Mục lục bài viết
Ấn bản nguồn và lịch xuất bản
Hướng dẫn này trình bày yêu cầu lưu giữ hồ sơ bắt buộc đối với doanh nghiệp đăng ký thuế hàng hóa và dịch vụ (GST), phục vụ việc tuân thủ pháp luật thuế Singapore. Nguồn là Record Keeping Guide for GST-Registered Businesses, ấn bản thứ 12 của IRAS, xuất bản ngày 30/01/2026. Phần lịch sửa đổi của chính tài liệu ghi các thay đổi đến ngày 31/03/2025; ngày xuất bản mới không tự có nghĩa mọi điều khoản đều mới có hiệu lực vào năm 2026.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| Ấn bản | Ngày xuất bản theo IRAS |
|---|---|
| 1 | 31/05/2010 |
| 2 | 08/04/2015 |
| 3 | 16/01/2017 |
| 4 | 24/07/2017 |
| 5 | 03/01/2019 |
| 6 | 12/10/2020 |
| 7 | 10/02/2021 |
| 8 | 01/01/2023 |
| 9 | 01/01/2024 |
| 10 | 23/04/2024 |
| 11 | 31/03/2025 |
| 12 | 30/01/2026 |
1–2. Mục tiêu và doanh nghiệp thuộc phạm vi
Hướng dẫn giúp doanh nghiệp đã đăng ký GST chuẩn bị và lưu giữ hồ sơ cho cả thuế thu nhập và GST. Khái niệm doanh nghiệp trong chú thích 1 bao gồm doanh nghiệp tư nhân một chủ, hợp danh thông thường, hợp danh trách nhiệm hữu hạn (LLP), hợp danh hữu hạn, công ty, câu lạc bộ, hiệp hội, tổ chức hoặc ban quản lý, tổ chức phi lợi nhuận, cơ quan luật định và cơ quan chính phủ.
3.1. Các loại hồ sơ phải giữ và mọi phương thức thanh toán
Phải giữ chứng từ gốc chứng minh mọi giao dịch kinh doanh; sổ cái, bảng kê và nhật ký kế toán về tài sản, nợ phải trả, doanh thu, chi phí, lãi lỗ; cùng mọi bằng chứng bằng văn bản khác về giao dịch liên quan đến doanh nghiệp.
Chứng từ gốc gồm biên nhận, hóa đơn, phiếu, tài liệu liên quan do doanh nghiệp cấp hoặc nhận từ khách hàng/nhà cung cấp, và sao kê ngân hàng. Yêu cầu không thay đổi theo phương thức thanh toán hay nền tảng xử lý: thanh toán điện tử không tiền mặt như PayNow, mua trước trả sau (BNPL), sàn thương mại điện tử, nền tảng giao hàng và các phương thức khác đều phải có hồ sơ.
3.2. Lợi ích và trách nhiệm của chủ doanh nghiệp
Hồ sơ tốt giúp ra quyết định kinh doanh, theo dõi tình hình tài chính như lãi/lỗ và nguy cơ gian lận hoặc trộm cắp nội bộ, giảm chi phí và công sức kê khai thuế thu nhập, GST và trả lời câu hỏi của IRAS.
Chủ doanh nghiệp và giám đốc công ty chịu trách nhiệm bảo đảm có hồ sơ phù hợp. Cần thiết lập hệ thống để các số liệu khai thuế thu nhập và GST được chứng minh đầy đủ bằng tài liệu cần thiết.
3.3.1. Hồ sơ giấy
Có thể giữ giao dịch ở dạng vật lý như sổ, biên nhận và hóa đơn giấy. Giao dịch phải được chứng minh bằng chứng từ gốc: hóa đơn/biên nhận từ nhà cung cấp và bản sao hóa đơn/biên nhận đã cấp cho khách hàng.
Hồ sơ phải đọc được và sắp xếp có trật tự. Với biên nhận in trên giấy nhiệt, nên giữ bản photocopy để tránh bản gốc phai theo thời gian.
3.3.2. Hồ sơ điện tử và hệ thống lưu ảnh
Có thể lưu điện tử bằng máy tính và/hoặc phần mềm kế toán: ứng dụng Microsoft Office, phần mềm bán sẵn, phần mềm tùy chỉnh hoặc hệ thống lưu ảnh. Khi chứng từ gốc đã được lưu điện tử, không cần đồng thời giữ bản giấy để chứng minh giao dịch cho mục đích thuế.
Không cần xin IRAS chấp thuận trước chỉ để lưu hồ sơ điện tử. Tuy nhiên, phải có kiểm soát nội bộ phù hợp bảo đảm tính toàn vẹn, đầy đủ, chính xác, sẵn có và đáng tin cậy của hồ sơ, bao gồm giao dịch thực hiện điện tử khi áp dụng.
Chú thích 2 giải thích hệ thống ảnh là hệ thống máy tính có khả năng thu nhận, lưu trữ, truy xuất hoặc tạo ảnh; hồ sơ dạng ảnh là hồ sơ kinh doanh lưu trong hệ thống đó. Chú thích 3 cho phép tham khảo tiêu chí trong Phụ lục thứ nhất của Evidence (Computer Output) Regulations: thu nhận tài liệu, lưu và quản lý ảnh, xuất ảnh, ứng dụng máy tính, an ninh vật lý/môi trường, an ninh hệ thống và ứng dụng. Nếu phù hợp nhu cầu, doanh nghiệp có thể xin chứng nhận một phần hoặc toàn bộ hệ thống ảnh là quy trình được chấp thuận theo phụ lục này.
- Ghi giao dịch nhanh, hiệu quả và chính xác, gồm thông tin khách hàng, thanh toán và tồn kho.
- Cập nhật kịp thời kết quả hoạt động để lập kế hoạch và dự báo nhu cầu.
- Dễ giữ hóa đơn và lập báo cáo tổng hợp phục vụ nghĩa vụ thuế và báo cáo kinh doanh.
- Cần ít không gian hơn hồ sơ giấy.
- Thuận tiện sao lưu và cất bản sao tại nơi an toàn hơn khi có trộm cắp hoặc thiên tai. Nếu hồ sơ bị mất hoặc hủy, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm dùng tài liệu liên quan khác để tái lập hồ sơ.
3.3.3–3.3.6. Chọn hệ thống, cập nhật và tái lập hồ sơ
Phần mềm kế toán có thể giúp cải thiện việc lưu hồ sơ và tuân thủ. Accounting Software Register Plus (ASR+) liệt kê phần mềm tích hợp các sản phẩm số IRAS-API chủ chốt cùng sản phẩm/tính năng số được khuyến nghị để đơn giản hóa thủ tục thuế. Chú thích 4 chỉ đường trên website IRAS: Digital Collaboration > For Software Developers > Accounting/Tax Software > IRAS Accounting Software Register Plus (ASR+).
Hệ thống thủ công có thể đủ khi ít giao dịch. Khi doanh nghiệp mở rộng và giao dịch tăng, hệ thống đó có thể không còn đáp ứng nhu cầu; ví dụ nhà bán lẻ nhiều cửa hàng có thể quản lý tốt hơn bằng hệ thống điện tử. Điện tử giảm công theo dõi từng giao dịch bằng tay; chứng từ gốc vẫn có thể lưu ở dạng giấy hoặc điện tử.
Phải cập nhật hồ sơ để IRAS kiểm tra được số liệu trên tờ khai thuế thu nhập và GST. Nếu không có hồ sơ, IRAS có thể dựa nguồn sẵn có để ước tính hoạt động. Chi phí, capital allowances hoặc thuế GST đầu vào có thể không được chấp nhận khi chứng từ thiếu.
3.4. Thời hạn lưu hồ sơ và ngoại lệ bảy năm
Income Tax Act 1947 và GST Act 1993 yêu cầu lưu hồ sơ trong năm năm. Ngoài yêu cầu này, công ty và LLP còn phải giữ hồ sơ trong năm năm sau ngày bị xóa tên, giải thể hoặc thanh lý. Người từng là officer ngay trước khi công ty/LLP giải thể chịu trách nhiệm lưu hồ sơ sau khi ngừng hoạt động; trong trường hợp thanh lý, trách nhiệm thuộc liquidator.
Theo chú thích 5, căn cứ liên quan còn có Điều 4 và 344H Companies Act 1967; Điều 195 Insolvency, Restructuring and Dissolution Act 2018; Điều 4, 71 và Điều 67 Phụ lục thứ năm Limited Liability Partnerships Act 2005. Theo Điều 37R(24) và (26) Income Tax Act 1947, hồ sơ liên quan yêu cầu nhận tiền mặt của Enterprise Innovation Scheme phải lưu bảy năm.
Các luật khác cũng có thể đặt nghĩa vụ lưu hồ sơ riêng, chẳng hạn Companies Act 1967. Không chỉ kiểm tra thời hạn thuế thu nhập và GST.
- Chú thích 6: officer có thể là giám đốc, thư ký hoặc người được công ty thuê ở vị trí điều hành.
- Có thể là người quản lý LLP.
- Có thể là receiver and manager của một phần hoạt động công ty/LLP được bổ nhiệm theo quyền trong một văn kiện.
- Có thể là liquidator trong thủ tục tự nguyện thanh lý. Danh sách không đầy đủ; phải đối chiếu định nghĩa hoàn chỉnh trong Companies Act 1967 và LLP Act 2005.
3.5. Hậu quả không tuân thủ
Không giữ đúng hồ sơ có thể vi phạm Điều 67 đọc cùng Điều 94 Income Tax Act 1947 và/hoặc Điều 46(6) GST Act 1993. IRAS có thể dùng đánh giá hợp lý nhất để ước tính doanh thu, bác chi phí/capital allowances/GST đầu vào và/hoặc áp dụng chế tài.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| Căn cứ | Chế tài được hướng dẫn nêu |
|---|---|
| Income Tax Act 1947 | Phạt tiền tối đa S$5.000; nếu không nộp tiền phạt có thể bị tù tối đa sáu tháng. |
| GST Act 1993 | Phạt tiền tối đa S$5.000 và/hoặc tù tối đa sáu tháng. |
| GST Act 1993: lần kết tội tiếp theo | Phạt tiền tối đa S$10.000 và/hoặc tù tối đa ba năm. |
4.1. Hồ sơ thu nhập và tiền bán hàng đã dùng
Phải giữ hồ sơ, gồm chứng từ gốc, và giải thích được tất cả giao dịch thu nhập. Nếu dùng tiền bán hàng để trả chi phí hoặc mua hàng, vẫn phải ghi số tiền đó và tính vào doanh số. Nếu rút tiền từ khoản thu của doanh nghiệp cho cá nhân, cũng phải ghi và tính vào doanh số. Doanh số được khai ở mục revenue trong tờ khai thuế thu nhập. Mẫu Revenue Record nằm tại Phụ lục 2.
- Hóa đơn bán hàng, hóa đơn thuế, hóa đơn thuế theo cơ chế customer accounting hoặc hóa đơn thuế đơn giản đã cấp; biên nhận/phiếu đánh số liên tục; hoặc băng máy tính tiền chứng minh mọi khoản thu.
- Hợp đồng thuê ký với người thuê để chứng minh thu nhập cho thuê.
- Sổ ghi hàng tồn kho lấy dùng cho cá nhân.
- Phiếu ghi có đã cấp, ví dụ hàng trả lại hoặc dịch vụ không cung cấp.
- Tài liệu xuất khẩu theo A Guide on Exports, như lệnh giao hàng, vận đơn biển/hàng không và giấy phép xuất.
- Bằng chứng nhận thanh toán như sao kê ngân hàng.
- Hợp đồng/thỏa thuận với khách hàng. Chú thích 7: khi tổng giá trị hóa đơn cộng GST không vượt S$1.000 có thể cấp hóa đơn thuế đơn giản, theo các giới hạn ở mục 5.1.
4.2. Hồ sơ chi phí kinh doanh
Phải giữ chứng từ và giải thích được tất cả giao dịch chi phí. Chú thích 8 yêu cầu người nhận xác nhận đã nhận tiền đối với phiếu chi trả dịch vụ.
- Hóa đơn bán hàng/thuế/customer accounting/thuế đơn giản hoặc biên nhận nhận được để chứng minh chi phí.
- Phiếu chi trả dịch vụ và hợp đồng/thỏa thuận với nhà cung cấp dịch vụ.
- Phiếu chi thù lao nhân viên.
- Bằng chứng đóng CPF với tư cách chủ sử dụng lao động.
- Hợp đồng thuê ký với chủ nhà để chứng minh tiền thuê.
- Bằng chứng đã thanh toán, chẳng hạn sao kê ngân hàng.
- Biên bản AGM hoặc EGM thể hiện việc chấp thuận thù lao giám đốc.
4.3. Hồ sơ mua hàng
Phải giải thích được mọi giao dịch mua và giữ chứng từ gốc. Ghi nhận mua hàng hằng ngày; mẫu Daily Purchase Record nằm tại Phụ lục 3.
- Hóa đơn bán hàng/thuế/customer accounting/thuế đơn giản, biên nhận hoặc phiếu ghi có nhận từ nhà cung cấp; và phiếu ghi nợ đã cấp cho nhà cung cấp.
- Chứng từ nhập như vận đơn biển/hàng không, giấy phép nhập, chứng nhận nhập khẩu phụ và báo cáo tổng hợp hàng đến từ Air Express Companies (AEC).
- Bằng chứng thanh toán như sao kê ngân hàng.
- Hợp đồng/thỏa thuận với nhà cung cấp.
4.4. Sổ kế toán, bảng kê và chứng từ lập báo cáo
Phải giữ sổ và bảng kê tổng hợp giao dịch theo trình tự có hệ thống. Hồ sơ của năm tài chính được dùng lập báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán; Phụ lục 1A và 1B có mẫu.
Đồng thời giữ chứng từ gốc đã dùng lập sổ/bảng kê, như biên nhận, hóa đơn thuế, phiếu và tài liệu khác. IRAS có thể yêu cầu giải thích cách lập số liệu. Thiếu chứng từ có thể dẫn đến ước tính doanh thu, bác chi phí/capital allowances/GST đầu vào và phạt.
- Danh sách tồn kho chứng minh số hàng có vào cuối từng kỳ kế toán.
- Danh sách bán hàng chứng minh giao dịch thu nhập.
- Danh sách mua hàng chứng minh giao dịch mua.
- Sổ cái ghi tài sản, nợ phải trả, thu nhập và chi phí.
- Tổng hợp tài khoản GST về toàn bộ thuế đầu vào và đầu ra từng kỳ.
- Bảng kê chi tiết chi phí giao thông công cộng, công tác nước ngoài và tiếp khách.
- Bảng kê tài sản cố định.
4.5. Hồ sơ khác, gian lận thương nhân mất tích và ngành riêng
Phải giữ chứng từ và giải thích mọi giao dịch khác tác động GST phải tính hoặc được khấu trừ: hàng dùng ngoài kinh doanh, ví dụ thiết bị/nội thất văn phòng hoặc xe tải công ty dùng cho việc riêng của nhân viên; xử lý hàng kinh doanh dù có nhận tiền hay không, như tặng hàng tồn cho nhân viên/khách; và đưa hàng ra khỏi kho được Singapore Customs cấp phép lưu hàng nhập đang tạm hoãn GST.
Phải lưu các bước đã làm để xác định giao dịch cung cấp cho mình hoặc do mình cung cấp có thuộc Missing Trader Fraud hay không: rủi ro đã đánh giá; thẩm tra đã thực hiện, gồm kiểm tra nhằm xử lý rủi ro cụ thể; và hành động sau khi có kết quả.
Có hướng dẫn và mẫu riêng cho từng ngành. Ví dụ đơn vị chuyển tiếp hàng giá trị thấp cần xem GST: Taxing imported low-value goods by way of the overseas vendor registration regime. Một số chương trình GST cũng có yêu cầu riêng. Chú thích 9 dẫn đường Taxes > Goods & Services Tax (GST) > Specific Business Sectors; yêu cầu theo chương trình nằm tại Schemes > GST trên website IRAS.
4.6. Định dạng tệp khi kiểm tra thuế
Khi IRAS yêu cầu, phải có khả năng cung cấp hồ sơ theo các định dạng dưới đây.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| Loại hồ sơ | Định dạng lựa chọn |
|---|---|
| Danh sách dữ liệu | Bảng tính Microsoft Excel; tệp Microsoft Access; hoặc tệp văn bản phân tách, ví dụ .csv. |
| Tài liệu không phải danh sách dữ liệu | Tài liệu Microsoft Word hoặc Adobe Acrobat. |
5.1. Hóa đơn thuế và nội dung bắt buộc
Doanh nghiệp đăng ký GST phải cấp hóa đơn thuế, trừ các trường hợp tại 5.1.2, 5.1.3 và 5.1.4. Phụ lục 4A có mẫu. Riêng điều kiện/yêu cầu ở 5.1.6 và 5.1.12 trong hướng dẫn có hiệu lực pháp lý. Hóa đơn thuế phải có đủ các nội dung sau.
- Chữ “tax invoice” ở vị trí nổi bật.
- Số nhận dạng, ví dụ số hóa đơn.
- Ngày lập hóa đơn.
- Tên, địa chỉ doanh nghiệp và số đăng ký GST của bạn.
- Tên và địa chỉ khách hàng.
- Mô tả đủ nhận diện hàng hóa/dịch vụ và loại giao dịch cung cấp.
- Với từng loại hàng/dịch vụ: số lượng hàng hoặc phạm vi dịch vụ, cùng số tiền phải trả chưa gồm GST.
- Khoản chiết khấu thanh toán nếu có.
- Tổng tiền chưa gồm GST, thuế suất GST và tổng GST phải tính, trình bày GST thành khoản riêng.
- Tổng tiền phải trả gồm toàn bộ GST.
- Phân tách giao dịch miễn thuế, thuế suất 0% hoặc loại cung cấp khác, ghi riêng tổng tiền phải trả của từng loại.
5.1.2. Customer accounting đối với hàng được quy định
Nếu bán trong nước điện thoại di động, thẻ nhớ hoặc phần mềm bán sẵn, là prescribed goods, có giá trị vượt S$10.000 cho khách hàng đăng ký GST dùng cho kinh doanh, phải cấp customer tax invoice thay thế theo cơ chế customer accounting. Xem GST: Customer Accounting for Prescribed Goods. Chú thích 10 dẫn tài liệu này qua e-Tax Guides trong Quick links của IRAS.
5.1.3. Hóa đơn cho giao dịch thuế suất 0%
Có thể chọn hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn thuế cho giao dịch thuế suất 0%. Nếu cấp hóa đơn bán hàng, phải có đủ các thông tin sau.
- Số nhận dạng như số hóa đơn.
- Ngày lập.
- Tên, địa chỉ và số GST doanh nghiệp.
- Tên và địa chỉ khách hàng.
- Mô tả đủ nhận diện hàng/dịch vụ.
- Với từng hàng/dịch vụ: số lượng hoặc phạm vi và số tiền phải trả.
- Chiết khấu thanh toán nếu có.
- Tổng tiền phải trả.
5.1.4–5.1.5. Hóa đơn thuế đơn giản và mẫu hóa đơn
Khi tổng tiền phải trả của giao dịch, đã gồm GST, không vượt S$1.000, có thể dùng hóa đơn thuế đơn giản với các thông tin dưới đây. Không cấp loại đơn giản cho giao dịch thuế suất 0% hoặc miễn thuế; các giao dịch đó phải dùng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn thuế. Phụ lục 4B có mẫu. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế, in hóa đơn hoặc mua hóa đơn in sẵn.
- Số nhận dạng, chẳng hạn số hóa đơn.
- Ngày lập.
- Tên, địa chỉ và số đăng ký GST của doanh nghiệp.
- Mô tả đủ nhận diện hàng hóa/dịch vụ.
- Tổng tiền phải trả bao gồm GST.
- Tuyên bố như “Price Payable includes GST” (giá phải trả đã gồm GST).
5.1.6. Sáu yêu cầu với hóa đơn thuế điện tử
Muốn cấp hóa đơn thuế điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu này. Chú thích 11 nêu ngoại lệ cho hóa đơn gửi qua InvoiceNow: IRAS chấp nhận làm hóa đơn thuế hợp lệ để chứng minh GST đầu vào dù không có chữ “Tax Invoice”, nếu vẫn có mọi nội dung khác theo Quy định 11 của GST (General) Regulations.
- Thiết lập kiểm soát nội bộ bảo đảm hóa đơn gửi khách đầy đủ và chính xác.
- Bảo đảm hóa đơn cấp và truyền cho khách có mọi thông tin theo Quy định 11 hoặc 13 Goods & Services Tax (General) Regulations khi áp dụng.
- Có kiểm soát ngăn sửa đổi trái phép hóa đơn trước và trong khi truyền.
- Có kiểm soát bảo đảm khai đủ với IRAS mọi GST đầu ra liên quan trong tờ khai GST.
- Lưu và cung cấp hóa đơn ở dạng con người đọc được để kiểm tra và lưu hồ sơ.
- Không cấp thêm hóa đơn giấy cho khách đã nhận hóa đơn điện tử. Nếu cần cấp giấy, phải ngăn khách khấu trừ GST đầu vào hai lần, ví dụ vô hiệu hóa một trong hai bản giấy/điện tử.
5.1.7–5.1.8. Trả tiền mặt và hạn cấp hóa đơn
Nếu khách trả tiền mặt, hóa đơn thuế phải thể hiện rõ đã nhận thanh toán và ngày nhận. Hóa đơn thuế phải được cấp trong vòng 30 ngày từ thời điểm cung cấp.
Không bắt buộc cấp hóa đơn thuế cho khách chưa đăng ký GST. Vì có thể không biết tình trạng đăng ký của từng khách, doanh nghiệp có thể cấp hóa đơn thuế cho tất cả khách để thuận tiện tuân thủ.
5.1.9–5.1.11. Ngoại tệ, tính GST và làm tròn
Với hóa đơn ngoại tệ, phải đổi ba khoản sang đô la Singapore theo tỷ giá bán đang áp dụng tại Singapore ở thời điểm cung cấp: tổng tiền chưa GST; tổng GST phải tính; tổng tiền đã gồm GST. Tài liệu Exchange Rates for GST Purpose nêu tỷ giá được chấp thuận.
Khi có nhiều dòng giao dịch thuế suất chuẩn, có thể cộng GST của từng dòng hoặc lấy tổng tiền của mọi dòng chưa GST nhân thuế suất hiện hành. Hai cách có thể cho tổng GST khác nhau; cả hai được chấp nhận nếu áp dụng cách đã chọn nhất quán.
Có thể làm tròn tổng GST trên hóa đơn đến một cent, tức hai chữ số thập phân. Vì không còn phát hành đồng một cent, có thể làm tròn tổng hóa đơn đến năm cent gần nhất để thuận tiện trả tiền mặt. Làm tròn lên hay xuống là quyết định kinh doanh nhưng phải áp dụng nhất quán.
5.1.12. Dùng hệ thống điện tử của khách hàng thay hóa đơn riêng
Khách có thể yêu cầu bạn nhập chi tiết hóa đơn vào Customer’s Electronic System (CES) thay vì nhận hóa đơn do bạn tạo. Để cả hai bên dùng dữ liệu CES khi kê khai GST, phải đáp ứng toàn bộ các điều kiện sau.
Chú thích 12: chỉ được có một nguồn dữ liệu hóa đơn cho GST và hai bên phải thống nhất nguồn cụ thể. Nếu bạn vẫn tạo hóa đơn để tải lên CES thay vì nhập chi tiết trong CES, cả hai bên phải căn cứ hóa đơn do bạn tạo để kê khai. Chú thích 13: CES cũng áp dụng cho hóa đơn bán hàng, hóa đơn thuế đơn giản và hóa đơn customer accounting.
- Thỏa thuận bằng văn bản với khách rằng dữ liệu ghi trong CES là dữ liệu dùng cho kê khai GST của cả hai bên và không cấp hóa đơn thuế riêng. Ngày cấp hóa đơn là ngày hóa đơn trong CES. Giá trị cung cấp và GST đầu ra do bạn khai, cùng giá trị mua chịu thuế và GST đầu vào khách yêu cầu khấu trừ, phải dựa vào số tiền tương đương SGD trong CES.
- Có kiểm soát để chỉ người được ủy quyền truy cập CES, ví dụ quyền xác thực riêng và chỉ nhân sự được phép mới được nhập dữ liệu hóa đơn.
- Có biện pháp an ninh ngăn dữ liệu bị sửa đổi trái phép trong khi truyền, cùng kiểm soát bảo đảm dữ liệu truyền đầy đủ và chính xác.
- CES thu nhận và lưu dữ liệu đáp ứng mọi yêu cầu Quy định 11 hoặc 13 Goods & Services Tax (General) Regulations. Mọi sai lệch so với yêu cầu phải được Comptroller of GST chấp thuận trước.
- Dữ liệu CES phải có dạng con người đọc được, trích xuất hoặc in được để kiểm tra/lưu hồ sơ và phải cung cấp cho Comptroller of GST khi được yêu cầu.
- Nếu lập hóa đơn nội bộ phục vụ kế toán/lưu hồ sơ, dữ liệu phải khớp CES, gồm số và ngày hóa đơn, giá trị cung cấp và GST tương đương SGD nếu hóa đơn dùng ngoại tệ.
- Báo khách ngay nếu đăng ký GST của bạn bị hủy hoặc bạn được cấp số GST mới.
- Nếu phát hiện sai dữ liệu hóa đơn, cả hai bên phải liên hệ nhau ngay để điều chỉnh.
- Cả hai bên giữ danh sách tổng hợp khách hàng/nhà cung cấp và hóa đơn cấp qua CES, hoặc có khả năng tạo danh sách, để lập dấu vết kiểm tra và đáp ứng yêu cầu IRAS khi kiểm tra.
5.1.13. Thuê bên thứ ba lập hoặc nhận hóa đơn
Thuê ngoài không làm mất nghĩa vụ pháp lý của bạn về nội dung, lưu trữ và tạo hóa đơn đã cấp/nhận. Ví dụ nếu thỏa thuận dùng CES thay cho hóa đơn do mình tạo/nhận, phải xem tác động tới việc thuê ngoài, trao đổi với nhà cung cấp dịch vụ và đưa các yêu cầu cần thiết vào hợp đồng thuê ngoài.
5.2. Biên nhận và trường hợp không cấp biên nhận
Có thể cấp biên nhận thay hóa đơn thuế cho khách chưa đăng ký GST và nên cấp khi khách yêu cầu. Biên nhận chứng minh khoản thu, phải đánh số liên tục và giữ bản sao.
Không cần xin IRAS chấp thuận nếu chọn không cấp biên nhận cho mục đích thuế. Dù vậy, phải ghi nhận đầy đủ, chính xác mọi giao dịch thu nhập và có dấu vết kiểm tra được lập rõ ràng để chứng minh thu nhập đã được ghi và khai đúng. Nên duy trì máy tính tiền hoặc phần mềm kế toán để bảo đảm ghi nhận đầy đủ.
Việc không bắt buộc cấp biên nhận không đồng nghĩa được miễn cấp hóa đơn thuế. Doanh nghiệp đăng ký GST vẫn phải cấp hóa đơn thuế khi luật GST yêu cầu. Khi mua cho kinh doanh, nên xin biên nhận bất kể trả tiền mặt, séc hay hình thức khác và bất kể số tiền, vì đây là bằng chứng thanh toán.
- Biên nhận nên có ngày cấp.
- Tên doanh nghiệp và số đăng ký GST của nhà cung cấp.
- Tổng tiền phải trả bao gồm GST.
- Dòng “Price Payable includes GST”. Biên nhận từ máy tính tiền là đủ nếu có mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp.
5.3–5.4. Máy tính tiền và hàng lấy dùng riêng
Có thể dùng máy tính tiền có băng lưu nội bộ để ghi mọi giao dịch bán bằng tiền mặt. Phải ghi đủ giao dịch trong máy và giữ băng. Thực hành tốt là ghi tổng khoản thu tiền mặt thủ công hoặc điện tử vào cuối mỗi ngày.
Nếu lấy hàng tồn kho cho tiêu dùng cá nhân và trước đó đã khấu trừ GST đầu vào khi mua hàng, phải đưa giá thị trường của hàng vào doanh số/giao dịch thuế suất chuẩn và kê khai GST đầu ra.
5.5.1–5.5.2. Phiếu ghi có: trường hợp cấp và mọi trường thông tin
Có thể cấp credit note khi hàng đã bán được trả lại, khi cấp khoản ghi có hoặc chiết khấu cho giao dịch trước, hay để sửa sai, ví dụ xuất khẩu bị tính thuế suất chuẩn thay vì 0%. Phải ghi nhận phiếu vì nó làm giảm doanh số. Phụ lục 5 có mẫu. Phiếu phải có đủ:
- Số nhận dạng, như số liên tục.
- Ngày cấp.
- Tên, địa chỉ và số GST doanh nghiệp.
- Tên, địa chỉ khách hàng.
- Số nhận dạng và ngày cấp hóa đơn thuế gốc.
- Mô tả đủ nhận diện hàng/dịch vụ được ghi có.
- Lý do ghi có, chẳng hạn hàng bị trả.
- Số lượng và số tiền ghi có cho từng khoản.
- Tổng tiền ghi có chưa GST.
- Thuế suất và số GST ghi có.
- Tổng tiền ghi có gồm GST.
5.5.3–5.5.4. Khi được không điều chỉnh GST trên phiếu ghi có
Có thể chọn không điều chỉnh GST trên hóa đơn gốc khi đồng thời đáp ứng ba điều kiện: đã thỏa thuận bằng văn bản với khách không điều chỉnh GST gốc; khách là fully taxable person, tức không có giao dịch miễn thuế; và phiếu có câu “This is not a credit note for GST purposes” (đây không phải phiếu ghi có cho mục đích GST).
Chú thích 14: thỏa thuận có thể bằng thư hoặc email, không nhất thiết hợp đồng chính thức. Cả hai bên phải giữ trong hồ sơ GST; chỉ nộp IRAS khi được yêu cầu. Chú thích 15: với phiếu theo ngoại lệ này, cả nhà cung cấp lẫn khách không cần điều chỉnh giá trị cung cấp chịu thuế/mua chịu thuế và GST đầu ra/đầu vào tương ứng.
Phiếu ghi có cho giao dịch customer accounting phải điều chỉnh theo hướng dẫn GST: Customer Accounting for Prescribed Goods.
5.6. Toàn bộ chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu
Doanh nghiệp nhập/xuất hàng trong quá trình kinh doanh phải giữ các hồ sơ dưới đây khi áp dụng. Xem thêm A Guide on Exports của IRAS.
- Giấy phép nhập và xuất khẩu.
- Chứng nhận nhập/xuất phụ.
- Phiếu hoặc giấy gửi hàng (notes of shipment).
- Phiếu gửi bưu kiện.
- Phiếu gửi hàng của đơn vị chuyển phát.
- Báo cáo tổng hợp hàng đến từ AEC.
- Vận đơn đường biển và đường hàng không.
- Giấy phép hải quan IESGP.
- Hóa đơn hoặc đơn mua hàng.
- Phiếu đóng gói.
- Phiếu giao hàng.
- Tài liệu bảo hiểm.
- Bằng chứng thanh toán.
5.7. Sao kê ngân hàng và đối chiếu
Phải giữ mọi sao kê liên quan kinh doanh. Nên tách tài khoản cá nhân và kinh doanh; nếu không tách, phải phân biệt được hai loại giao dịch.
Gửi đều các khoản thu vào tài khoản doanh nghiệp giúp theo dõi thu nhập. Nên thanh toán mọi khoản mua và chi phí bằng phương thức số, ví dụ chuyển khoản liên ngân hàng, để được thể hiện trên sao kê.
Sao kê có thể khác sổ vì khoản ghi nợ tự động, phí ngân hàng hoặc lãi bị trừ mà bạn chỉ biết khi nhận sao kê. Nên đối chiếu ngân hàng thường xuyên và cập nhật các khoản khấu trừ này vào sổ.
5.8. Thù lao nhân viên và CPF của chủ sử dụng lao động
Thù lao bao gồm tiền công, tiền lương, thưởng, hoa hồng và phụ cấp. Hồ sơ này có thể dùng lập Return of Employee’s Remuneration, Form IR8A. Phụ lục 6 có mẫu Staff Remuneration Record.
- Chi tiết nhân viên: họ tên đầy đủ, số giấy tờ nhận dạng và chức danh.
- Phiếu thanh toán hoặc bảng thù lao.
- Sao kê CPF chứng minh phần đóng góp của chủ sử dụng lao động đã yêu cầu khấu trừ.
5.9. Phiếu chi cho dịch vụ do cá nhân cung cấp
Mục này áp dụng khi dùng phiếu chi cho khoản thanh toán dịch vụ của cá nhân, chẳng hạn vệ sinh hoặc ghi sổ tự do, thay cho việc trả tiền mặt như cách diễn đạt của hướng dẫn. Phiếu phải có đủ các chi tiết sau.
- Họ tên đầy đủ, số giấy tờ nhận dạng và địa chỉ người nhận.
- Ngày trả và tính chất dịch vụ đã cung cấp.
- Căn cứ xác định số tiền chi trả.
- Xác nhận đã nhận tiền của người nhận.
5.10. Danh sách tồn kho
Danh sách tồn kho giúp theo dõi hàng có cuối mỗi kỳ kế toán. Hàng tồn gồm mọi thứ được sản xuất, chế tạo, thu nhận hoặc mua để sản xuất hay bán. Để xác định giá trị tồn kho cuối kỳ, phải kiểm đếm thực tế ở cuối từng kỳ kế toán. Phụ lục 7 có mẫu Stock/Inventory List.
5.11. Mọi cột của danh sách bán hàng
Phải giữ sales listing theo mẫu của hướng dẫn. Tổng doanh số giao dịch thuế suất chuẩn và/hoặc 0% phải được khai trong tờ khai GST. Bảng dưới trình bày đầy đủ bảy trường của mẫu nguồn theo chiều dọc để dễ đọc trên điện thoại; không có giao dịch giả định.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| STT | Trường phải ghi |
|---|---|
| 1 | Ngày hóa đơn |
| 2 | Số hóa đơn |
| 3 | Tên khách hàng |
| 4 | Mô tả |
| 5 | Số tiền hóa đơn chưa GST (S$) |
| 6 | GST (S$), nếu áp dụng |
| 7 | Điểm đến của hàng đối với xuất khẩu |
5.12. Mọi cột của danh sách mua hàng
Phải giữ purchase listing có đầy đủ các trường dưới đây. Mẫu nguồn gộp thông tin hóa đơn và giấy phép nhập khẩu trong cùng các cột tương ứng.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| STT | Trường phải ghi |
|---|---|
| 1 | Ngày hóa đơn hoặc ngày giấy phép nhập |
| 2 | Số hóa đơn hoặc số giấy phép nhập |
| 3 | Tên nhà cung cấp |
| 4 | Số đăng ký GST của nhà cung cấp |
| 5 | Mô tả |
| 6 | Tiền hóa đơn chưa GST (S$) hoặc giá trị nhập CIF (S$) |
| 7 | GST (S$) |
5.13. Bảng kê chi phí và chứng từ hỗ trợ
Chi phí phục vụ kinh doanh có thể được khấu trừ thuế theo điều khoản liên quan của Income Tax Act 1947. Khi yêu cầu khấu trừ, phải giữ các bảng kê sau, cùng chứng từ gốc như biên nhận taxi và giấy tờ đi lại. Chỉ có phiếu thẻ tín dụng hoặc sao kê thẻ hằng tháng là chưa đủ để chứng minh yêu cầu.
Phụ lục 8, 9 và 10 lần lượt là mẫu giao thông công cộng, công tác nước ngoài và tiếp khách.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| Nhóm chi phí | Thông tin cho từng chuyến hoặc hoạt động |
|---|---|
| Giao thông công cộng | Ngày và điểm đến; phương tiện; họ tên và chức danh người phát sinh chi phí; mục đích đi; số tiền. |
| Công tác nước ngoài | Ngày và điểm đến; phương tiện; họ tên và chức danh người phát sinh chi phí; mục đích và thời lượng chuyến công tác; số tiền. |
| Tiếp khách | Ngày và nơi tiếp khách; họ tên và chức danh người chi; mục đích; họ tên và chức danh người được tiếp; số tiền. |
5.14–5.15. Tài sản cố định và capital allowances
Bảng tài sản cố định phải ghi mọi chi phí liên quan tài sản như nhà xưởng, thiết bị và xe cơ giới. Nên lập ngay khi bắt đầu kinh doanh để ghi tài sản đã mua. Với mỗi tài sản, ghi ngày mua và giá vốn; ngày bán và giá bán nếu có. Giữ hợp đồng mua/bán, gồm hợp đồng thuê mua khi áp dụng, cùng hóa đơn. Phụ lục 11 có mẫu.
Tiền mua tài sản cố định có tính chất vốn nên không được khấu trừ như chi phí thông thường; tuy nhiên có thể yêu cầu capital allowances. Phải ghi các capital allowances đã được khấu trừ để tính quyền được hưởng các năm sau. Chú thích 16 dẫn đường trên IRAS: Taxes > Corporate Income Tax > Income & Deductions for Companies > Claiming Allowances > Capital Allowances.
6. Sáu thực hành lưu giữ hồ sơ
Bắt đầu lưu hồ sơ ngay khi bắt đầu hoạt động kinh doanh.
- Thiết lập hệ thống mà người hiểu hoạt động kinh doanh cũng sử dụng được, không chỉ nhân viên kế toán. Hệ thống nên nhắc theo dõi nợ phải thu và khoản đến hạn trả để quản lý dòng tiền, đối chiếu giao dịch.
- Ghi giao dịch hằng ngày và luôn cập nhật.
- Lấy chứng từ cần thiết ngay khi giao dịch; không đợi đến lúc cần chứng minh chi phí hoặc GST đầu vào mới tìm.
- Tham chiếu chéo hồ sơ, ví dụ ghi số séc trên hóa đơn khi trả bằng séc.
- Kiểm tra mọi giao dịch được nhập chính xác.
- Mở tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp để quản lý rõ tiền kinh doanh.
7. Kênh tra cứu và liên hệ IRAS
Website chính thức là www.iras.gov.sg. Doanh nghiệp đăng ký GST tra theo Taxes > Goods and Services Tax > Basics of GST > Invoicing, Price Display and Record Keeping > Keeping Records. Công ty chưa đăng ký GST tra theo Taxes > Corporate Income Tax > Basics of Corporate Income Tax > Record Keeping Requirements.
8. Lịch sửa đổi đầy đủ trong ấn bản nguồn
Các số đoạn và chú thích dưới đây được giữ theo mô tả lịch sử của chính bảng sửa đổi, dù số tham chiếu trong phần hiện hành có thể khác. Không suy ra thêm thay đổi ngày 30/01/2026 vì bảng nguồn không nêu.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| Ngày | Toàn bộ thay đổi được nguồn ghi |
|---|---|
| 08/04/2015 | Sửa 3.3.3, bỏ tham chiếu chương trình IDA iSPRINT (Packaged Solutions) đã chấm dứt từ 01/04/2015; cập nhật phụ lục ở mục 9. |
| 16/01/2017 | Sửa mục 3.3 để làm rõ yêu cầu đối với hồ sơ điện tử. |
| 24/07/2017 | Sửa mục 3.4 để làm rõ thời hạn lưu hồ sơ khi doanh nghiệp đã ngừng hoạt động. |
| 03/01/2019 | Sửa 4.1.1, 4.2.1, 4.3.1, 5.1, 5.1.1; thêm 5.1.2 và 5.5.4 về hồ sơ customer accounting. |
| 12/10/2020 | Thêm 5.1.12 và 5.1.13 về nhập dữ liệu hóa đơn trong hệ thống điện tử của khách thay vì tạo hóa đơn thuế. |
| 10/02/2021 | Bảng lịch sử ghi thêm 4.4.2 về xác định giao dịch có thuộc Missing Trader Fraud; sửa mục 7 về liên hệ; chỉnh biên tập. Nội dung gian lận này ở mục hiện hành 4.5.2. |
| 01/01/2023 | Sửa 5.1.10 và phụ lục, thay tham chiếu GST 7% bằng thuế suất hiện hành; bảng lịch sử ghi thêm chú thích 12 về ngoại lệ InvoiceNow; sửa 3.3.3 và 5.1.6 để phản ánh ASR+ và yêu cầu hóa đơn điện tử; chỉnh biên tập. Ngoại lệ InvoiceNow mang số chú thích 11 ở phần hiện hành. |
| 01/01/2024 | Sửa phụ lục, thay GST 8% bằng mức hiện hành 9%. |
| 23/04/2024 | Cập nhật tên/căn cứ các luật, ví dụ GST Act và Income Tax Act; sửa 3.5.1 theo mức phạt tối đa S$5.000 của Income Tax Act 1947; sửa 5.12.1 thêm thông tin nhập khẩu; chỉnh biên tập. |
| 31/03/2025 | Sửa 3.1.1 làm rõ yêu cầu lưu hồ sơ cho giao dịch xử lý qua các phương thức thanh toán hoặc nền tảng khác nhau. |
9. Danh mục đầy đủ 13 phụ lục
Các mẫu nằm trong tệp Excel được liên kết ở trang 21 của hướng dẫn gốc, tức trang PDF thứ 24. Danh mục dưới đây giữ đủ mã và tên chức năng của mọi mẫu; tệp mẫu chính thức được liên kết riêng trong phần tài nguyên.
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| Mã phụ lục | Mẫu |
|---|---|
| 1A | Báo cáo lãi lỗ |
| 1B | Bảng cân đối kế toán |
| 2 | Sổ doanh thu hằng ngày |
| 3 | Sổ mua hàng hằng ngày |
| 4A | Hóa đơn thuế |
| 4B | Hóa đơn thuế đơn giản |
| 5 | Phiếu ghi có |
| 6 | Sổ thù lao nhân viên |
| 7 | Danh sách hàng tồn kho |
| 8 | Sổ chi phí giao thông công cộng |
| 9 | Sổ chi phí công tác nước ngoài |
| 10 | Sổ chi phí tiếp khách |
| 11 | Bảng tài sản cố định |
Thông tin xuất bản và lưu ý trong nguồn
Tài liệu do Inland Revenue Authority of Singapore xuất bản. Ngoại trừ nội dung có hiệu lực pháp lý được chỉ rõ, IRAS mô tả tài liệu là hướng dẫn hiểu chung về nghĩa vụ thuế, không xử lý toàn bộ vấn đề thuế có thể phát sinh. IRAS không nhận trách nhiệm về thiệt hại, tổn thất hay chi phí do sai/thiếu nội dung hoặc lỗi truyền thông tin, cũng như quyết định/hành động dựa trên tài liệu; cơ quan có thể thay đổi quan điểm khi luật hoặc thực tiễn thay đổi.
IRAS giữ bản quyền tài liệu gốc và yêu cầu xin phép bằng văn bản đối với việc sao chép, truyền hoặc lưu trữ lại ấn phẩm gốc. Bài tiếng Việt trình bày các yêu cầu và dữ kiện được đối chiếu; đường dẫn tới ấn phẩm gốc và biểu mẫu giúp người đọc kiểm tra nguồn.
Biểu mẫu và tài nguyên chính thức
Các liên kết chính thức dưới đây sử dụng tiếng Anh.