiện vật; Phụ lục 1. |
| 4i | Lãi/lợi nhuận từ ESOP hoặc các hình thức ESOW khác; Phụ lục 2. |
| 4j | Nhân viên có ESOP chưa thực hiện/ESOW chưa xác lập quyền được cấp từ 01/01/2003 và đã được chấp thuận phương án theo dõi; Phụ lục 3. |
| 5 | Công ty có chịu thuế thu nhập của nhân viên hay không. |
Ba phụ lục và các khoản khấu trừ
Cập nhật các ô 4h–4j phù hợp. Trước khi gửi IR21 phải đính kèm phụ lục tại trang Consolidated Statement. Có thể nộp bản tính riêng làm tài liệu hỗ trợ, hoặc dùng các liên kết để tải và điền Phụ lục 1 (chi tiết phúc lợi hiện vật của các năm dương lịch liên quan), Phụ lục 2 (lãi/lợi nhuận ESOP/ESOW), Phụ lục 3 (ESOP chưa thực hiện/ESOW chưa xác lập quyền được cấp từ 01/01/2003, đã được chấp thuận phương án theo dõi).
Điền Deductions khi áp dụng rồi chọn CONTINUE. Cột năm tương ứng giống cột thu nhập.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| Mục khấu trừ | Nội dung |
|---|---|
| 6 | Khoản nhân viên bắt buộc đóng CPF/quỹ hưu trí hoặc quỹ dự phòng được chỉ định, trừ phần được hoàn/sẽ hoàn. |
| 7 | Quyên góp trừ qua lương: Yayasan Mendaki Fund, Community Chest of Singapore, SINDA, CDAC, ECF và quyên góp miễn thuế khác. |
| 8 | Khoản trừ từ lương cho Mosque Building Fund. |
| 9 | Phí bảo hiểm nhân thọ trừ qua lương. |
Bảng tổng hợp: kiểm tra đủ thông tin và các ví dụ gốc
Consolidated Statement tập hợp thông tin đã nhập. Kiểm tra tất cả có thật, chính xác và đầy đủ. Chọn EDIT ở phần tương ứng để quay về sửa. Nếu khai thu nhập bằng không cho năm chấm dứt và/hoặc năm trước, hệ thống yêu cầu lý do. Màn hình cho biết bản tổng hợp có trên dịch vụ Summary of Form IR21 tối đa 60 ngày từ ngày nộp; nên lưu bản riêng trước khi rời trang.
Ví dụ vợ/chồng dùng tên ABCDEFG, sinh 02/02/1998, định danh PP-10000000, kết hôn 12/12/2021 và trả lời No cho câu thu nhập trên S$8.000. Các giá trị sau cũng chỉ là dữ liệu mẫu trong trang 18–19.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| Dữ liệu mẫu | Giá trị nguồn |
|---|---|
| Bắt đầu/chấm dứt | 01/01/2023–31/08/2024 |
| Lý do thông báo dưới một tháng | Từ chức (Resignation) |
| Ngày thông báo | 31/07/2024 |
| Tiền giữ lại | S$6.000,00 |
| Đã giữ toàn bộ tiền phải trả từ ngày từ chức/chấm dứt | Yes |
| Ngày trả lương cuối | 12/08/2024 |
| Lương cuối/kỳ/ngân hàng | S$6.000,00; 01–31/07/2024; DBS/POSB |
| Lương/tổng thu nhập năm chấm dứt 01/01–31/08/2024 | S$48.000,00 |
| Lương/tổng thu nhập năm trước 01/01–31/12/2023 | S$51.000,00 |
| Thưởng theo hợp đồng, thưởng ngoài hợp đồng, thù lao giám đốc | Mỗi mục S$0,00 ở cả hai cột; ngày thanh toán/ngày AGM/EGM để trống trong hình. |
| Công ty chịu thuế thay | No ở cả hai năm |
| Bốn loại khấu trừ ở phần trước | Mỗi loại S$0,00 ở cả hai năm |
Tệp đính kèm: định dạng, dung lượng và vai trò
- Chọn UPLOAD FILE(S), chọn tệp rồi Open. Trang 20–21 ghi chấp nhận XLSX, PDF, PNG, JPG; tối đa 10,00 MB cho mỗi tệp; một tệp cho mỗi loại tài liệu; tên tệp phải bằng tiếng Anh và không quá 50 ký tự. Hệ thống có thể xóa hoặc chỉnh sửa tệp sau khi quét nội dung độc hại/không chấp nhận được.
- Sau khi chọn tệp xuất hiện thùng rác: có thể xóa rồi tải lại đúng tệp. Kiểm tra tên tệp trước khi SUBMIT TO APPROVER (Gửi người phê duyệt). Ví dụ dùng Appendix 1.pdf, khoảng 31,57 KB; dung lượng mẫu không thay đổi giới hạn 10 MB.
- Người lập chỉ gửi cho người phê duyệt; chỉ người phê duyệt được nộp cho IRAS. Người phê duyệt có thể xóa và đính kèm lại trước khi nộp. Nếu người lập cần sửa IR21 và tệp, người phê duyệt nên xóa các tệp trước khi SAVE DRAFT.
Xác nhận đã gửi người phê duyệt không phải đã nộp IRAS
Người lập nhận trang xác nhận khi bản nháp được lưu thành công để người phê duyệt xem xét. Có thể SAVE AS PDF/PRINT ở góc trên phải. Ảnh mẫu nhắc gửi cho IRAS trong 21 ngày tiếp theo, hạn mẫu 21/08/2024; nếu không, hồ sơ bị xóa. Hãy báo người phê duyệt hoàn tất trước hạn hiển thị.
Bản đang đợi phê duyệt không phải IR21 đã nộp IRAS. Trang có tên và số thuế của người sử dụng lao động, số xác nhận, ngày/giờ, người được cấp quyền; thông tin nhân viên, loại tờ khai, thời gian làm việc; bảng tài liệu gồm loại, trạng thái và tệp đã tải. Tại Next Step, View Form IR21 Records xem tình trạng thuế; File Form IR21 mở tờ khai mới cho nhân viên khác.
Người phê duyệt: xem hồ sơ và nộp cho IRAS
Sau khi lấy bản nháp, người phê duyệt được đưa đến Consolidated Statement. Mở liên kết Document để xem tệp. Nếu tờ khai và tài liệu sẵn sàng, đánh dấu Employer Declaration (Tuyên bố người sử dụng lao động): thông tin trên tờ khai, phụ lục và tài liệu đính kèm là đúng và đầy đủ.
Điền thông tin người liên hệ: tên nếu khác người được cấp quyền hiển thị, địa chỉ thư điện tử và số liên lạc; nhấn SUBMIT để gửi IRAS. Sau khi thành công nhận trang xác nhận có số xác nhận; lưu PDF/in và cũng có thể lấy lại tại View Notices.
Next Step cho phép kiểm tra tình trạng tại View Form IR21 Records, lập tờ khai cho nhân viên khác, sửa thu nhập hoặc khai khoản trả thêm sau năm chấm dứt. Ảnh xác nhận còn nhắc nhân viên cập nhật thông tin liên hệ mới nhất với IRAS; gửi tài liệu bổ sung hoặc thay số tiền giữ lại qua myTax Mail. Ảnh ghi chỉ thị thanh toán thuế xuất hiện trên myTax Portal trong ba ngày làm việc kể từ ngày IR21 được xử lý; mốc này không phải ba ngày từ lúc bắt đầu khai.
Sửa tờ khai đã nộp
Để sửa chi tiết IR21, chọn Amend previous filing (Sửa lần khai trước) trong hộp chọn loại tờ khai, rồi PROCEED để mở và hoàn thành các trang điện tử. IR21 sửa đổi thay thế tất cả IR21 đã nộp trước đó cho nhân viên đó. Ví dụ hộp hiển thị nhân viên F1234567V, thời gian 01/01/2023–31/08/2024, và lựa chọn riêng để báo khoản trả sau năm 2024.
PCB: thu nhập phải trả hoặc đã trả sau năm chấm dứt
Nếu nhân viên sẽ nhận thu nhập phải trả sau năm chấm dứt, chọn Report income payable or paid to the employee after year of cessation, rồi PROCEED. Màn hình PCB lưu ý dùng tờ khai sửa đổi để báo khoản đã trả trong chính năm chấm dứt, thay vì đưa khoản đó vào nhánh sau năm.
Khai các phúc lợi sau năm khi áp dụng. Trả lời Yes nếu khai PCB mới; No nếu sửa PCB đã khai trước.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| Mục PCB | Ô hiển thị trong nguồn |
|---|---|
| 1 | Thời gian làm việc tại công ty. |
| 2 | Thưởng không theo hợp đồng, số tiền S$ và ngày thanh toán. |
| 3 | Lương hưu/phúc lợi hưu trí tích lũy từ 01/01/1993, ngoài CPF; số tiền S$ và ngày thanh toán. |
| 4 | Phúc lợi tùy quyết; số tiền S$, chi tiết phúc lợi, ngày thanh toán. |
| 5 | ESOP/ESOW theo phương án theo dõi đã được chấp thuận, nay đã thực hiện hoặc xác lập quyền; số tiền S$ và Phụ lục 2. Ảnh trang 27 hiển thị liên kết Phụ lục 2 dạng PDF 1,2 MB. |
| 6 | Người sử dụng lao động có chịu thuế thay nhân viên hay không. |
| 7 | Đóng bắt buộc của nhân viên vào CPF/quỹ hưu trí hoặc dự phòng chỉ định, trừ phần hoàn/sẽ hoàn. |
| 8 | Quyên góp trừ qua lương cho Yayasan Mendaki Fund, Community Chest of Singapore, SINDA, CDAC, ECF hoặc quyên góp miễn thuế khác. |
| 9 | Khoản trừ lương cho Mosque Building Fund. |
| 10 | Số tiền giữ lại cho thủ tục thuế, bằng S$. |
PCB: tiền giữ lại mới, bảng tổng hợp và chứng từ
Hoàn thành các khoản khấu trừ khi áp dụng và Monies Withheld for Tax Clearance. Với số tiền giữ lại, nhập khoản mới giữ lại, không gồm khoản đã khai trong IR21 gốc. Nếu chỉ thay đổi số tiền giữ lại, thông báo IRAS bằng myTax Mail hoặc Contact Us trên trang IRAS.
Kiểm tra hai phần bảng tổng hợp để bảo đảm đúng, thật và đầy đủ. Ảnh lặp lại lưu bản tổng hợp tối đa 60 ngày từ ngày nộp, có EDIT để sửa và mục tải tài liệu. Quy định tệp giống phần trên: XLSX/PDF/PNG/JPG, tối đa 10 MB mỗi tệp, một tệp mỗi loại, tên tiếng Anh không quá 50 ký tự, có quét và có thể xóa/chỉnh tệp. Tài liệu mẫu cần tải là Phụ lục 2 về ESOP/ESOW.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| Ví dụ PCB sau năm 2024 | Giá trị trong hình trang 29–30 |
|---|---|
| Đang khai PCB mới | Yes |
| Thời gian làm việc | 01/01/2023–31/08/2024 |
| Thưởng ngoài hợp đồng | S$0,00; ngày thanh toán trống |
| Lương hưu/phúc lợi hưu trí từ 01/01/1993 ngoài CPF | S$0,00; ngày thanh toán trống |
| Phúc lợi tùy quyết | S$0,00; chi tiết và ngày thanh toán trống |
| ESOP/ESOW theo phương án theo dõi đã thực hiện/xác lập quyền | S$1.000,00 |
| Công ty chịu thuế thay | No |
| Ba khoản khấu trừ: đóng bắt buộc, quyên góp, Mosque Building Fund | Mỗi khoản S$0,00 |
| Tiền giữ lại mới | S$1.000,00 |
| Đã giữ toàn bộ tiền phải trả | Yes |
Thông tin xuất bản
IRAS ghi tài liệu xuất bản và đúng tại ngày 22/04/2025. Hướng dẫn nhằm giúp hiểu tổng quát, không giải quyết toàn diện mọi tình huống; cung cấp theo hiện trạng và không có bảo đảm. IRAS không chịu trách nhiệm về thiệt hại, chi phí hoặc tổn thất phát sinh từ hay liên quan việc sử dụng; khi chính sách/thực hành thay đổi, IRAS bảo lưu quyền thay đổi quan điểm. Bản quyền thuộc IRAS.
Biểu mẫu và tài nguyên chính thức
Các liên kết chính thức dưới đây sử dụng tiếng Anh.