Mục lục bài viết
Phạm vi và nguồn chuẩn mực
Audit Practice Bulletin No. 2 of 2012 ngày18/09/2012 là phần2 về SSQC1 — kiểm soát chất lượng hãng kiểm toán/soát xét báo cáo tài chính và hợp đồng bảo đảm, dịch vụ liên quan khác. Bản tin trình bày quan sát thanh tra ACRA về yếu tố thứ hai: yêu cầu đạo đức liên quan; và thứ ba: tiếp nhận/duy trì quan hệ khách hàng cùng hợp đồng cụ thể. Bài giữ bối cảnh chuẩn mực năm2012, không coi mọi số đoạn lịch sử là bản hiện hành.
Chú thích1: phần1 công bố13/08/2012, có liên kết PDF gốc. Chú thích2: Institute of Certified Public Accountants of Singapore (ICPAS) ban hành SSQC1 dựa International Standard on Quality Control1 của International Federation of Accountants với sửa đổi thích hợp cho địa phương. Chú thích3 dẫn tải Accountants (Public Accountants) Rules trên Singapore Statutes Online.
A — Đạo đức và độc lập
Độc lập kiểm toán là nền tảng chất lượng và niềm tin công chúng vào báo cáo. SSQC1.21 yêu cầu chính sách/thủ tục tạo bảo đảm hợp lý rằng hãng và nhân sự, kể cả người chịu yêu cầu độc lập như nhân sự hãng trong mạng lưới, duy trì độc lập khi đạo đức yêu cầu.
Tại Singapore, Code of Professional Conduct and Ethics for Public Accountants and Accounting Entities trong Fourth Schedule Accountants (Public Accountants) Rules áp dụng PA, hãng kế toán, accounting corporations và accounting LLPs cung cấp dịch vụ kế toán công chúng. Code hướng dẫn nguyên tắc/quy tắc độc lập và kỳ vọng PA chủ động xác định, loại bỏ nguy cơ. SSQC1.21 cũng yêu cầu truyền đạt yêu cầu độc lập, xác định/đánh giá hoàn cảnh, quan hệ tạo nguy cơ, hành động loại bỏ hoặc dùng safeguards giảm về mức chấp nhận được.
Thanh tra hãng kiểm toán thực thể có lợi ích công chúng thấy nhìn chung có khung chính sách/thủ tục phù hợp và kiểm soát phòng ngừa, đồng thời chủ động giám sát nội bộ/báo cáo. Tuy vậy có thiếu sót thực thi phổ biến; nguyên tắc phát hiện cũng áp dụng mọi hãng.
A(a)–(b) — Chính sách và danh sách đầu tư bị hạn chế
Một số hãng dùng chính sách độc lập toàn cầu nghiêm hơn Code. Vi phạm chính sách ấy có thể chưa vi phạm Code nhưng hãng vẫn có lợi ích và trách nhiệm bảo đảm tuân chính sách/chuẩn mình đặt.
Một số danh sách restricted entities chỉ có khách niêm yết, không đầy đủ. Phải duy trì và cung cấp toàn nhân viên danh sách khách vì yêu cầu độc lập vượt ngoài lợi ích kinh tế tại khách niêm yết. Gồm khách chưa niêm yết, công ty con/liên kết của thực thể niêm yết nước ngoài và khách toàn cầu của hãng trong mạng lưới để đánh giá đầy đủ khi tiếp nhận/duy trì. Cập nhật chậm làm danh sách không hỗ trợ tự giám sát, báo xung đột độc lập/đạo đức và khắc phục kịp.
A(c) — Xác nhận cá nhân, kiểm tra và chế tài
Phần lớn hãng yêu cầu partner và nhân viên xác nhận độc lập cá nhân hằng năm, khai mình, vợ/chồng/người tương đương và người phụ thuộc tài chính có cổ phần ở thực thể bị hạn chế không; kiểm tra mẫu tính đầy đủ/chính xác.
Kiểm tra dùng chương trình và checklist chuẩn để thống nhất phương pháp/chất lượng, nhưng mẫu thường chỉ quản lý cấp cao, không xuống dưới quản lý. Không đủ vì quy tắc lợi ích tài chính đoạn290.106 Code áp dụng thành viên nhóm bảo đảm. Nên cân nhắc mở kiểm tra cho mọi nhân viên chuyên môn dù vẫn ưu tiên quản lý cao, nhắc tất cả luôn chú ý chính sách.
Vi phạm được báo gồm ứng viên partner giữ lợi ích bị chính sách nghiêm hơn cấm, vợ/chồng giữ lợi ích cấm, không cập nhật mua/bán lợi ích vợ/chồng kịp trên hệ thống. Hãng cảnh cáo/khiển trách và theo khắc phục; có trường hợp không bán khoản đầu tư cấm trong hạn hãng. Phải buộc mọi người kể cả partner tuân chính sách và thoái lợi ích cấm kịp.
Một số hãng phạt tiền; hãng khác hoãn thăng chức partner vì vi phạm. Như APB1/2012, “tone at the top” — thái độ/nêu gương lãnh đạo — quan trọng cho kiểm soát chất lượng mạnh. Tuân độc lập và đạo đức là nền tảng chất lượng kiểm toán cao.
A(c) tiếp — Đề xuất kiểm toán và trách nhiệm giải trình
Do áp lực thời gian, có kiểm tra độc lập sau phát hành đề xuất kiểm toán. Khi đó đề xuất phải nói tiếp nhận khách/hợp đồng phụ thuộc hoàn tất kiểm tra độc lập và professional clearances — xác nhận nghề nghiệp cần thiết. Điều này bảo vệ uy tín, giảm tình huống khó xử nếu kết quả sau đó không đạt.
ACRA khuyến nghị thực hành tốt: cập nhật tuân/không tuân độc lập, đạo đức được truyền đạt, thảo luận định kỳ tại họp partner và quản lý khác. Báo cáo chính thức tạo trách nhiệm giải trình/trách nhiệm chung giữa phòng ban, nhóm chức năng.
A(d) — Phí quá hạn
Code290.208: phí dịch vụ chuyên môn khách bảo đảm nợ lâu có thể tạo nguy cơ tư lợi, nhất là phần đáng kể chưa trả trước báo cáo bảo đảm năm sau; nhìn chung nên yêu cầu thanh toán trước phát hành.
ACRA thấy kiểm toán bắt đầu hoặc báo cáo ký dù phí cũ tồn lâu. Không hài lòng các giải thích như mới bắt đầu chưa ký, đã bàn với quản lý/ủy ban kiểm toán, hoặc phí nợ thuộc partner khác. Hãng phải cảnh giác, không bắt đầu kiểm toán/soát xét năm sau trước khi phí quá hạn trước được trả.
A(d) tiếp — Phí ngoài kiểm toán
Code290.206B: khách kiểm toán báo cáo là thực thể niêm yết hoặc công ty đại chúng, phải đánh giá nguy cơ, cân nhắc/áp dụng safeguards cần để giảm về mức chấp nhận được trong mọi trường hợp phí ngoài kiểm toán năm so với tổng phí kiểm toán năm từ khách là50% trở lên, hoặc tổng phí ngoài kiểm toán năm đáng kể.
Ở phần lớn hãng, nhóm hợp đồng đánh giá phí ngoài kiểm toán có vượt50% hoặc đáng kể làm ảnh hưởng độc lập không. Kiểm soát chính là thảo luận với ủy ban kiểm toán/người quản trị; nhìn chung không giám sát nội bộ riêng, ngoài một số hãng có partner engagement quality control review (EQCR) ký checklist đã xem và hài lòng về độc lập.
Nhiều trường hợp không bằng chứng nhóm xem quy mô tương đối phí. Có trường hợp không lấy thông tin phí kiểm toán/ngoài kiểm toán nước ngoài để đánh giá tổng thể. Cần củng cố giám sát; một số hãng đang phát triển công cụ hỗ trợ lập hồ sơ đánh giá. Giữ phân biệt nguyên tắc50% trở lên tại đoạn20 và cách nguồn tả kiểm tra “vượt50%” ở đoạn21.
A(e) — Nguy cơ quen thuộc và luân chuyển
Code290.154: cùng engagement partner hoặc cá nhân phụ trách EQCR làm lâu có thể tạo familiarity threat — nguy cơ quen thuộc. SSQC1.25 yêu cầu chính sách/thủ tục xác định khi cần safeguards giảm về mức chấp nhận khi dùng cùng nhân sự cao cấp lâu.
Với kiểm toán thực thể niêm yết, Code yêu cầu luân chuyển key audit partner (engagement partner và cá nhân EQCR) sau thời gian định trước, thường không quá bảy năm; có chuẩn/hướng dẫn liên quan. Quốc gia có thể ngắn hơn: SGX Listing Rule713 không để audit partner phụ trách hơn năm cuộc kiểm toán liên tiếp cho trọn năm tài chính.
ACRA thấy partner phục vụ ngân hàng/tổ chức tài chính hơn bảy năm không luân chuyển dù không thiếu partner dịch vụ tài chính. Phần lớn hãng áp dụng cả hợp đồng thực thể có lợi ích công chúng khác. Nên cân nhắc luân chuyển nhân sự cao cấp khác theo200.13(f) Code và SSQC1.A13.
Hãng nhỏ ít partner đủ kiến thức/kinh nghiệm làm engagement/EQCR cho khách niêm yết: Code290.157 nói luân chuyển có thể không phù hợp. Phải dùng safeguards khác, như kế toán chuyên nghiệp bổ sung không liên quan nhóm bảo đảm xem công việc, có thể từ ngoài hãng hoặc trong hãng nhưng không thuộc nhóm.
A(f) — Hệ thống giám sát, đào tạo và bảo mật
Dù có cơ chế giám sát/báo cáo, hệ thống nội bộ nhìn chung chưa phát hiện không tuân độc lập/đạo đức. Có thể tăng hệ thống thông tin quản lý bằng báo cáo tuân thủ tùy chỉnh/đột xuất nhanh để gom thông tin kịp cho giám sát, đánh giá và kế hoạch. Ví dụ báo cáo tự động tỷ lệ phí và phí nợ.
Phỏng vấn nhân viên thấy một số hãng mức quen thuộc vấn đề độc lập khá thấp: không biết chính sách tố giác, không rõ hỏi ai/phòng nào. Cần nâng nhận thức, đưa vào đào tạo cốt lõi.
Bảo mật khách bị ảnh hưởng khi tài liệu nhạy cảm không khóa, để không người trông trong phòng họp, gửi nhầm email thông tin khách này cho khách khác, mất laptop có dữ liệu khách. Một số hãng chưa có chính sách văn bản chính thức cho mất hồ sơ kiểm toán ngoài ý muốn.
A(f) tiếp — Viên chức, giám đốc và dịch vụ thư ký
Không làm kiểm toán khách nếu partner, nhân viên hoặc nhân viên hãng mạng lưới làm officer hoặc giám đốc hội đồng khách bảo đảm, vì vi phạm290.149 và290.151 Code. Không tuân có thể dẫn kỷ luật hãng. Dịch vụ hành chính thường lệ hỗ trợ thư ký hoặc tư vấn quản trị thư ký nhìn chung không bị coi ảnh hưởng độc lập nếu quản lý khách quyết định mọi việc; ACRA khuyên bảo đảm họ tham gia và thận trọng tuân Code.
Chú thích4 trích điều4 Companies Act: officer của pháp nhân gồm giám đốc, thư ký hoặc người được thuê với năng lực điều hành; nguồn có dấu lược sau phần trích.
B — Tiếp nhận và duy trì quan hệ, hợp đồng
Đánh giá chắc rủi ro nhận/giữ khách là phần khung bảo đảm chất lượng mạnh. Thu và đánh giá thông tin cần trước nhận khách mới hoặc quyết định tiếp tục, và phải ghi hồ sơ đánh giá. Due diligence đúng giúp nhận diện/đáp ứng sớm vấn đề kiểm toán quan trọng, đánh giá rủi ro quản lý thiếu liêm chính và rủi ro thiếu năng lực/nguồn lực, nhất là kiểm toán nhóm hoặc cần chuyên gia kiểm toán.
Dù nhiều hãng đã có chính sách/thủ tục quyết định thận trọng nhận/giữ khách, vẫn cần cải thiện quy trình, thủ tục, chất lượng và lưu hồ sơ hỗ trợ xếp hạng rủi ro, tiếp nhận/duy trì/chấm dứt.
B(a) — Lưu tài liệu hỗ trợ
SSQC1.27(a) yêu cầu lấy thông tin cần trước nhận khách mới, khi quyết định tiếp tục hợp đồng, hoặc nhận hợp đồng mới với khách hiện có. Đa số hãng yêu cầu kiểm tra nền mọi khách tiềm năng: nhận diện giám đốc từ hồ sơ cơ quan đăng ký, tìm truyền thông/Internet hiểu lịch sử/uy tín, lấy lý lịch giám đốc/quản lý chính và xem báo cáo quản lý liên quan. Một hãng dùng mạng liên hệ tài chính/đầu tư tìm xác nhận tích cực không chính thức về khách/người chủ chốt.
Biểu mẫu giấy/điện tử gom thông tin hỗ trợ quyết định. Ngoài nền, xét rủi ro như thực thể đại chúng, dự định IPO, bị hành động quản lý/pháp lý, rủi ro quốc gia/ngành; cân nhắc chuyên môn như kết quả tìm xung đột độc lập; cân nhắc kiểm toán như vấn đề với kiểm toán viên trước.
Tuy vậy không có chính sách giữ tài liệu hỗ trợ/ghi công việc kiểm tra nền. Phải giữ tài liệu và kết quả đánh giá cùng hồ sơ nhận khách làm bằng chứng due diligence, đồng thời cung cấp đủ thông tin liên quan cho partner đánh giá chắc phục vụ quản trị rủi ro.
B(b) — Sai sót thủ tục
SSQC1.26 và1.27: chỉ nhận hợp đồng sau hoàn tất tiếp nhận chính thức. Có hợp đồng nhận trước đánh giá chi tiết/ghi rủi ro, khiến khó hơn, dù không bất khả, từ chối khi sau phát hiện rủi ro không chấp nhận.
Các phát hiện khác: (a) không bằng chứng kiểm tra nền/phân tích báo cáo tài chính; (b) chưa có phê duyệt reviewer độc lập về nhận/tiếp tục dù chính sách yêu cầu; (c) thư đồng ý làm kiểm toán phát trước professional clearance từ tiền nhiệm, trước đủ phê duyệt, hoặc không gửi khách; (d) engagement letter phát trước ngày reviewer độc lập chính thức duyệt nhận/tiếp tục; (e) bắt đầu fieldwork trước hoàn tất biểu mẫu hoặc trước nhận engagement letter khách xác nhận.
B(c)–(e) — Phân tích, xếp hạng và liên kết rủi ro
Không xét rõ rủi ro quốc gia/ngành có thể cần nhân sự chuyên môn khác hoặc chuyên gia năng lực riêng. Dù cân nhắc không chính thức, phải đánh giá và ghi chính thức vào biểu mẫu. Nhận diện sớm giúp nhóm kiểm toán nhóm huy động chuyên môn trong/ngoài, phân nguồn lực tối ưu tương xứng rủi ro.
Hướng dẫn xếp hạng chưa đủ để áp dụng nhất quán, hệ thống chưa chi tiết phân biệt khách. Ví dụ gán mọi công ty niêm yết cùng hạng mặc định, không xét đặc điểm riêng để so cao/thấp. Công ty có vấn đề going concern hoặc liêm chính quản lý đáng ra rủi ro cao hơn hợp đồng đơn giản không vấn đề. Hạng có ý nghĩa giúp phân đúng partner/nhân viên cho việc cần chú ý.
Một số hãng không cho thấy liên kết rõ giữa hạng/đánh giá rủi ro khi nhận khách và bản chất, thời gian, phạm vi thủ tục kiểm toán. Phải nối từng nhóm rủi ro với các đặc điểm thủ tục này để xử lý đủ rủi ro nhận diện khi nhận/duy trì.
B(f)–(g) — Duyệt độc lập và chấm dứt
Phần lớn hãng có bên độc lập như partner quản trị rủi ro hoặc assurance leader đánh giá chắc hợp đồng khách niêm yết. Nhưng một số hãng để engagement partner tự quyết toàn bộ tiếp tục khách/hợp đồng chưa niêm yết hoặc hạng rủi ro thấp, có thể không được độc lập xem. Thực hành tốt là cân nhắc bên độc lập cả chưa niêm yết, nhất là việc lớn.
Một số hãng không hồ sơ chính thức chấm dứt khách: trường hợp không lưu thư từ nhiệm và biểu mẫu duy trì mới nhất khi chấm dứt/rút dịch vụ; trường hợp khác không yêu cầu tài liệu chính thức. Nên ghi vấn đề trọng yếu, tham vấn, kết luận và căn cứ mọi quyết định ngừng, làm tham chiếu tương lai và quản trị rủi ro.
Kết luận và ghi chú về tính chất bản tin
Giám sát độc lập mạnh về độc lập/đạo đức là phần bảo đảm chất lượng. SSQC1 yêu cầu chính sách/thủ tục giải quyết hai vấn đề; củng cố tuân thủ bằng trao đổi thường xuyên với partner/nhân viên, đào tạo, giám sát chắc và chế tài thích hợp.
Phải quản lý rủi ro nhận/giữ khách. SSQC1 yêu cầu chính sách/thủ tục tạo bảo đảm hợp lý rằng chỉ nhận/tiếp tục khi hãng (a) đủ năng lực/nguồn lực; (b) tuân được yêu cầu đạo đức; (c) đã cân nhắc liêm chính khách.
Ghi chú cuối nguồn: bản tin hướng dẫn PA, bổ sung chuẩn mực nghề nghiệp được quy định và gồm tiêu chí ACRA dùng đánh giá công việc. Không là quy tắc ACRA, không thay chuẩn kiểm toán liên quan. PA phải tuân, duy trì và áp dụng chuẩn mực, phương pháp, thủ tục và yêu cầu quy định khác khi kiểm toán báo cáo tài chính.
Biểu mẫu và tài nguyên chính thức
Các liên kết chính thức dưới đây sử dụng tiếng Anh.