IRAS: lưu hồ sơ công ty, thời hạn, chứng từ và toàn bộ biểu mẫu

Yêu cầu lưu giữ hồ sơ của công ty

Công ty phải ghi chép đúng các giao dịch tài chính và lưu chứng từ gốc, sổ sách kế toán, bảng kê, sao kê ngân hàng cùng mọi hồ sơ giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh ít nhất năm năm kể từ năm tính thuế tương ứng (Year of Assessment — YA). Công ty phải có thể giải thích toàn bộ giao dịch về thu nhập, chi phí kinh doanh và mua hàng; các sổ sách, bảng kê phải tổng hợp giao dịch theo trình tự có hệ thống.

Lưu hồ sơ tốt giúp quyết định kinh doanh tốt hơn; nắm tình trạng tài chính, lãi hoặc lỗ và dấu hiệu gian lận hay trộm cắp nội bộ; giảm chi phí và công sức khi nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc trả lời yêu cầu của IRAS.

Bài này bao gồm trang Record Keeping Requirements, bảng kiểm, hai bộ tự đánh giá, hai hướng dẫn e-Tax và các mẫu XLSX phụ lục, công cụ Record-Keeping Assistant (RKA), cùng video IRAS liên kết. Hướng dẫn GST là lần thứ mười hai, hướng dẫn không đăng ký GST là lần thứ sáu, cùng ngày 30/1/2026; RKA ghi đúng tại ngày 13/1/2026. Video đăng năm 2020 được trình bày riêng theo bối cảnh lịch sử của chính video. Các ví dụ mẫu không phải giao dịch thực của người đọc.

↑ Mục lục bài viết

Công cụ và cách tổ chức hồ sơ

IRAS khuyến khích công ty dùng phần mềm trên Accounting Software Register Plus (ASR+) để quản lý hoạt động, giao dịch hằng ngày bằng phương thức số và thực hiện nghĩa vụ thuế thuận tiện. Có thể dùng bảng kiểm để xác nhận loại hồ sơ cần có; bộ tự đánh giá dành riêng cho doanh nghiệp đã đăng ký GST hoặc chưa đăng ký GST để nhận ra điểm cần cải thiện; hai hướng dẫn e-Tax để biết cách lập và lưu từng loại hồ sơ. Công ty đủ điều kiện nộp Form C-S (Lite) có thể dùng RKA để tổ chức hồ sơ phục vụ tính thuế.

Nguồn HTML còn dẫn danh mục hồ sơ hỗ trợ tờ khai GST và lợi ích của phần mềm kế toán. Các đường dẫn tài nguyên được giữ ở phần tài liệu liên quan với tên tiếng Việt theo đúng chủ đề.

↑ Mục lục bài viết

Hai ví dụ thời hạn đối với năm tài chính kết thúc tháng 12

Phải lưu ít nhất năm năm từ YA tương ứng, không chỉ đến khi đã nộp hoặc hoàn tất quyết toán thuế.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Hai ví dụ năm tài chính không kết thúc tháng 12

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Công ty bị xóa tên hoặc thanh lý

Khi công ty bị xóa tên và giải thể, người giữ chức vụ trong công ty ngay trước lúc giải thể phải bảo đảm toàn bộ sổ sách, giấy tờ được lưu ít nhất năm năm sau ngày giải thể. Khi công ty đang được thanh lý, trách nhiệm này thuộc về người thanh lý, với thời hạn ít nhất năm năm từ ngày công ty giải thể.

↑ Mục lục bài viết

Không tuân thủ và năm câu hỏi tự kiểm tra

Trang chính nêu không tuân thủ là hành vi vi phạm Income Tax Act 1947 và Goods and Services Tax Act 1993. IRAS có thể ước tính doanh thu theo nhận định tốt nhất; bác chi phí, khoản khấu trừ tài sản theo thuế (capital allowances) hoặc GST đầu vào, nếu áp dụng; và/hoặc áp dụng phạt đến 5.000 đô la, không nộp phạt có thể bị tù đến sáu tháng. Hướng dẫn GST có mô tả riêng về hình phạt GST và tái phạm ở phần dưới; không thay thế nội dung đó bằng cách diễn đạt khái quát trên trang chính.

Câu 1: Có được hủy hồ sơ sau khi nộp tờ khai? Không; vẫn phải lưu ít nhất năm năm từ YA tương ứng.

Câu 2: Có được ghi thủ công và lưu bản giấy? Công ty được khuyến khích mạnh mẽ dùng phần mềm; hệ thống điện tử giảm nhân công theo dõi từng giao dịch. Chứng từ gốc như biên nhận, hóa đơn, phiếu chi có thể lưu giấy hoặc điện tử.

Câu 3: Lưu hồ sơ chỉ để đáp ứng pháp luật? Không; còn giúp giảm công sức khai thuế, trả lời IRAS, quyết định kinh doanh và nắm tình trạng tài chính.

Câu 4: Công ty X chỉ giữ sao kê ngân hàng có đủ không? Không; đây là cách lưu hồ sơ kém và có thể bị phạt đến 5.000 đô la. Phải giữ chứng từ gốc và giải thích mọi khoản thu nhập, chi phí, mua hàng; thí dụ giữ biên nhận taxi và chứng từ đi lại để chứng minh chi phí đi lại công cộng hoặc công tác nước ngoài; đồng thời giữ sổ sách và bảng kê tổng hợp có hệ thống.

Câu 5: Đổi phần mềm có buộc chuyển mọi giao dịch cũ sang phần mềm mới? Không có yêu cầu riêng như vậy. Tuy nhiên vẫn phải lưu và truy xuất được giao dịch đã ghi trong phần mềm cũ ít nhất năm năm từ YA hoặc ngày kết thúc kỳ kế toán GST tương ứng; đồng thời lưu chứng từ gốc, sổ sách, bảng kê và sao kê liên quan.

↑ Mục lục bài viết

Bảng kiểm hồ sơ: chứng từ gốc

Bảng sau giữ đầy đủ 18 dòng và dấu chọn của bảng kiểm IRAS. “Có” là cột nguồn đánh dấu cần lưu; “—” là cột nguồn không đánh dấu, không có nghĩa mọi doanh nghiệp trong cột đó đều được miễn lưu chứng cứ theo các quy tắc khác. Trong phần hướng dẫn chi tiết, hồ sơ thanh toán vẫn được liệt kê cho doanh nghiệp không đăng ký GST.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Bảng kiểm: sổ kế toán và hồ sơ nên lập

Các hồ sơ bắt buộc và hồ sơ được khuyến nghị như thực hành kinh doanh tốt phải sẵn có, có thể cung cấp lại theo yêu cầu của Comptroller of Income Tax hoặc Comptroller of GST.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Hai hướng dẫn e-Tax: phạm vi và lưu ý của cơ quan phát hành

Bản GST áp dụng cho mọi doanh nghiệp đã đăng ký GST; chú thích 1 giải thích doanh nghiệp gồm kinh doanh cá thể, hợp danh thông thường, LLP, LP, công ty, câu lạc bộ, hiệp hội, MCST, tổ chức, tổ chức phi lợi nhuận, cơ quan theo luật và cơ quan nhà nước. Bản không đăng ký GST giải thích yêu cầu hồ sơ của nhóm chưa đăng ký GST. Mục đích là giúp hiểu loại hồ sơ phải có theo thuế thu nhập và, với nhóm đăng ký, GST.

IRAS nói tài liệu cung cấp hiểu biết chung, không bao quát mọi vấn đề. Ngoại trừ phần được chỉ rõ có hiệu lực pháp luật, hướng dẫn không được coi toàn bộ là quy định pháp luật. Cơ quan có thể thay đổi lập trường theo luật hoặc thực tiễn và không chịu trách nhiệm về thiệt hại, chi phí, quyết định, hành động xuất phát từ sai sót, thiếu sót hoặc lỗi truyền tải. Nguồn bảo lưu bản quyền, yêu cầu xin phép bằng văn bản trước khi sao chép, truyền hoặc lưu trữ.

Bản GST chỉ rõ mục 5.1.6 và 5.1.12 có hiệu lực pháp luật. Các bảng sửa đổi là ghi chép lịch sử của nguồn, không dùng chúng để tự sửa số mục hoặc số chú thích trong phần hiện tại.

Bản không GST mục 2.2 (trang vật lý 4, trang in 1) nêu từ 1/1/2014 có yêu cầu lưu hồ sơ đơn giản cho doanh nghiệp nhỏ; chỉ doanh nghiệp đủ điều kiện có thể chọn áp dụng e-Tax Guide “Simplified Record Keeping Requirements for Small Businesses” (Yêu cầu lưu hồ sơ đơn giản cho doanh nghiệp nhỏ), không phải lựa chọn mặc nhiên của mọi doanh nghiệp.

↑ Mục lục bài viết

Thế nào là hồ sơ kinh doanh đầy đủ?

Phải có chứng từ gốc như biên nhận, hóa đơn, phiếu thu/chi, sao kê; sổ kế toán và bảng kê như sổ cái, nhật ký, số liệu tài sản, nợ, thu nhập, chi phí, lỗ; và bằng chứng bằng văn bản khác cho giao dịch. Yêu cầu áp dụng cả khi thanh toán hoặc thực hiện giao dịch qua PayNow, mua trước trả sau, nền tảng thương mại điện tử hay giao hàng. Không bỏ giao dịch chỉ vì dùng phương thức hoặc nền tảng khác.

Hồ sơ phải cập nhật để IRAS kiểm tra số khai. Thiếu hồ sơ có thể dẫn đến ước tính kết quả kinh doanh từ nguồn sẵn có và bác chi phí hoặc capital allowances. Chỉ lập bảng tổng hợp mà không giữ chứng từ dùng để lập bảng không đáp ứng yêu cầu giải thích nguồn số liệu.

↑ Mục lục bài viết

Giấy, điện tử và bảo vệ hồ sơ

Bản giấy phải rõ, dễ đọc, xếp có tổ chức để tìm lại; với giấy in nhiệt dễ phai nên sao chụp để lưu được. Có thể dùng bảng tính Microsoft Office, phần mềm mua sẵn hoặc tự phát triển, hay hệ thống lưu ảnh chứng từ. Nếu lưu điện tử đúng yêu cầu thì không phải giữ thêm bản giấy và không cần IRAS phê duyệt. Phải có kiểm soát bảo đảm tính toàn vẹn, đầy đủ, chính xác, sẵn có và đáng tin cậy của hồ sơ, kể cả giao dịch điện tử.

Chú thích 2 của hai hướng dẫn mô tả hệ thống ảnh là chụp/quét, lưu, truy xuất và tạo lại ảnh. Chú thích 3 cho phép tham khảo First Schedule của Evidence (Computer Output) Regulations: thu nhận tài liệu; lưu, quản lý và xuất ảnh; ứng dụng máy tính; bảo vệ môi trường vật lý; an toàn hệ thống và ứng dụng. Doanh nghiệp có thể xin chứng nhận một phần hoặc toàn bộ hệ thống thành quy trình được phê duyệt nếu phù hợp nhu cầu, không biến lựa chọn đó thành điều kiện bắt buộc chung.

Năm lợi ích điện tử: ghi nhanh, hiệu quả, chính xác chi tiết khách hàng, thanh toán, tồn kho; biết kịp kết quả để lập kế hoạch và dự báo; dễ lưu hóa đơn và tạo báo cáo thuế/kinh doanh; tiết kiệm chỗ; dễ sao lưu ở nơi an toàn trước trộm cắp hay thiên tai. Nếu hồ sơ mất hoặc hủy, doanh nghiệp vẫn phải dùng chứng từ liên quan khác để khôi phục.

Phần mềm kế toán và ASR+ giúp tích hợp sản phẩm số IRAS-API, tính năng được khuyến nghị để đơn giản hóa tuân thủ; chú thích 4 dẫn Digital Collaboration > For Software Developers > Accounting/Tax Software > IRAS Accounting Software Register Plus. Ghi thủ công có thể đủ khi ít giao dịch; khi mở rộng, thí dụ bán lẻ nhiều cửa hàng, điện tử thường hữu ích hơn và giảm công theo dõi từng giao dịch. Chứng từ gốc có thể giữ giấy hoặc điện tử.

↑ Mục lục bài viết

Thời hạn theo các hướng dẫn và ngoại lệ EIS

Theo Income Tax Act 1947 phải giữ hồ sơ năm năm; bản GST còn dẫn GST Act 1993. Ngoài thời hạn thuế, công ty và LLP phải lưu năm năm sau ngày bị xóa tên/giải thể/thanh lý; trách nhiệm thuộc người giữ chức vụ ngay trước giải thể, hoặc người thanh lý khi thanh lý. Các luật khác, như Companies Act 1967, có thể đặt thêm yêu cầu.

Chú thích 5 dẫn Companies Act 1967 điều 4 và 344H; Insolvency, Restructuring and Dissolution Act 2018 điều 195; Limited Liability Partnerships Act 2005 điều 4, 71 và điều 67 Phụ lục thứ năm. Đối với hồ sơ yêu cầu nhận tiền mặt theo Enterprise Innovation Scheme (EIS), thời hạn kéo dài thành bảy năm theo Income Tax Act điều 37R(24) và (26).

Chú thích 6 giải thích danh sách “officer” không đầy đủ: giám đốc, thư ký hoặc người được thuê giữ chức vụ điều hành của công ty; người quản lý LLP; người tiếp quản và quản lý một phần hoạt động được chỉ định theo quyền trong văn kiện; người thanh lý trong thanh lý tự nguyện. Phải xem định nghĩa đầy đủ trong luật tương ứng.

↑ Mục lục bài viết

Hậu quả không giữ hồ sơ trong hai hướng dẫn

Theo Income Tax Act điều 67 đọc cùng điều 94 và, với bản GST, GST Act điều 46(6), IRAS có thể ước tính doanh thu theo nhận định tốt nhất, bác chi phí/capital allowances/GST đầu vào và/hoặc áp dụng hình phạt.

Đối với thuế thu nhập: phạt tối đa 5.000 đô la; không thanh toán khoản phạt có thể bị tù đến sáu tháng. Hướng dẫn GST nêu riêng vi phạm GST có thể bị phạt tối đa 5.000 đô la và/hoặc tù đến sáu tháng; lần vi phạm sau có thể tối đa 10.000 đô la và/hoặc ba năm tù. Đây là hai cách quy định được nguồn phân biệt, không gộp hình phạt tù GST thành chỉ trường hợp không nộp tiền.

↑ Mục lục bài viết

Hồ sơ thu nhập: giữ mọi giao dịch

Giữ biên nhận/phiếu thu đánh số liên tục, băng máy tính tiền và hóa đơn làm bằng chứng bán hàng; hợp đồng với người thuê cho thu nhập cho thuê; sổ hàng lấy dùng riêng; giấy báo có, thí dụ trả hàng hoặc dịch vụ không thực hiện; chứng từ xuất khẩu như phiếu giao hàng, vận đơn đường biển/đường hàng không, giấy phép xuất; bằng chứng nhận tiền như sao kê; hợp đồng với khách. Bản GST còn ghi hóa đơn thuế, hóa đơn customer accounting, hóa đơn đơn giản trong nhóm chứng từ đã phát hành.

Dùng tiền bán hàng trả chi phí/mua hàng hoặc rút tiền mặt dùng riêng vẫn phải ghi khoản thu đó vào doanh số. Khi khai thuế thu nhập, doanh số được báo cáo là doanh thu. Mẫu sổ doanh thu ở Phụ lục 2 của cả hai hướng dẫn.

↑ Mục lục bài viết

Hồ sơ chi phí và mua hàng

Chi phí: giữ hóa đơn bán hàng/hóa đơn thuế/hóa đơn đơn giản/biên nhận; phiếu chi cho dịch vụ kèm hợp đồng; phiếu thù lao nhân viên; chứng cứ CPF của người sử dụng lao động; hợp đồng thuê ký với chủ nhà; bằng chứng thanh toán, như sao kê; biên bản AGM/EGM thể hiện phê duyệt phí giám đốc. Chú thích 7: hóa đơn đơn giản dùng khi tổng gồm GST không quá 1.000 đô la trong bản GST; bản không GST giải thích hóa đơn thuế và hóa đơn đơn giản do nhà cung cấp đăng ký GST phát hành. Chú thích 8 yêu cầu phiếu chi dịch vụ có người nhận xác nhận đã nhận.

Mua hàng: giữ hóa đơn bán hàng, hóa đơn thuế/đơn giản, biên nhận, giấy báo có từ nhà cung cấp và giấy báo nợ phát hành cho họ; chứng từ nhập như vận đơn đường biển/không, giấy phép nhập, subsidiary import certificates, bảng tổng hợp nhập của Air Express Companies (AEC); bằng chứng thanh toán; hợp đồng nhà cung cấp. Ghi mua hàng hằng ngày theo mẫu Phụ lục 3.

↑ Mục lục bài viết

Sổ kế toán, bảng kê và xuất dữ liệu cho kiểm tra thuế

Giữ danh sách tồn kho cuối mỗi kỳ; bảng kê bán và mua; sổ cái tài sản/nợ, thu nhập/chi phí; bảng chi tiết đi lại công cộng, công tác nước ngoài, tiếp khách; bảng tài sản cố định. Bản GST còn yêu cầu tài khoản tổng hợp GST đầu vào/đầu ra. Sổ sách dùng lập báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối; các mẫu 1A/1B là ví dụ, không thay thế chứng từ gốc.

Bản không GST mục 4.4.3 nêu mẫu ngành cho người kinh doanh cá thể/tự làm và chú thích 9 dẫn Taxes > Individual Income Tax > Self-Employed and Partnerships > Tax obligations by industry, trade or profession. Bản GST mục 4.5.3 cũng dẫn yêu cầu riêng cho ngành/hàng giá trị thấp, bên tái giao hàng và các chương trình; chú thích 9 dẫn danh mục ngành trên trang GST.

Khi IRAS yêu cầu, phải cung cấp bảng dữ liệu bằng Excel, Access hoặc tệp phân cách như CSV; với tài liệu không phải bảng dữ liệu, dùng Word hoặc Adobe Acrobat/PDF.

Bản GST mục 5.11.1 (trang vật lý 19, trang in 16) yêu cầu bảng kê bán hàng đủ bảy cột: ngày hóa đơn; số hóa đơn; tên khách hàng; mô tả; giá trị hóa đơn chưa GST (SGD); GST (SGD), nếu áp dụng; đích đến của hàng (đối với xuất khẩu). Doanh số gộp từ giao dịch thuế suất thông thường và/hoặc thuế suất 0% phải được khai trong tờ khai GST.

Bản GST mục 5.12.1 trên cùng trang yêu cầu bảng kê mua hàng đủ bảy cột: ngày hóa đơn/ngày giấy phép nhập khẩu; số hóa đơn/số giấy phép nhập khẩu; tên nhà cung cấp; số đăng ký GST của nhà cung cấp; mô tả; giá trị hóa đơn chưa GST (SGD)/trị giá CIF nhập khẩu (SGD); GST (SGD). Giữ cả nhánh hóa đơn và nhánh giấy phép nhập khẩu, không chỉ kê mua nội địa.

↑ Mục lục bài viết

Các hồ sơ riêng đối với GST và rủi ro Missing Trader Fraud

Phải giữ chứng từ hàng kinh doanh dùng ngoài kinh doanh, thí dụ đồ nội thất văn phòng hoặc xe van dùng riêng; thanh lý/chuyển giao hàng kinh doanh có hoặc không có đối giá, gồm hàng tặng nhân viên/khách; đưa hàng ra khỏi kho được Hải quan cấp phép trong trường hợp GST được tạm hoãn. Đối với Missing Trader Fraud, lưu việc đánh giá rủi ro, kiểm tra thẩm tra cụ thể theo rủi ro và hành động/phản hồi tương ứng.

↑ Mục lục bài viết

Hóa đơn cho doanh nghiệp chưa đăng ký GST

Nếu phát hành hóa đơn bán hàng, nên có đủ tám mục: số nhận diện/hóa đơn; ngày; tên, địa chỉ và mã đăng ký kinh doanh bên bán; tên, địa chỉ khách; mô tả đủ nhận diện hàng/dịch vụ và loại cung cấp; số lượng hoặc phạm vi dịch vụ cùng giá cho từng mô tả; chiết khấu thanh toán; tổng giá. Có thể tự thiết kế in hoặc mua mẫu in sẵn.

Nếu phát hành điện tử, phải kiểm soát tính đầy đủ/chính xác, chống sửa trước và trong truyền; không phát hành thêm bản giấy cho khách đã nhận điện tử; lưu ở dạng người có thể đọc để kiểm tra và lưu hồ sơ. Nguồn mục 5.1.3(d) dùng chữ “electronic tax invoices” dù đây là hướng dẫn không đăng ký GST; bài giữ nghĩa yêu cầu lưu hóa đơn điện tử, không suy ra doanh nghiệp chưa đăng ký được thu GST. Nếu khách trả tiền mặt phải ghi rõ đã nhận và ngày nhận trên hóa đơn.

↑ Mục lục bài viết

Hóa đơn thuế GST: đầy đủ 11 trường

Hóa đơn thuế phải có: (1) chữ “Tax Invoice”; (2) số nhận diện; (3) ngày phát hành; (4) tên, địa chỉ và mã đăng ký GST bên bán; (5) tên và địa chỉ khách; (6) mô tả đủ nhận diện hàng/dịch vụ và loại cung cấp; (7) số lượng hàng hoặc phạm vi dịch vụ và giá chưa GST cho mỗi mô tả; (8) chiết khấu thanh toán; (9) tổng chưa GST, thuế suất và số GST ghi riêng; (10) tổng gồm GST; (11) nếu có cung cấp miễn thuế, thuế suất 0 hoặc loại khác thì phân tách giá trị gộp của từng loại. Mẫu nằm Phụ lục 4A.

Đối với hàng thuộc customer accounting như điện thoại di động, thẻ nhớ và phần mềm đóng gói sẵn, khi vượt 10.000 đô la và bán cho khách kinh doanh đăng ký GST, dùng customer accounting tax invoice theo hướng dẫn được chú thích 10 dẫn; không dùng hóa đơn thông thường thay điều kiện riêng này.

↑ Mục lục bài viết

Hóa đơn bán hàng thuế suất 0 và hóa đơn đơn giản

Cho cung cấp thuế suất 0 có thể phát hành sales invoice hoặc tax invoice, với tám trường: số nhận diện; ngày; tên, địa chỉ, mã GST bên bán; tên, địa chỉ khách; mô tả hàng/dịch vụ và loại cung cấp; số lượng/phạm vi và số tiền; chiết khấu tiền mặt; tổng số tiền.

Nếu tổng gồm GST không quá 1.000 đô la, có thể dùng hóa đơn thuế đơn giản với sáu trường: số nhận diện; ngày; tên, địa chỉ và mã GST bên bán; mô tả hàng/dịch vụ; tổng gồm GST; câu “Price payable includes GST” (giá phải trả đã gồm GST). Không dùng loại đơn giản cho cung cấp thuế suất 0 hoặc miễn thuế. Có thể tự in/thiết kế hóa đơn hoặc mua mẫu in sẵn.

↑ Mục lục bài viết

Hóa đơn điện tử, thời điểm và ngoại tệ theo hướng dẫn GST

Mục 5.1.6 yêu cầu sáu kiểm soát: bảo đảm đầy đủ, chính xác; đáp ứng các trường ở Regulation 11 hoặc 13 của GST (General) Regulations; chống sửa trước/trong truyền; ghi toàn bộ thuế đầu ra; lưu dạng người đọc được; không phát hành bản giấy trùng hóa đơn điện tử trừ khi vô hiệu hóa bản trùng để ngăn khấu trừ GST đầu vào hai lần. Chú thích 11: hóa đơn qua InvoiceNow không nhất thiết có chữ “Tax Invoice” nếu đã có mọi thông tin khác theo Regulation 11.

Khách trả tiền mặt thì ghi đã nhận tiền/ngày nhận. Phải phát hành hóa đơn thuế trong 30 ngày từ thời điểm cung cấp. Không bắt buộc hóa đơn thuế cho khách không đăng ký GST; có thể phát hành cho mọi khách nếu không xác định được tình trạng đăng ký của khách.

Với hóa đơn ngoại tệ, phải thể hiện bằng đô la Singapore ba số: tổng chưa GST, GST và tổng gồm GST, quy đổi theo tỷ giá bán hiện hành ở Singapore tại thời điểm cung cấp, theo hướng dẫn Exchange Rates for GST Purpose. Nếu hóa đơn nhiều dòng, có thể cộng GST của từng dòng hoặc lấy tổng giá trị nhân thuế suất; phải dùng cách nhất quán. Làm tròn GST đến hai chữ số thập phân. Làm tròn tổng hóa đơn lên/xuống bội số năm xu khi trả tiền mặt là lựa chọn kinh doanh nhưng phải nhất quán.

↑ Mục lục bài viết

Customer E-Invoicing System: chín điều kiện có hiệu lực pháp luật

Có thể dùng hệ thống hóa đơn điện tử của khách (Customer E-Invoicing System — CES) thay tự lập hóa đơn nếu đáp ứng đủ chín điều kiện tại mục 5.1.12 dưới đây. Chú thích 12: thỏa thuận phải xác định CES là nguồn dữ liệu hóa đơn duy nhất; nếu chỉ tải PDF hóa đơn do bên bán tự lập lên hệ thống khách thì vẫn dựa vào bản hóa đơn gốc của bên bán. Chú thích 13: điều kiện cũng áp dụng cho sales invoice, hóa đơn đơn giản và customer accounting tax invoice.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Thuê ngoài hóa đơn vẫn giữ trách nhiệm

Dù thuê bên thứ ba tạo, lưu hoặc phát hành hóa đơn, doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung và việc tuân thủ lưu hồ sơ. Nên đưa điều kiện CES thích hợp vào hợp đồng thuê ngoài và bảo đảm hệ thống đáp ứng yêu cầu.

↑ Mục lục bài viết

Biên nhận và băng máy tính tiền

Khách không đăng ký GST có thể nhận biên nhận thay hóa đơn thuế; bản không GST cũng cho lựa chọn phát hành biên nhận. Nên phát hành khi khách yêu cầu. Biên nhận phải đánh số thứ tự và lưu bản sao. Không cần xin IRAS phê duyệt nếu chọn không phát hành biên nhận cho mục đích thuế, nhưng phải ghi đủ, chính xác mọi khoản thu và có dấu vết kiểm tra rõ, chẳng hạn dùng máy tính tiền hoặc phần mềm. Lựa chọn này không miễn nghĩa vụ phát hành hóa đơn thuế khi bắt buộc.

Khi mua cho kinh doanh, nên xin biên nhận bất kể cách thanh toán và số tiền. Bản GST yêu cầu ngày, tên và mã GST bên bán, tổng gồm GST, câu giá đã gồm GST. Bản chưa đăng ký GST yêu cầu ngày, tên và mã đăng ký kinh doanh, tổng phải trả. Biên nhận máy tính tiền đủ nếu có mô tả hàng/dịch vụ. Phải lưu và giải thích mọi chi phí, kể cả chuyển giao hàng có/không có đối giá như tặng nhân viên hoặc khách.

Nếu dùng máy tính tiền có cuộn băng nội bộ, phải ghi toàn bộ doanh số tiền mặt và lưu băng. Thực hành tốt là ghi tổng thu tiền mặt cuối ngày bằng tay hoặc điện tử.

↑ Mục lục bài viết

Lấy hàng dùng riêng và giấy báo có

Nếu lấy hàng tồn kho dùng riêng, cộng giá thị trường của hàng vào doanh số. Doanh nghiệp GST còn phải tính GST đầu ra theo thuế suất tiêu chuẩn khi trước đó đã khấu trừ GST đầu vào cho hàng đó.

Giấy báo có dùng cho hàng đã bán bị trả lại, chiết khấu/ghi có giao dịch trước, hoặc sửa sai. Phải ghi các trường hợp sai số lượng, hư hỏng, hàng lỗi, lập hóa đơn sai, miễn một phần/toàn bộ phí trước giao hàng vì chúng làm giảm doanh số.

Bản không GST yêu cầu chín trường: số nhận diện, ngày, tên/địa chỉ bên bán, tên/địa chỉ khách, số và ngày hóa đơn gốc, mô tả hàng/dịch vụ được ghi có, lý do, số lượng và số tiền mỗi món, tổng ghi có. Bản GST có thêm mã GST bên bán, tổng chưa GST, thuế suất và GST, tổng gồm GST; đầy đủ 11 mục theo nguồn. Mẫu không GST là Phụ lục 4, GST là Phụ lục 5. Nếu điều chỉnh customer accounting thì theo hướng dẫn riêng.

↑ Mục lục bài viết

Lựa chọn không điều chỉnh GST trên giấy báo có

Có thể không điều chỉnh GST nếu đồng thời: có thỏa thuận bằng văn bản giữa nhà cung cấp và khách; khách là người nộp thuế có toàn bộ cung cấp chịu thuế, không có cung cấp miễn thuế; trên chứng từ ghi “This is not a credit note for GST purposes” (đây không phải giấy báo có cho mục đích GST). Chú thích 14 cho phép thỏa thuận bằng thư hoặc email; hai bên giữ, không gửi IRAS trừ khi được yêu cầu. Chú thích 15: cả hai không điều chỉnh giá trị mua/cung cấp chịu thuế lẫn GST đầu vào/đầu ra tương ứng.

↑ Mục lục bài viết

Toàn bộ 13 nhóm chứng từ xuất nhập khẩu

Giữ khi áp dụng: giấy phép nhập/xuất; subsidiary import/export certificates; shipment notes; parcel despatch notes; courier consignment notes; bảng tổng hợp nhập của AEC; vận đơn biển/không; giấy phép Hải quan IESGP; hóa đơn/đơn mua hàng; packing lists; phiếu giao hàng; chứng từ bảo hiểm; bằng chứng thanh toán. Không chỉ giữ hóa đơn mà bỏ chứng từ vận chuyển, Hải quan hoặc trả tiền.

↑ Mục lục bài viết

Ngân hàng, nhân viên và phiếu chi dịch vụ

Giữ mọi sao kê liên quan kinh doanh. Nên tách tài khoản cá nhân và kinh doanh; nếu không tách thì phải phân biệt được giao dịch. Gửi đều toàn bộ khoản thu vào tài khoản kinh doanh giúp theo dõi; nên thanh toán mua hàng/chi phí qua phương thức số như chuyển liên ngân hàng để thể hiện trong sao kê. Đối chiếu ngân hàng thường xuyên vì trích nợ trực tiếp, phí và lãi có thể chỉ biết khi nhận sao kê.

Thù lao gồm tiền công, lương, thưởng, hoa hồng, phụ cấp. Giữ họ tên đầy đủ, số định danh, chức vụ nhân viên; phiếu chi hoặc bảng thù lao; sao kê CPF cho khoản đóng của người sử dụng lao động. Có thể dùng lập Form IR8A. Mẫu GST Phụ lục 6; không GST Phụ lục 5.

Nếu phát hành phiếu chi cho cá nhân cung cấp dịch vụ như dọn vệ sinh hoặc kế toán tự do, ghi họ tên đầy đủ, số định danh, địa chỉ người nhận; ngày trả và loại dịch vụ; cơ sở tính số trả; người nhận xác nhận đã nhận. Hướng dẫn không GST dùng câu “instead of paying cash” ở mục 5.9.1; danh sách trường thông tin vẫn được giữ đúng, không suy ra phiếu chi tự nó thay thế chứng cứ thanh toán.

↑ Mục lục bài viết

Tồn kho, chi phí công tác và tiếp khách

Hàng tồn kho bao gồm thứ sản xuất, chế tạo, nhận/mua để sản xuất hoặc bán. Kiểm kê thực tế cuối mỗi kỳ để xác định tồn cuối; mẫu GST 7, không GST 6.

Chi phí phục vụ kinh doanh đủ điều kiện khấu trừ theo các điều khoản liên quan của Income Tax Act 1947. Với giao thông công cộng, ghi ngày và điểm đến, phương tiện, tên/chức vụ người chi, mục đích, số tiền. Công tác nước ngoài có cùng thông tin và thời gian chuyến đi. Tiếp khách ghi ngày/nơi, tên/chức vụ người chi, mục đích, tên/chức vụ người được tiếp, số tiền. Giữ biên nhận taxi, chứng từ đi lại và chứng từ gốc; riêng phiếu thẻ tín dụng hoặc sao kê thẻ hằng tháng không đủ. Mẫu GST là 8/9/10; không GST là 7/8/9.

↑ Mục lục bài viết

Tài sản cố định, capital allowances và sáu mẹo lưu hồ sơ

Nên lập bảng tài sản cố định ngay khi bắt đầu kinh doanh, cho máy móc, thiết bị, xe và tài sản khác. Ghi ngày mua, nguyên giá; ngày bán, giá bán nếu có; giữ hợp đồng mua/bán, thuê mua và hóa đơn. Mẫu GST 11; không GST 10. Chi mua tài sản cố định là khoản vốn, không được trừ như chi phí thông thường, nhưng có thể yêu cầu capital allowances. Ghi các khoản đã yêu cầu để xác định quyền khấu trừ các năm sau. Chú thích 16 GST và chú thích 10 không GST dẫn Taxes > Corporate Income Tax > Income & Deductions for Companies > Claiming Allowances > Capital Allowances.

Sáu mẹo: thiết lập hệ thống người hiểu hoạt động kinh doanh đều dùng được, không chỉ nhân viên kế toán, có nhắc thu nợ/trả tiền để quản lý dòng tiền và đối chiếu; ghi hằng ngày; lấy chứng từ ngay lúc giao dịch thay vì đợi cần chứng minh; ghi tham chiếu chéo, như số tham chiếu thanh toán trên hóa đơn; kiểm tra nhập chính xác; mở tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng.

Tra cứu IRAS: với tự làm/hợp danh, Taxes > Individual Income Tax > Self-Employed and Partnerships > Keeping proper records and accounts; với công ty, Taxes > Corporate Income Tax > Basics of Corporate Income Tax > Record Keeping Requirements. Bản GST còn dẫn Taxes > GST cho thông tin GST.

↑ Mục lục bài viết

Lịch sử sửa đổi hướng dẫn GST

Bìa ghi Twelfth Edition ngày 30/1/2026, nhưng bảng sửa đổi trong PDF kết thúc ở 31/3/2025. Dòng 10/2/2021 tham chiếu MTF ở 4.4.2 trong khi phần thân hiện tại là 4.5.2; dòng 1/1/2023 tham chiếu Footnote 12 cho InvoiceNow trong khi phần thân hiện tại là chú thích 11. Giữ sự khác biệt theo từng phần nguồn.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Lịch sử sửa đổi hướng dẫn chưa đăng ký GST

Bìa Sixth Edition ngày 30/1/2026; bảng nguồn vẫn giữ sáu mốc dưới đây, không có dòng riêng ngày 30/1/2026.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Bộ tự đánh giá: cách trả lời và ý nghĩa phản hồi

Bộ GST có 14 câu, bộ không GST có 12 câu; mỗi bộ dự kiến 5–10 phút. Điền ô vàng với Luôn luôn (Always), Thường xuyên (Often), Đôi khi (Sometimes), Không bao giờ (Never); Please select là chưa trả lời. Ô hồng hiện đánh giá/khuyến nghị; hoàn tất mọi câu trong từng nhóm để nhận đánh giá chung. Đây là công cụ tự kiểm tra cách lưu hồ sơ, không phải quyết định thuế hoặc chứng nhận của IRAS.

Phản hồi Luôn luôn khen duy trì; Thường xuyên ghi đã làm tốt nhưng cần thêm; Đôi khi/Không bao giờ yêu cầu cải thiện. Những khuyến nghị chi tiết cho đủ các nhánh được trình bày trong bảng sau. Đánh giá chung nhóm bán hàng/mua hàng/chi phí có ba mức: làm rất tốt; đúng hướng nhưng còn chỗ cải thiện; cần cố gắng thêm. Khi còn câu chưa trả lời, nguồn yêu cầu hoàn tất nhóm.

↑ Mục lục bài viết

Đầy đủ 14 câu tự đánh giá và khuyến nghị theo nhánh

Bộ không GST dùng các câu tương ứng như ghi trong cột cuối; không có câu GST 6 và 14. Giữ nhãn ví dụ lịch sử trong công cụ, gồm khuyến nghị ghi số séc dù các hướng dẫn mới còn đề cập thanh toán số.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Cách tính đánh giá chung trong chính các bảng tính

Nhóm bán hàng GST có sáu câu: mức cao khi số Luôn luôn/Thường xuyên là 6/0, 5/1 hoặc 4/2; mức giữa khi 3/3, 2/4 hoặc 1/5; nếu chưa đủ câu thì yêu cầu hoàn tất; trường hợp khác là cần cải thiện. Bộ không GST có năm câu: mức cao 5/0, 4/1 hoặc 3/2; mức giữa 2/3, 1/4 hoặc 0/5; còn câu chưa trả lời thì yêu cầu hoàn tất; còn lại cần cải thiện.

Nhóm mua hàng và nhóm chi phí đều có ba câu. Công thức nguồn cho mức cao 3/0 hoặc 2/1; mức giữa 1/2. Sau đó nguồn lặp điều kiện 3/0 cho mức giữa dù nhánh cao đã bắt trường hợp này; vì vậy không tự sửa công thức thành 0/3. Nếu còn câu chưa trả lời thì yêu cầu hoàn tất; các trường hợp còn lại nhận mức cần cố gắng. Nhóm ngân hàng và nhóm GST khác chỉ có phản hồi từng câu, không có bảng tổng điểm riêng.

Phản hồi chung bán hàng nhấn mạnh nhận biết lãi/lỗ, quyết định đúng và bảo đảm chủ nhận đủ tiền thu; mua hàng nhấn mạnh biết chi phí, tình trạng tài chính và hồ sơ có sẵn khi kiểm tra; chi phí nhấn mạnh chứng cứ cho khấu trừ, xếp gọn, kiểm soát chi tiêu và tránh lấy tiền thu bán hàng trả chi phí để bảo toàn hai bộ hồ sơ. Đây là mô tả công cụ gốc, không diễn giải điểm số như mức phạt.

↑ Mục lục bài viết

Mẫu phụ lục 1A: báo cáo lãi lỗ của cả hai hướng dẫn

Điền tên doanh nghiệp/người nộp thuế, mã đăng ký, năm tài chính và các số bằng đô la. Hai mẫu cùng cấu trúc dưới đây. Chú thích 1 loại chi riêng và khoản vốn khỏi khấu trừ thuế thu nhập, thí dụ xe cá nhân, lương chủ kinh doanh và chi y tế riêng.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Mẫu phụ lục 1B: bảng cân đối cho kinh doanh cá thể

Cả hai workbook có bảng cân đối tại DD MM YYYY, ba cột số tiền. Lập theo nguyên tắc/chuẩn mực kế toán được chấp nhận; mẫu chỉ minh họa cách trình bày. Tồn kho phải khớp tồn cuối trong lãi lỗ; lợi nhuận năm phải khớp lãi ròng lãi lỗ; Ô 3 phải bằng Ô 8.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Mẫu phụ lục 2: sổ doanh thu hằng ngày, đủ 31 ngày và 12 tháng

Mẫu của ABC Pte Ltd: workbook GST ghi năm 2024, workbook không GST ghi năm 2021; mọi số ngày/tháng trong hai bảng tương ứng giống nhau. Đây là dữ liệu minh họa của nguồn. Giữ đủ ô số và ô 0; không suy ra ngày không tồn tại là ngày giao dịch thực. Bảng dưới thể hiện giá trị số lưu trong XLSX đến hai chữ số, trong khi một số ô nguồn định dạng hiển thị làm tròn đến đô la nguyên.

Tổng năm 187.551,60 đô la. Chú thích hình sổ doanh thu ghi doanh thu phải khai cho thuế thu nhập; mũi tên và vòng tròn trong worksheet mua hàng chỉ tổng mua hàng phải báo cáo. Các mẫu có trường tên doanh nghiệp và năm.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Mẫu phụ lục 3: sổ mua hàng hằng ngày, đủ 31 ngày và 12 tháng

Mẫu của ABC Pte Ltd: workbook GST ghi năm 2024, workbook không GST ghi năm 2021; mọi số ngày/tháng trong hai bảng tương ứng giống nhau. Đây là dữ liệu minh họa của nguồn. Giữ đủ ô số và ô 0; không suy ra ngày không tồn tại là ngày giao dịch thực. Bảng dưới thể hiện giá trị số lưu trong XLSX đến hai chữ số, trong khi một số ô nguồn định dạng hiển thị làm tròn đến đô la nguyên.

Tổng năm 156.293 đô la. Chú thích hình sổ doanh thu ghi doanh thu phải khai cho thuế thu nhập; mũi tên và vòng tròn trong worksheet mua hàng chỉ tổng mua hàng phải báo cáo. Các mẫu có trường tên doanh nghiệp và năm.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Mẫu hóa đơn thuế 4A và hóa đơn đơn giản 4B

Chỉ workbook GST có hai mẫu này. Bên bán minh họa Gallery Photo Supplier, 888 Jalan Ang Teng, Singapore 560009, GST Reg No M2-1234567-K; ngày 02/01/2024, Invoice No F012345; để trống tên/địa chỉ khách; loại cung cấp Cash/Credit Sale. Hóa đơn đầy đủ có các dòng sau.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Mẫu hóa đơn đơn giản: toàn bộ các dòng và thanh toán

Cùng tên/địa chỉ/mã GST/ngày/số hóa đơn như mẫu 4A. Ghi “Prices charged are inclusive of 9% GST”; thanh toán Cash/Nets/Credit Card; tiền đưa 150, tiền thối 40. Cả hai hóa đơn mẫu kết bằng lời cảm ơn và mong tiếp tục phục vụ.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Mẫu giấy báo có: bản GST và không GST

Mẫu có tên/địa chỉ doanh nghiệp, điện thoại, fax, email, tên/địa chỉ khách. Ngày DD/MM/YYYY ở bản GST, dd/mm/yy ở bản không GST; Your Ref 1111, Our Ref 2222, Terms Cash; người nhận Mr XX, điện thoại 6111 1111, fax 6222 2222. Bản GST có mã GST mẫu 12345678. Lý do: trả hàng ngày mẫu theo Tax Invoice No 1234; ngay bản không GST cũng dùng chữ Tax Invoice trong dòng mẫu, không suy ra doanh nghiệp chưa GST được phát hành hóa đơn GST.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Mẫu thù lao nhân viên: giữ đúng từng bộ dữ liệu lịch sử

ABC Pte Ltd, tháng 1/2024 trong bản GST và tháng 1/2021 trong bản không GST. Cột gồm số thứ tự, tên nhân viên, chức vụ, số định danh, thù lao, CPF người lao động, CPF chủ sử dụng, tổng CPF, SDL, FWL. Có dòng trống để bổ sung đến STT 15. Mức 20%/16% trong tiêu đề GST và 20%/17% trong bản không GST là nhãn mẫu; các tỷ lệ có thể đổi và không áp dụng mọi tuổi. Bản GST ghi Ali sinh năm 1971, nhóm trên 50 đến 55; bản không GST ghi sinh 1967, 55 trở xuống. Giữ nguyên sự khác nhau của hai mẫu, không coi là mức CPF hiện hành.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Chú thích thù lao và mẫu tồn kho

Lương chủ kinh doanh không được trừ thuế thu nhập. SDL là Skills Development Levy, khoản đóng phát triển kỹ năng; FWL là Foreign Worker Levy, khoản đóng lao động nước ngoài. Bảng nguồn tính SDL bằng 0,25% thù lao trong các ví dụ.

Mẫu tồn kho ABC Pte Ltd cuối 2024 (GST) hoặc 2021 (không GST), mã mẫu XXXXX cho cả ba loại. Đơn giá bản GST chưa gồm GST; bản không GST đã gồm GST. Có thể dùng bình quân: tổng giá vốn hàng sẵn để bán (tồn đầu + tổng mua năm) chia tổng đơn vị sẵn để bán (đơn vị tồn đầu + tổng mua năm).

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Mẫu giao thông công cộng và công tác nước ngoài

ABC Pte Ltd; tháng 1/2024 trong workbook GST, tháng 1/2021 trong workbook không GST. Hai bộ có cùng ngày/tháng và số tiền, chỉ khác năm. Các dòng trống cho phép thêm đến STT 15. Chi xe cá nhân không được trừ thuế thu nhập.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Mẫu tiếp khách và tài sản cố định

Tiếp khách ABC Pte Ltd ngày 03/01/2024 (GST) hoặc 03/01/2021 (không GST), tại XYZ Restaurant: tiếp các giám đốc DEF Company là Mr Alfonso và Mr Terry để bàn hợp đồng; người chi Giám đốc Mr Johnson. Bản GST ghi chưa GST 100, GST 9, gồm GST 109; bản không GST ghi số tiền 100. Có dòng trống đến STT 15 và dòng tổng chưa điền.

Bảng tài sản ABC Pte Ltd có mô tả, ngày mua, nguyên giá, khấu hao lũy kế đầu kỳ/khấu hao năm/cuối kỳ, giá trị sổ sách ròng = A − B, ngày bán, giá bán, lãi/lỗ. Bản GST có cột GST mua và bán, giá chưa GST; bản không GST nguyên giá đã gồm GST. Chú thích: khấu hao không được trừ như chi phí kinh doanh khi tính thuế thu nhập. Các cột bán và lãi/lỗ để trống trong mẫu.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

Record-Keeping Assistant: người dùng, điều kiện và giới hạn

RKA giúp giữ và tổ chức hồ sơ trong năm tài chính, chuẩn bị tờ khai cho YA tương ứng. Ví dụ công ty kết thúc năm tài chính tháng 12 dùng hồ sơ 1/1–31/12/2026 cho YA 2027. Nhập tên doanh nghiệp, mã thuế, ngày kết thúc năm tài chính theo DD/MM/YYYY; công cụ xác định YA bằng năm kết thúc cộng một.

Nhóm người tự làm và hợp danh: doanh thu năm không quá 500.000 đô la, không yêu cầu carry-back capital allowances/lỗ năm hiện tại hoặc foreign tax credit/tax deducted at source trong YA. Công cụ tạo báo cáo hai hoặc bốn dòng; có nhiều hoạt động thì dùng một tệp riêng cho mỗi hoạt động và báo đủ tất cả thu nhập. Nhóm công ty Form C-S (Lite): thành lập tại Singapore, doanh thu không quá 200.000, chỉ có thu nhập chịu mức thuế doanh nghiệp 17%, không yêu cầu carry-back, group relief, investment allowance, foreign tax credit hoặc tax deducted at source.

Không dùng RKA nếu yêu cầu Industrial Building Allowance (IBA) hoặc Land Intensification Allowance (LIA), lập báo cáo bằng đồng tiền chức năng khác SGD, đã đăng ký GST và/hoặc là công ty nắm giữ đầu tư. Khi không phù hợp, có thể dùng Basic Tax Calculator, hỏi chuyên gia thuế và/hoặc phần mềm kế toán có thể khai Form C-S liền mạch.

Nguồn ghi đúng tại 13/1/2026, tính theo giả định và dữ liệu nhập, không bao quát mọi tình huống. RKA chỉ hỗ trợ tổng hợp, không thay thế việc giữ hồ sơ đúng năm năm để xác định thu nhập/chi phí; tra IRAS để lấy bản mới. Có biểu mẫu góp ý tại go.gov.sg/irasrkafeedback.

↑ Mục lục bài viết

RKA: chú giải màu và bốn giai đoạn thực hiện

Nhập dữ liệu vào ô vàng; lấy kết quả ô xanh lá đưa sang trường tương ứng của tờ khai. Nút GO TO chuyển đến nơi chỉ định; TOP/BOTTOM đến đầu/cuối bảng; dấu −/+ đóng/mở phần hướng dẫn. Các nút điều hướng là trợ giúp của workbook, không phải xác nhận đã nộp thuế.

Đầu năm: điền Start và tồn kho đầu kỳ trong SEPs & Pships hoặc Companies; dùng tệp mới cho mỗi năm và mỗi doanh nghiệp. Trong năm: ghi đều thu nhập vào Income, chi phí kinh doanh không gồm chi riêng vào Expenses, CA yêu cầu trong YA vào CA; tài sản bán/chuyển thành hàng tồn kho/xóa sổ từng được hưởng CA ghi BC & BA.

Giữ chứng từ gốc như hóa đơn/biên nhận. Người tự làm/hợp danh đủ điều kiện lưu hồ sơ đơn giản có thể chọn chuyển thông tin chứng từ thành hồ sơ kinh doanh và giữ: doanh thu ngày (Income), mua hàng ngày (Schedule A), toàn bộ chi phí tháng (Expenses), chi tiết đi lại ngày (Schedule B), thù lao nhân viên tháng (Schedule C). Nguồn dẫn hướng dẫn riêng về simplified record-keeping, không coi mọi người dùng RKA đều tự động đủ điều kiện.

Cuối năm: điền tồn cuối nếu có. Khi khai thuế: dùng giá trị ô xanh ở đúng trang nhóm người nộp thuế. Nếu loại thu nhập hoặc chi phí không có trong menu, kiểm tra xử lý thuế trên IRAS rồi chọn Others (taxable/non-taxable) hoặc Others (deductible/non-deductible) tương ứng.

↑ Mục lục bài viết

RKA: đầy đủ danh mục thu nhập và xử lý thuế

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

RKA: đầy đủ 26 loại chi phí

Đây là danh mục và phân loại trong công cụ, áp dụng theo điều kiện sử dụng và giả định của công cụ. Khi trường hợp thực tế khác cần kiểm tra IRAS; nguồn còn dẫn Business Expense Deductibility Checker.

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

RKA: các trường ghi thu nhập, chi phí và ba bảng phụ

Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.

↑ Mục lục bài viết

RKA: capital allowances và tài sản thuê mua

CA là khoản khấu trừ theo thuế cho hao mòn tài sản cố định đủ điều kiện. Thiết bị tự động hóa theo danh mục, như máy tính, laptop, máy in và phần mềm, có thể xóa nguyên giá trong một năm. Tài sản giá trị thấp không quá 5.000 mỗi tài sản có thể xóa trong một năm với tổng yêu cầu tối đa 30.000 mỗi YA; tài sản thuê mua cũng áp dụng cho tiền gốc trả từng năm nếu nguyên giá không quá 5.000. Có thể chọn ba năm cho mọi tài sản đủ CA.

Nếu tài sản được trợ cấp vốn của chính phủ một phần, nhập chi ròng sau trợ cấp. Với thuê mua (HP), ghi ngày và số tiền trả góp gồm tiền đặt cọc nếu có, loại lãi thuê mua; khoản trả thuộc các YA khác nhau phải là các mục riêng. Nếu dùng thời gian sử dụng quy định cho tài sản, tự tính và điền Other capital allowances.

Trang CA có ngày mua trả ngay/ngày trả góp HP; phương thức Cash/Hire Purchase; mô tả; loại tài sản; nguyên giá/khoản trả góp; tỷ lệ xóa năm hiện tại; CA năm hiện tại = chi phí × tỷ lệ. Các loại menu gồm thiết bị tự động hóa 100%, tài sản giá trị thấp 100%, tài sản ba năm ở YA thứ nhất/thứ hai/thứ ba mỗi năm 100%/3. Có 300 dòng CA (24–323), tổng CA một năm cho tài sản giá trị thấp và ô CA khác tự tính.

↑ Mục lục bài viết

RKA: balancing charge và balancing allowance

Khi bán, chuyển thành hàng tồn kho hoặc xóa sổ tài sản đã từng được hưởng CA, tính khoản điều chỉnh. Giá trị thuế còn lại (TWDV) = nguyên giá − CA được cho phép trước đó. Tiền bán thấp hơn TWDV: phần chênh là balancing allowance (BA), được trừ thuế. Tiền bán cao hơn TWDV: phần chênh là balancing charge (BC), chịu thuế nhưng không vượt tổng CA từng được cho phép cho tài sản đó.

Các cột: ngày bán, mô tả tài sản, tiền bán, nguyên giá, CA trước đây, TWDV, tiền bán trừ TWDV. Công thức 300 dòng (11–310) tính TWDV khi có nguyên giá và CA; nếu tiền bán trừ TWDV dương thì lấy nhỏ hơn của chênh lệch và CA trước đó, nếu âm thì giữ âm. Tổng BC là tổng số dương; tổng BA là trị tuyệt đối tổng số âm.

↑ Mục lục bài viết

RKA: kết quả cho người tự làm và hợp danh

Bước 1 hoàn tất Start, Income, Expenses, CA, BC & BA nếu liên quan; bước 2 nhập tồn đầu/cuối. Tồn kho là hàng giữ để bán trong kinh doanh thông thường hoặc vật tư/nguyên liệu tiêu dùng trong sản xuất hàng/dịch vụ. Ngày tồn đầu/cuối tự lấy theo FYE: ngày cuối là FYE, ngày đầu là ngày sau mốc lùi 12 tháng.

Doanh thu không quá 200.000: báo cáo hai dòng gồm doanh thu và lãi/lỗ điều chỉnh. Trên 200.000: bốn dòng gồm doanh thu, lãi/lỗ gộp, chi phí kinh doanh được trừ, lãi/lỗ điều chỉnh. Vẫn khai thu nhập khác, trong đó có lãi và tiền thuê tài sản nếu có.

Cách tính: giá vốn = tồn đầu + mua tồn kho − tồn cuối; lãi gộp = doanh thu − giá vốn. Cộng chi phí được trừ gồm 16 loại từ hành chính đến tiện ích cùng Others deductible. CA năm hiện tại = CA tài sản một/ba năm + CA khác tự tính + BA. Lãi/lỗ điều chỉnh = lãi gộp − chi phí được trừ − CA năm hiện tại + BC. Thu nhập cho thuê ròng = tiền thuê − chi liên quan, phần chi trừ bị giới hạn bằng tiền thuê. Phần thu nhập khác hiện lãi chịu thuế và Others taxable; khoản quyên góp được tổng hợp riêng.

↑ Mục lục bài viết

RKA: tám kết quả cho công ty và công thức đối chiếu

Sau cùng các bước hoàn tất năm trang dữ liệu và tồn đầu/cuối như nhóm tự làm, đưa tám giá trị ô xanh vào Form C-S (Lite): doanh thu; lãi/lỗ ròng trước thuế; lãi/lỗ điều chỉnh trước CA; BC; CA năm hiện tại; thu nhập cho thuê ròng; thu nhập lãi; thu nhập khác chịu thuế.

Giá vốn và lãi gộp tính như trên. Tổng chi hoạt động/khác gồm toàn bộ 25 loại chi phí sau mua tồn kho; thu nhập ngoài hoạt động gồm bảy loại sau doanh thu trong danh mục Income. Lãi/lỗ ròng trước thuế = lãi gộp − toàn bộ chi hoạt động/khác + thu nhập ngoài hoạt động. Chi kinh doanh được trừ gồm 16 loại từ hành chính đến tiện ích cộng Others deductible. Lãi/lỗ điều chỉnh trước CA = lãi gộp − chi được trừ. BC lấy tổng trang BC & BA; CA hiện tại = tổng CA + CA khác + BA; cho thuê ròng trừ chi tối đa bằng thu nhập thuê. Thu nhập lãi lấy Taxable interest income; thu nhập khác chịu thuế lấy Others taxable.

Một số ô hình/icon trong tệp gốc trả #VALUE! ngay cả trước khi nhập; bản xem thử còn báo không hỗ trợ HYPERLINK. Đó là giới hạn/giá trị của tệp và trình xem, không phải kết quả thuế đã tính cho người đọc. Các công thức và nội dung gốc được bảo tồn, không sửa workbook nguồn.

↑ Mục lục bài viết

Lịch sử xuất bản và đường dẫn lỗi được giữ theo nguồn

Trang xuất bản GST ghi các bản trước: 31/5/2010, 8/4/2015, 16/1/2017, 24/7/2017, 3/1/2019, 12/10/2020, 10/2/2021, 1/1/2023, 1/1/2024, 23/4/2024, 31/3/2025. Trang xuất bản không GST ghi: 31/5/2010, 8/4/2015, 27/12/2018, 23/4/2024, 31/3/2025. Bảng sửa đổi không GST vẫn có hai mốc 2017 dù trang xuất bản không liệt kê là các bản riêng; giữ nguyên hai danh sách theo từng vị trí.

PDF không GST có một liên kết lỗi trỏ vào bộ nhớ đệm file trên máy tác giả thay vì website; RKA có một href chỉ một dấu gạch sau https: cho trang hồ sơ công ty. Các chuỗi gốc được bảo tồn trong bằng chứng tài nguyên, không coi là địa chỉ công khai hoạt động. Trang chính công ty với URL HTTPS hợp lệ đã có riêng trong nguồn và danh sách tài liệu.

↑ Mục lục bài viết

Video năm 2020: đầy đủ bối cảnh và hướng dẫn công ty mới

Trang web dẫn đoạn 09:50–10:55 để minh họa thời hạn lưu hồ sơ. Video đầy đủ mang chủ đề nghĩa vụ khai thuế thu nhập doanh nghiệp và cơ sở tính thuế, được đăng năm 2020. Phần dưới giữ toàn bộ nội dung giáo dục của video và các ví dụ lịch sử, không trình bày mức phạt hay giao diện năm 2020 như xác nhận thực tiễn hiện tại.

Nhân vật Big Boss Bobby điều hành BB Bakery Pte. Ltd., Start-Up Selina điều hành SE Pastries Pte. Ltd.; cả hai là giám đốc và cổ đông, có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ thuế. New Company Start-Up Kit trên IRAS là công cụ tương tác tạo lịch khai đầu tiên cho IRAS và annual return ACRA. Hình có Financial Year End, Record Keeping, Payment Plans and Refunds, lịch ECI/tờ khai thuế và lịch AGM tháng 6/20X3/annual return tháng 7/20X3 trong ví dụ. Người đăng ký lời nhắc nhận email một tháng trước hạn tại địa chỉ đã chọn; việc bận hoạt động không làm mất nghĩa vụ khai. Email SelinaPastries@email.com trên hình là dữ liệu hư cấu của nhân vật, không phải địa chỉ hỗ trợ IRAS.

↑ Mục lục bài viết

Video: hai ví dụ cơ sở tính thuế và bảng tính thuế

Công ty bị tính thuế trên thu nhập năm tài chính trước; năm tính thuế là YA. SE Pastries kết thúc năm 31/12/20X2, kỳ cơ sở 1/1–31/12/20X2, tương ứng YA 20X3. BB Bakery kết thúc 31/3/20X2, kỳ cơ sở 1/4/20X1–31/3/20X2; lời giải và biểu tượng lịch nói YA 20X3 nhưng hàng “Year of Assessment” ở khung khoảng 2:32,5 ghi 20X4. Đây là điểm không khớp trên hình với lời giải nguồn; không dùng số 20X4 đó để sửa nguyên tắc năm tài chính trước.

BB có doanh thu hiển thị 6 triệu đô la, vượt 5 triệu; SE khoảng 200.000. Không phải mọi lợi nhuận kế toán đều chịu thuế: chuẩn bị bảng tính thuế để trừ thu nhập riêng nguồn, thu nhập không chịu thuế và cộng chi không được trừ, xác định chargeable income. Video dẫn Basic Tax Calculator dành cho Form C và C-S trên IRAS.

↑ Mục lục bài viết

Video: ECI và ngoại lệ hai điều kiện

Hai tờ khai thuế hằng năm là Estimated Chargeable Income (ECI) và Form C/C-S/C-S (Lite). ECI là ước tính thu nhập chịu thuế sau chi được trừ cho một YA. Không cần nộp ECI khi đồng thời doanh thu năm không quá 5 triệu và ECI bằng 0.

BB Bakery doanh thu 6 triệu phải nộp ECI trong ba tháng sau FYE; FYE 31/3/20X2 thì hạn 30/6/20X2. SE Pastries FYE 31/12/20X2, doanh thu 200.000 và ECI ước tính 0 nên được miễn ECI cho YA 20X3. Dù trang View Corporate Tax Filing Status hiện ECI / 20X3 / READY TO FILE, quyền miễn vẫn giữ và không phải liên hệ IRAS xin xác nhận không cần nộp.

↑ Mục lục bài viết

Video: điều kiện Form C-S và C-S (Lite)

Video nêu hạn 30/11 hằng năm; mô tả video giới hạn cách tính hạn này từ YA 2021. C-S yêu cầu thành lập tại Singapore, doanh thu không quá 5 triệu, chỉ thu nhập chịu mức 17%, không yêu cầu carry-back CA/lỗ năm hiện tại, group relief, investment allowance, foreign tax credit hoặc tax deducted at source. Video giải thích thuế suất 17% trừ khi có ưu đãi cho phép mức thấp hơn; công ty có thu nhập thuế suất ưu đãi không vì thế tự đáp ứng điều kiện C-S.

Khai C-S không phải nộp báo cáo tài chính, bảng tính thuế, bảng kê hỗ trợ cùng tờ khai nhưng vẫn chuẩn bị, lưu để gửi khi IRAS yêu cầu. Từ YA 2020, doanh thu không quá 200.000 và đáp ứng điều kiện C-S thì có thể chọn C-S (Lite), chỉ sáu trường thiết yếu trong phiên bản video cho công ty thuế đơn giản. Lite cũng không phải nộp báo cáo tài chính/bảng tính thuế/bảng hỗ trợ cùng tờ khai. Giao diện minh họa lựa chọn FORM C-S và FORM C-S (LITE), Part A/B/C, Confirmation và Acknowledgement; chữ gạch mẫu trong hình không phải các trường thông tin thật cần suy đoán.

↑ Mục lục bài viết

Video: Form C, không khai, nộp thuế và khiếu nại

BB Bakery không đáp ứng C-S/Lite vì doanh thu 6 triệu vượt 5 triệu. Giám đốc phải bảo đảm nộp Form C, báo cáo tài chính, báo cáo lãi lỗ chi tiết, bảng tính thuế và chứng từ liên quan qua myTax Portal. Hình minh họa người khai/liên hệ Bobby, chức vụ Director, số điện thoại có phần đầu +65 612 và phần còn lại là ký tự che; có bước Submit Document, trạng thái file attached, rồi Submit.

Video lịch sử nêu không khai có thể bị ước tính và nhận Notice of Assessment (NOA), phải trả trong một tháng từ ngày NOA; thí dụ NOA 1/4/20XX thì trả 1/5/20XX. Còn có thể bị phạt đến 1.000 và/hoặc triệu tập ra tòa; không khai quá hai năm có thể thêm phạt gấp đôi số thuế ấn định. Các con số chạy trong hoạt họa minh họa không thay thế quy tắc bằng lời này.

Nếu không đồng ý NOA, nộp phản đối trong hai tháng từ ngày NOA; không làm thì ấn định được coi là cuối cùng. Công ty hoặc đại lý thuế có thể dùng Revise/Object to Assessment qua myTax Portal, cung cấp YA, ngày NOA, các mục phản đối, lý do, chứng từ hỗ trợ. Dù đang phản đối, BB vẫn phải trả số trên NOA trong một tháng. Với GIRO, bảo đảm đủ tiền tài khoản để thanh toán.

↑ Mục lục bài viết

Video: lưu hồ sơ, trách nhiệm giám đốc và toàn bộ phần nhắc lại

Cả Bobby và Selina phải giữ hồ sơ ít nhất năm năm dù ấn định thuế đã hoàn tất. Cho YA 20X3, hồ sơ SE từ 1/1–31/12/20X2 giữ đến 31/12/20X7; hồ sơ BB từ 1/4/20X1–31/3/20X2 cũng giữ đến 31/12/20X7. Video minh họa dòng thời gian từng năm đến khi đủ thời hạn mới bỏ hồ sơ.

Phần mềm kế toán cải thiện ghi sổ/tuân thủ; Accounting Software Register theo tên trong video liệt kê phần mềm đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Có thể có biện pháp cưỡng chế khi không giữ đúng hồ sơ. Khai phải trung thực, chính xác; dù thuê đại lý thuế, giám đốc cuối cùng vẫn chịu trách nhiệm về các tuyên bố. Bảng ASR trong khung hình 130 có các cột: S/No (số thứ tự); chủ sở hữu phần mềm; tên phần mềm tuân thủ yêu cầu IRAS; nhóm Recommended Features gồm Reverse Charge Mechanism (cơ chế tính thuế ngược), Overseas Vendor Registration Regime (chế độ đăng ký nhà cung cấp nước ngoài), GST Registration Reminder (nhắc đăng ký GST), GST Filing Reminder (nhắc nộp GST), GST Automated Blocked Input Tax Claims (tự động chặn yêu cầu khấu trừ GST đầu vào không được phép); thời gian niêm yết trên IRAS ASR; địa chỉ email kinh doanh. Dữ liệu tên/email bị che bằng thanh trong hình không được suy đoán.

Phần nhắc lại đủ sáu nhóm: giữ hồ sơ ít nhất năm năm; khuyến khích phần mềm; hai tờ khai ECI trong ba tháng FYE (có miễn khi đủ điều kiện) và C/C-S/Lite 30/11; trả NOA trong một tháng; phản đối trong hai tháng; YA là năm tính thuế trên thu nhập của năm tài chính trước. Kết thúc dẫn www.iras.gov.sg, Contact Us, điện thoại/email và Ask Jamie@IRAS.

Mô tả có các mốc 0:38 công ty mới, 1:35 cơ sở tính thuế, 2:36 bảng tính thuế, 3:20 nộp tờ khai, 7:51 không khai, 8:32 trả thuế/phản đối, 9:50 hồ sơ, 11:27 nhắc lại; thêm liên kết tổng quan cũ, CIT2021 và các kênh Facebook/Twitter/Instagram/LinkedIn. IRAS nói video chỉ giúp hiểu chung, không bao quát mọi tình huống và có quyền thay đổi lập trường khi luật/thực tiễn đổi. Phụ đề tự động được đối chiếu khung hình; không coi lỗi nhận diện như “accra” hay “gyro” là tên cơ quan/phương thức khác ACRA/GIRO.

↑ Mục lục bài viết