Mục lục bài viết
APB 3/2012, phần 3: nguồn nhân lực
Bản tin ngày 3/12/2012 trình bày quan sát thanh tra của ACRA về yếu tố thứ tư của SSQC 1 — nguồn nhân lực — trong kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp thực hiện kiểm toán, soát xét BCTC và dịch vụ đảm bảo, dịch vụ liên quan khác. Nội dung và các kế hoạch nêu dưới đây thuộc bối cảnh năm 2012, không được trình bày thành quy định hiện hành.
Ngành kế toán Singapore gặp khó khăn thu hút, giữ người có đào tạo kế toán; kiểm soát nhân lực càng quan trọng để chất lượng kiểm toán nhất quán. Hoàn thành kiểm toán phụ thuộc nhân viên có kỹ năng, kinh nghiệm để hoài nghi nghề nghiệp và xét đoán khi thực hiện thủ tục. Năng lực chuyên môn và kinh nghiệm vì vậy ảnh hưởng chất lượng.
SSQC 1.29 yêu cầu chính sách, thủ tục cho sự đảm bảo hợp lý rằng doanh nghiệp có đủ người với năng lực, khả năng và cam kết đạo đức để thực hiện hợp đồng theo chuẩn mực và yêu cầu pháp luật, quản lý; đồng thời giúp doanh nghiệp hoặc partner phụ trách phát hành báo cáo phù hợp hoàn cảnh. ACRA thấy phần lớn đơn vị kiểm toán thực thể có lợi ích công chúng (PIE) đã nỗ lực thu hút, giữ người, nhưng tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ đòn bẩy nhân sự và số năm kinh nghiệm bình quân chưa cho thấy khả năng duy trì thực hiện kiểm toán có chất lượng nhất quán. Cần tiếp tục giám sát sát sao.
Chú thích 1: phần 1 và 2 ban hành lần lượt 13/8/2012 và 18/9/2012; địa chỉ tải bản tin được giữ tại tài nguyên. Chú thích 2: SSQC 1 do Institute of Certified Public Accountants of Singapore (ICPAS) ban hành dựa trên chuẩn mực kiểm soát chất lượng quốc tế tương ứng của International Federation of Accountants, với sửa đổi thích hợp cho áp dụng tại Singapore.
(a) Tuyển dụng: phẩm chất và sức hấp dẫn của đơn vị nhỏ
SSQC 1.A24: tuyển dụng hiệu quả giúp chọn người chính trực, có khả năng phát triển năng lực, khả năng cần thiết và đặc điểm phù hợp để thực hiện công việc thành thạo. Thị trường nhân lực kế toán cạnh tranh khiến đơn vị nhỏ khó tuyển người đủ trình độ.
Đơn vị nhỏ có thể đưa ra lợi ích hấp dẫn từ cơ cấu ít tầng: được kế toán viên công chứng trực tiếp hướng dẫn, tư vấn gần gũi hơn; thành tích được công nhận ngay; con đường trở thành partner tương đối ngắn hơn đơn vị lớn; và nhóm gắn kết. Chú thích 3: một số nội dung trích khảo sát ACRA–ACCA “Talent Attraction and Retention in Larger Accounting Firms”, ban hành tháng 8/2012.
Học bổng, thực tập và chương trình SQP trong bối cảnh 2012
Một số đơn vị tầm trung, tương tự Big Four, cấp học bổng và chương trình thực tập cho sinh viên kế toán đại học, bách khoa. Đơn vị nhỏ có thể làm theo để tăng mức nhận biết và thu hút nhân viên. Tài liệu khi đó dự kiến Singapore Qualification Programme (SQP) ra mắt tháng 6/2013; theo khuôn khổ này cần ít nhất 3 năm kinh nghiệm thực hành thông qua hợp đồng vừa làm vừa đào tạo với Accredited Training Organisation (ATO). Trở thành ATO giúp mở rộng nguồn tuyển và thu hút người muốn theo SQP.
Chú thích 4: SQP tạo lộ trình cấp chứng nhận và công nhận cho người từ mọi ngành muốn trở thành kế toán viên chuyên nghiệp; hoàn tất sẽ được danh hiệu nghề kế toán mang thương hiệu Singapore, được công nhận toàn cầu và có thể sử dụng quốc tế. Chú thích 5: ATO là nơi tuyển dụng ứng viên SQP được Singapore Accountancy Commission công nhận để cung cấp phần kinh nghiệm thực hành. Đây là mô tả và dự kiến lịch sử của bản tin.
Lập kế hoạch nhân lực và sử dụng nguồn bên ngoài
Đủ nhân lực phù hợp là thiết yếu. Có đơn vị theo dõi số người mỗi tháng nhưng không có ngân sách hay mục tiêu số người chính thức để ước tính nhu cầu, lập kế hoạch nguồn lực. Có nơi bù thiếu người mùa cao điểm bằng thực tập sinh đại học, nhân viên biệt phái từ đơn vị mạng lưới nước ngoài, hoặc chuyển một phần công việc sang đơn vị mạng lưới ở quốc gia có chi phí thấp. Đơn vị nhỏ có thể thuê nhân viên bán thời gian, tư vấn bên ngoài.
Trong mọi cách bố trí đó, cần bảo vệ chất lượng bằng việc bảo đảm người thực hiện có kiến thức, kỹ năng kiểm toán cần thiết; hiểu phương pháp kiểm toán của doanh nghiệp; và được đào tạo đầy đủ, phù hợp.
(b) Giữ người và tỷ lệ nghỉ việc
Dù nhân viên rời đi là bình thường, tỷ lệ nghỉ việc ở một số đơn vị vượt xa mức thông thường, có thể ảnh hưởng xấu chất lượng. Không tìm được người thay phù hợp kịp thời còn tạo áp lực quá mức lên nguồn nhân lực vốn hạn chế.
(c) Đánh giá, đãi ngộ và thăng tiến gắn với chất lượng
SSQC 1 đưa ra nguyên tắc đánh giá kết quả làm việc, đãi ngộ và thăng tiến, gồm công nhận, tưởng thưởng xứng đáng việc phát triển, duy trì năng lực và cam kết đạo đức. Một số đơn vị đánh giá ít chính thức; thách thức là khuyến khích cá nhân đủ và thích hợp theo cách thúc đẩy chất lượng kiểm toán. Như APB 1/2012, văn hóa chất lượng cần chính sách nhân sự tương ứng; liên hệ rõ và được hiểu giữa chất lượng với đánh giá, đãi ngộ có thể nâng chất lượng.
SSQC 1.A28 gợi ý: thông báo kỳ vọng về kết quả và đạo đức; đánh giá, tư vấn về kết quả, tiến bộ và phát triển nghề nghiệp; giúp nhân viên hiểu thăng tiến lên vị trí trách nhiệm cao hơn phụ thuộc, bên cạnh yếu tố khác, vào chất lượng và tuân thủ đạo đức, còn không tuân thủ chính sách, thủ tục có thể bị kỷ luật. Đánh giá kịp thời giúp phát triển, theo dõi và cải thiện hành vi, kết quả, chất lượng chuyên môn.
Hoàn thành đánh giá từng hợp đồng và tiêu chí đánh giá
Có thể chọn hợp đồng cần đánh giá theo ngưỡng phí, số giờ tối thiểu hoặc kết hợp; dù cách nào, chính sách phải rõ cho nhân viên. Phần lớn đơn vị thiếu quy trình chính thức theo dõi hoàn thành, nộp đánh giá. Cần quy định thời hạn, theo dõi biểu mẫu của các hợp đồng đạt tiêu chí để không bỏ sót đánh giá quan trọng và nhân viên nhận phản hồi bằng văn bản kịp áp dụng hợp đồng tiếp theo.
Có đơn vị dùng khả năng thu hồi phí so với chi phí công việc và phí danh mục khách hàng để đánh giá. Dù có thể cần các yếu tố định lượng, chất lượng phải là thành phần quan trọng. Có thể dùng kết quả ACRA Practice Monitoring Programme, thư rà soát của ICPAS Financial Statements Review Committee, rà soát nội bộ hoặc mạng lưới làm tiêu chí chất lượng.
Một đơn vị không coi năng lực kỹ thuật là tiêu chí chính của nhân viên cấp giám sát vì cho rằng họ đã đạt trình độ đó và nên tập trung kỹ năng mềm, giám sát, quản lý khách hàng. ACRA khuyến khích xét lại liệu giảm trọng số năng lực kỹ thuật khi thăng tiến có thực sự thúc đẩy hành vi nghề nghiệp tích cực để thực hiện kiểm toán chất lượng cao.
Đãi ngộ và con đường nghề nghiệp
Một đơn vị trả thưởng biến đổi hằng tháng ngang nhau cho người làm tốt và trung bình, chọn phân biệt qua thăng tiến, tăng lương thay vì thưởng. Cần đánh giá nhân viên coi những thành phần nào là thù lao và bảo đảm liên hệ rõ với mức chất lượng kiểm toán đạt được.
Khảo sát được dẫn ở chú thích 3 cho thấy triển vọng nghề nghiệp là yếu tố nền tảng thu hút thế hệ Y. Cần rõ cơ hội nghề nghiệp, cách phát triển trong doanh nghiệp và thời gian tương ứng; minh bạch con đường phát triển đến vị trí partner, nhất là người có nguyện vọng này.
(d) Khả năng và thời gian thực hiện hợp đồng
Cần đủ người kiểm toán có năng lực để thực hiện toàn bộ thủ tục cần thiết xử lý rủi ro riêng từng hợp đồng, hỗ trợ ý kiến kế toán viên công chứng. Người soát xét cũng phải có năng lực: partner phụ trách và partner soát xét kiểm soát chất lượng cần nhiều kinh nghiệm hơn trong loại kiểm toán đó để nhận diện vấn đề, hoài nghi nghề nghiệp và đánh giá tính đầy đủ, thuyết phục của bằng chứng, nhất là khu vực rủi ro, xét đoán.
Số năm kinh nghiệm bình quân là chỉ báo quan trọng, liên hệ trực tiếp chất lượng nhân viên và hợp đồng. Dữ liệu khi đó cho thấy ở một số đơn vị số năm thấp, cơ cấu khá non kinh nghiệm. Nghỉ việc cao cùng kinh nghiệm bình quân thấp có thể khiến năng lực dưới mức tối ưu, ảnh hưởng hiệu quả kiểm toán.
Nhân viên quản lý được phỏng vấn nói dành nhiều thời gian hành chính thay vì giám sát nhóm. Dù thực tế này có thể cần thiết, nhất là ở đơn vị nhỏ, phải cân bằng để nhân sự cấp cao không dành thời gian không tương xứng cho hành chính, làm giảm giám sát cấp dưới.
ACRA dùng thời gian ghi nhận làm chỉ báo tham gia, giám sát của partner và thấy mức thấp dưới 5% tổng thời gian hợp đồng. Nhiều trường hợp không có bằng chứng partner soát xét kịp bản ghi nhớ lập kế hoạch, hoàn tất và tài liệu chủ chốt khác. Khi nghỉ việc cao, kinh nghiệm thấp, thời gian partner càng quan trọng để giám sát, soát xét hiệu quả, nhất là kiểm toán PIE có rủi ro cao hơn.
Năng lực, học tập và phát triển
Bản gốc lặp ký hiệu “(d)” cho mục này sau mục (d) trước đó. SSQC 1.A25 nêu năm cách phát triển năng lực: giáo dục chuyên nghiệp; phát triển chuyên môn liên tục, gồm đào tạo; kinh nghiệm làm việc; người nhiều kinh nghiệm hơn hướng dẫn, ví dụ thành viên khác trong nhóm; và đào tạo về tính độc lập cho người phải độc lập. Năng lực liên tục phụ thuộc lớn vào phát triển chuyên môn thích hợp; chính sách hiệu quả nhấn mạnh đào tạo liên tục ở mọi cấp, cung cấp nguồn lực, hỗ trợ cần thiết.
ACRA ghi nhận cam kết, đầu tư đào tạo. Đơn vị lớn kiểm toán PIE thường có nguồn lực, bộ phận đào tạo riêng, kết hợp giảng viên nội bộ và nhân sự kiểm toán/kỹ thuật có chuyên môn; đơn vị thuộc mạng lưới có thể hợp tác hoặc lấy tài liệu phương pháp, chuẩn mực từ bộ phận đào tạo toàn cầu. Khi thiếu nguồn lực nội bộ, đơn vị nhỏ có thể dùng chuyên gia bên ngoài đủ trình độ hoặc tổ chức nghề nghiệp theo SSQC 1.A27. Có thể dùng hướng dẫn sáu yếu tố SSQC 1 của ICPAS cho đơn vị vừa, nhỏ; chú thích 6 giữ liên kết tại tài nguyên.
Chất lượng, độ rộng, tính liên quan của đào tạo và mức partner, nhân viên tham gia đều góp phần vào chất lượng kiểm toán. Khuôn khổ vững cần bảo đảm từng cấp học đúng nội dung, đúng lúc. Một số đơn vị theo dõi tuân thủ nhưng chưa theo sát người vắng để chắc họ học bù hoặc đọc, hiểu tài liệu; có người mới được giao kiểm toán ngay trước khi đào tạo đủ sổ tay, phương pháp.
Phản hồi chính thức ngay sau khóa học cung cấp thông tin về giảng viên, tài liệu, giúp cải thiện nội dung. Một đơn vị công nhận đóng góp giảng viên hiệu quả và xếp hạng “Solitaire”, “Gold”, “Silver”.
(e) Khảo sát nhân viên và phỏng vấn nghỉ việc
Mức hài lòng tương đối cao giúp giữ người cần giữ, gắn với nghỉ việc thấp và kinh nghiệm bình quân cao hơn. Khảo sát nhận diện vấn đề để cải thiện gắn kết, giữ người, năng suất; có thể trò chuyện không chính thức trong họp lập kế hoạch, phỏng vấn một-một, nhóm tập trung hoặc khảo sát trực tuyến.
Đa số đơn vị khảo sát nhiều chủ đề về tổ chức, quản lý, môi trường làm việc nhưng cần thông báo tốt hơn hành động xử lý quan ngại chính. Phải đánh giá kết quả, thừa nhận vấn đề và tạo kênh trao đổi cởi mở, minh bạch, chủ động. Đa số phỏng vấn mọi nhân viên chuyên môn rời đi: đây là thực hành tốt để hiểu nguyên nhân và theo dõi khi có xu hướng phàn nàn về người hoặc tình huống nhất định.
Hai lý do thường gặp khi rời nghề kiểm toán là thời hạn bị coi là bất hợp lý và khối lượng nặng do phân bổ nguồn lực thiếu, làm mất cân bằng cuộc sống. Một số đơn vị giảm áp lực cao điểm bằng kiểm toán trước giai đoạn cuối ngoài mùa cao điểm; đánh giá hoạt động liên tục trước cuối năm; và thực hiện tốt hơn kế hoạch nhóm cùng công việc sau giai đoạn giữa kỳ.
Ghi nhận toàn bộ giờ làm và liên hệ sáu yếu tố kiểm soát
Phỏng vấn thanh tra cho thấy ở nhiều đơn vị nhân viên không thể ghi nhận hết giờ làm thêm do văn hóa bám ngân sách và tỷ lệ thu hồi dự kiến. Người phải giấu giờ làm thêm khó có động lực theo đuổi kỹ khu vực có thể có vấn đề. Lãnh đạo cần truyền đạt rằng toàn bộ thời gian thực hiện phải ghi cho hợp đồng. Một đơn vị đã bỏ yêu cầu quản lý duyệt việc ghi giờ làm thêm. Phân tích chi phí thời gian và vấn đề hợp đồng giúp ước tính nguồn lực, bố trí hợp đồng lặp lại tốt hơn; lập kế hoạch kém có thể khiến thiếu người, giảm chất lượng và giao việc đúng hạn.
Sáu yếu tố SSQC 1 chồng lấn và chỉ hiệu quả khi cả sáu vận hành. Nguồn nhân lực liên hệ với định hướng chất lượng từ lãnh đạo theo APB 1/2012, thúc đẩy chiến lược thu hút, giữ người; và chấp nhận, duy trì khách hàng, hợp đồng theo APB 2/2012, đòi hỏi đánh giá đủ nguồn lực khi nhận hoặc tiếp tục.
Kết luận đoạn 39: thu hút, giữ nhân tài chất lượng cao rất quan trọng cho chất lượng kiểm toán, quản lý rủi ro. Hoài nghi nghề nghiệp, nền tảng của chất lượng, phát triển và mạnh lên nhờ kinh nghiệm tích lũy. Cần rà soát toàn diện chương trình, sáng kiến thu hút, giữ nhân viên mong muốn.
Tính chất của bản tin
Nội dung APB hướng dẫn kế toán viên công chứng, bổ sung chuẩn mực nghề nghiệp được quy định và gồm tiêu chí ACRA xem xét khi đánh giá công việc. Đây không phải quy tắc của ACRA, không thay chuẩn mực kiểm toán liên quan. Khi kiểm toán BCTC, kế toán viên công chứng phải tuân thủ, duy trì, áp dụng chuẩn mực, phương pháp, thủ tục và yêu cầu được quy định.
Biểu mẫu và tài nguyên chính thức
Các liên kết chính thức dưới đây sử dụng tiếng Anh.