Mục lục bài viết
Bối cảnh và trường hợp cần Professional Number
Chỉ thị thực hành 6/2002 của Registry of Companies and Businesses (RCB) có hiệu lực ngay khi ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2002. Các phương thức đăng nhập, dẫn chiếu và yêu cầu dưới đây thuộc bản năm 2002.
Khi các giai đoạn còn lại của Bizfile được đưa vào sử dụng, thư ký và giám đốc công ty có thể nộp tài liệu thay công ty bằng CPF PAL PIN của chính mình nếu đã được cấp. Thư ký không cần Professional Number (PN), trừ đăng ký khoản charge mới hoặc thành lập công ty mới; nếu không làm hai việc này, tiếp tục chỉ dùng CPF PAL PIN cho công ty mình giữ chức thư ký.
RCB sẽ cân nhắc cấp PN cho tập đoàn có bộ phận thư ký nội bộ làm mọi công việc thư ký cho công ty con/liên kết, kể cả thành lập công ty. Người được ủy quyền có PN được ủy quyền tiếp cho nhân viên hoặc đại lý nộp cho toàn bộ hoặc một số công ty trong tập đoàn.
Giới hạn người nộp và thủ tục đơn
Dù PN dùng được cho mọi giao dịch Bizfile, người phụ trách phải bảo đảm người thực sự nộp, nếu không là prescribed person theo Companies Act, không nộp tài liệu chỉ dành cho prescribed person. Ví dụ thành lập công ty chỉ do advocate and solicitor, kế toán viên hoặc prescribed person thực hiện.
Nhân viên công ty không phải thư ký, dùng PN nộp tài liệu phải xin thư ký đồng ý trước khi nộp; không phải nộp sự đồng ý đó cho RCB. Xin PN trực tuyến qua www.bizfile.gov.sg, kèm tài liệu phụ lục, cả thư ủy quyền và thư cam kết.
Phụ lục A: thư ủy quyền
Nộp bản quét thư trên giấy tiêu đề công ty mẹ Singapore, do giám đốc được nêu tên ký. Thư phải có:
- Xác nhận người nộp được phép xin PN cho tập đoàn; tối đa hai người được nêu là authorised person.
- Năng lực của người được ủy quyền làm thư ký, thuộc nhánh nào của 171(1A) Companies Act.
- Số hội viên nghề nghiệp nếu có, ví dụ ICPAS hoặc SAICSA.
- Lý do xin PN.
- Tên mọi công ty trong tập đoàn mà người được nêu và đại lý của họ có thể nộp hồ sơ.
- Thư cam kết theo mẫu B gửi kèm.
Phụ lục B: thông tin và lời mở đầu thư cam kết
Thư trên giấy tiêu đề công ty mẹ Singapore, do người hoặc những người được ủy quyền ký, gửi Registrar of Companies and Businesses, Singapore 079903. Ghi tên công ty mẹ được cấp PN, số đăng ký, địa chỉ đăng ký, điện thoại và fax, email, hoạt động. Lời mở đầu nêu: nếu Registrar đồng ý cấp PN để giao dịch Bizfile, tôi/chúng tôi, ghi tên người được ủy quyền, cam kết các điều sau.
Toàn bộ 12 điều cam kết a–l
- (a) PN chỉ được người được ủy quyền và nhân viên công ty với tư cách đại lý được phép sử dụng.
- (b) PN chỉ dùng thay mặt công ty trong tập đoàn mà người nộp đã được ủy quyền.
- (c) RCB có quyền phản đối người không phải prescribed person sử dụng PN bằng thông báo cho người được ủy quyền.
- (d) Để giữ tính toàn vẹn, đúng đắn, xác thực và chính xác của thông tin, bảo đảm người không phải prescribed person được đào tạo đủ và có năng lực sử dụng hệ thống.
- (e) Công ty, người được ủy quyền và nhân viên được phép, gọi chung là công ty trong cam kết, phải giữ PN BÍ MẬT và chỉ dùng đúng mục đích cấp.
- (f) Giao dịch chỉ dành cho qualified hoặc prescribed person theo Companies Act (Cap. 50), ví dụ đăng ký công ty trong/ngoài nước thay khách hàng và đăng ký charge mới, chỉ do người có tư cách đó thực hiện.
- (g) Phần mềm hoặc tài liệu gửi qua Bizfile không được có virus hoặc lỗi ảnh hưởng vận hành hay gây lỗi hệ thống. Nếu nghi ngờ hợp lý, ngừng sử dụng ngay phần mềm/tài liệu và báo RCB ngay.
- (h) Phần mềm dùng cho hoặc liên quan cung cấp dịch vụ phải tương thích, được RCB cho phép và chấp thuận.
- (i) Người không phải prescribed person không được soạn tài liệu/văn kiện về thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, trừ khi được phép theo điều 34 Legal Profession Act (Cap. 161).
- (j) Nếu người không phải prescribed person sử dụng sai hoặc lạm dụng PN, công ty phải báo RCB và sửa, đính chính hồ sơ đã nộp.
- (k) Tuân thủ các điều kiện khác RCB thấy phù hợp áp đặt với việc sử dụng PN.
- (l) Nếu vi phạm bất kỳ cam kết nào, RCB có thể thu hồi PN ngay.
Chú thích và người ban hành
(aa) Hướng dẫn trong bản gốc: http://www.rcb.gov.sg, chọn Bizfile, Tutorial - Getting Ready for Bizfile, rồi 6. Application for Professional Number. (bb) Nếu trả bằng dịch vụ tiền ký gửi RCB, mọi giao dịch chỉ được khấu trừ từ một tài khoản ký gửi.
Ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2002, bà Juthika Ramanathan, Registrar, Registry of Companies and Businesses, Singapore.
Biểu mẫu và tài nguyên chính thức
Các liên kết chính thức dưới đây sử dụng tiếng Anh.