Mục lục bài viết
Bản tin 1/2012: trách nhiệm lãnh đạo về chất lượng
Bản tin kiểm toán ngày 13/8/2012 là Phần 1 về kiểm soát chất lượng tại hãng thực hiện kiểm toán, soát xét BCTC và dịch vụ bảo đảm/liên quan khác; tập trung trách nhiệm lãnh đạo. Các chuẩn mực và đề xuất pháp luật dưới đây thuộc bối cảnh nguồn năm 2012.
SSQC 1 đặt nguyên tắc, thủ tục thiết yếu và hướng dẫn trách nhiệm về hệ thống kiểm soát chất lượng. Chú thích 1 cho biết ICPAS ban hành, dựa chuẩn mực quốc tế ISQC 1 của IFAC với điều chỉnh phù hợp Singapore. SSA 220 quy định trách nhiệm kiểm toán viên về thủ tục chất lượng cuộc kiểm toán và người soát xét chất lượng hợp đồng.
SSQC 1 áp dụng mọi hãng, yêu cầu hệ thống tạo bảo đảm hợp lý hãng/nhân sự tuân thủ chuẩn mực, yêu cầu pháp luật và quản lý, và báo cáo của hãng/partner phù hợp hoàn cảnh. Hệ thống tạo cấu trúc bền vững, nhất quán, không lệ thuộc một cá nhân; đầu tư tốt giúp ứng phó khó tuyển/giữ người, báo cáo phức tạp và kinh tế thay đổi.
Yêu cầu hệ thống và đề xuất sửa luật tại thời điểm 2012
ACRA kỳ vọng hệ thống tuân thủ SSQC 1. Chính sách/thủ tục tùy quy mô, đặc điểm hoạt động và việc thuộc mạng lưới. Chú thích 2, SSQC 1.A75, cho phép hãng nhỏ ghi chép hệ thống bằng cách ít chính thức hơn như ghi tay, danh sách kiểm tra, biểu mẫu. Người thiết lập/duy trì phải hiểu mục tiêu, yêu cầu và áp dụng đúng.
Nguồn trình bày đề xuất sửa Accountants Act, không phải xác nhận quy định đã có hiệu lực: hãng chỉ được kiểm toán/soát xét PIE nếu ACRA đánh giá đáp ứng nghĩa vụ, tiêu chí và tiếp tục duy trì điều kiện; kế toán viên chỉ làm PIE qua hãng phù hợp. Một điều kiện đề xuất là chứng minh tuân thủ SSQC 1, tương tự thực hành quốc tế cấp phép/giám sát hãng phục vụ thị trường vốn. ACRA cho rằng điều kiện này tăng bảo vệ nhà đầu tư và lợi ích công chúng.
Chú thích 3 dẫn tham vấn sửa Accountants Act tháng 5/2012, được giữ ở tài nguyên; chú thích 4 nêu đề xuất còn nhằm tinh chỉnh định nghĩa PIE.
Phạm vi loạt bản tin và sáu yếu tố SSQC 1
ACRA dự kiến loạt APB hỗ trợ thực hiện sáu yếu tố chồng lấn, thảo luận phát hiện từ thanh tra hãng kiểm toán PIE và cải thiện theo thực hành tốt. Dù phát hiện từ hãng làm PIE, nguyên tắc áp dụng mọi hãng. Bản tin này bàn yếu tố đầu tiên.
Chú thích 5 liệt kê đầy đủ: trách nhiệm lãnh đạo về chất lượng; yêu cầu đạo đức liên quan; chấp nhận/tiếp tục quan hệ khách hàng và hợp đồng cụ thể; nhân lực; thực hiện hợp đồng; giám sát.
(a) Cam kết kiểm toán chất lượng cao
SSQC 1.18 yêu cầu chính sách/thủ tục thúc đẩy văn hóa coi chất lượng là thiết yếu. Cam kết và nhấn mạnh của lãnh đạo tạo “tone at the top”, tức định hướng, nêu gương từ cấp cao.
Dù lãnh đạo thường tuyên bố cam kết, ACRA thấy có cuộc họp quản lý chỉ chú trọng phát triển hoạt động, chỉ số tài chính, sử dụng nhân sự và thu phí. Hãng cần đưa chất lượng kiểm toán thành mục thường trực trong họp nội bộ, do quản lý cấp cao dẫn dắt, song song ưu tiên khác. Phải có biên bản để theo dõi việc đã bàn và tiến độ.
(b) Tuyến báo cáo và phân công trách nhiệm
Theo SSQC 1.19, người chịu trách nhiệm vận hành hệ thống phải có đủ kinh nghiệm, năng lực phù hợp và thẩm quyền. Cấu trúc quản lý/báo cáo phải hỗ trợ chất lượng chuyên môn.
Giao Head of Audit cả trách nhiệm tăng trưởng và thành công thương mại có thể làm giảm khách quan, khiến quyết định chất lượng bị thương mại chi phối. ACRA cũng thấy partner không đạt soát xét hành nghề vẫn được bổ nhiệm hoặc giữ vị trí quyết định kỹ thuật; hãng cần thể hiện rõ coi trọng kết quả chất lượng không đạt.
(c) Mục tiêu tăng trưởng và mức rủi ro
SSQC 1.A5 đặt yêu cầu chất lượng mọi hợp đồng cao hơn chiến lược kinh doanh. Không nên đặt tăng trưởng quá mạnh chỉ thúc thị phần mà bỏ qua năng lực nhân sự. Mục tiêu sai có thể khuyến khích nhận/giữ khách với phí dưới mức hợp lý để làm kiểm toán chất lượng.
Trước phí cạnh tranh và chi phí tăng, có hãng giảm nguồn lực/phạm vi thủ tục dưới danh nghĩa hiệu suất hay năng suất. Cần tiếp tục tuyển, đào tạo, không giảm nỗ lực vì áp lực phí. Vì quản trị rủi ro, nên từ chối bổ nhiệm/tái bổ nhiệm nếu phí thấp hơn mức cần để làm chất lượng tương xứng rủi ro hoặc thiếu người có năng lực, khả năng cần thiết.
(d) Truyền đạt tầm quan trọng của chất lượng
Theo SSQC 1.A4, văn hóa chất lượng cần hành động, thông điệp rõ, nhất quán, thường xuyên từ mọi cấp quản lý, nhấn mạnh chính sách/thủ tục. Một số hãng dùng họp toàn thể, họp tháng, email để phổ biến, thúc đẩy hoặc khen nhân sự thể hiện hoài nghi nghề nghiệp, chất lượng, chính trực, tôn trọng, cộng tác, nhiệt tình.
Hình ảnh đối ngoại cũng quan trọng. Hãng phải kiểm toán theo chuẩn mực, tránh công bố gợi rằng chất lượng có thể tùy chỉnh theo nhu cầu khách, gây hiểu lầm có thể hy sinh chất lượng để đáp ứng đòi hỏi.
(e) Bố trí nguồn lực và giám sát thực chất
SSQC 1.A6 nêu kinh nghiệm/năng lực phù hợp giúp nhận diện, hiểu vấn đề và xây chính sách/thủ tục. Phải dành đủ nguồn lực phát triển, ghi chép, hỗ trợ, giám sát hệ thống. Partner lãnh đạo kỹ thuật, quản trị rủi ro, đào tạo, nhân sự cần đủ năng lực, kinh nghiệm, vị thế; phân bổ xét quy mô, độ phức tạp hợp đồng và đánh giá lại khi hãng lớn lên.
Có hãng lập ủy ban nội bộ xử lý rủi ro mới như suy giảm trong khủng hoảng và hỗ trợ bộ phận kỹ thuật, nhưng ACRA thấy một ủy ban nhiều năm không họp, đặt câu hỏi về hình thức so với thực chất, hiệu quả và sự phù hợp.
Soát xét chất lượng nội bộ hằng năm đáng khuyến khích, nhất là hãng nhỏ không có giám sát ngoài như mạng lưới. Soát xét định kỳ phát hiện điểm yếu bị bỏ sót; hãng nhỏ nên dùng dịch vụ tư vấn/tổ chức nghề nghiệp. Nguồn cho biết quy trình giám sát sẽ bàn thêm ở APB về Monitoring.
(f) Sự tham gia của partner hợp đồng và partner EQCR
Giám sát, soát xét tốt là thiết yếu. Partner phụ trách hợp đồng phải tham gia chủ động, liên tục, chịu trách nhiệm thực hiện kiểm toán và phát hành báo cáo. Dữ liệu ACRA cho thấy thời gian ghi nhận của partner hợp đồng và partner soát xét kiểm soát chất lượng (EQCR) thường không đủ, phù hợp bản chất/tần suất thiếu sót thanh tra.
Tác động càng nặng khi biến động nhân sự cao, ít năm kinh nghiệm, hoặc người thiếu kinh nghiệm làm phần phức tạp/rủi ro cao mà thiếu giám sát kịp. Một số hãng dùng giới hạn định lượng, như tổng phí và số khách niêm yết tối đa cùng ngày cuối năm, để bảo đảm partner có thời gian, tránh tập trung quá mức.
Ví dụ một partner được giao 16 công ty niêm yết trái hướng dẫn hãng, còn làm EQCR cho năm công ty khác; 14/21 công ty cùng ngày cuối năm tài chính. ACRA lo không đủ thời gian mỗi hợp đồng, khuyên giám sát và giảm danh mục về hợp lý. Phân khách còn phải xét trách nhiệm chức năng chất lượng sẵn có để đủ thời gian/nguồn lực quản lý, giám sát và khách hàng.
(g) Gắn chất lượng với đánh giá và thù lao partner
SSQC 1.A5(a) yêu cầu chính sách đánh giá, thù lao, thăng tiến trong văn hóa chất lượng. Mối liên hệ mạnh, được hiểu rõ giữa chất lượng và thù lao/đánh giá giúp cải thiện. Cần chỉ tiêu chất lượng có trọng số rõ, đủ lớn thay vì xét ngầm.
Thiếu tiêu chí rõ có thể chỉ thúc đạt mức tối thiểu để tránh kết quả xấu. Nên liên hệ kết quả soát xét nội bộ, mạng lưới, ACRA của từng partner với thù lao. ACRA thấy chưa có bằng chứng đánh giá hiệu quả chức năng hệ thống được giao cho partner, làm yếu trách nhiệm và hiệu quả.
Có mẫu đánh giá rất ít hoặc không có tài liệu hỗ trợ điểm. Cần đánh giá và ghi chép đúng như với nhân sự chuyên môn. Chất lượng phải là thành phần quan trọng, không bị yếu tố ngoài kiểm toán lấn át. Thực hành tốt là lãnh đạo chức năng cung cấp đánh giá đồng cấp về hiệu quả từng partner trong sáu yếu tố SSQC 1.
Hãng nhỏ thường ít chính thức và chia lãi theo thỏa thuận hợp danh; nên thêm chất lượng vào cơ chế chia để tạo trách nhiệm và bảo vệ khỏi thực hành kém. Partner EQCR cũng cần hệ thống đánh giá mức tham gia, chất lượng công việc; gắn kết quả với thù lao giúp thúc đẩy đóng góp quan trọng này.
(h) Tiếp nhận partner mới và thông điệp cuối
Khi tiếp nhận, xét khả năng cung cấp kiểm toán chất lượng, tuân thủ đạo đức, huấn luyện/cố vấn nhân viên. ACRA thấy hồ sơ ứng viên ít hoặc không nhận xét, không đề cập cụ thể chất lượng. Cần tài liệu đánh giá chặt chẽ hỗ trợ thăng partner.
Thực hành tốt là cho ứng viên luân phiên làm chức năng kiểm soát chất lượng trước thăng tiến để phát triển nghề nghiệp; trải nghiệm giúp khi làm partner hợp đồng. Trách nhiệm lãnh đạo hay “tone at the top” là phần quan trọng của hệ thống mạnh; ACRA khuyến khích thể hiện cam kết liên tục bằng chính sách/thủ tục cần thiết.
Lưu ý nguồn: APB là hướng dẫn bổ sung chuẩn mực và nêu tiêu chí ACRA đánh giá công việc, không phải quy tắc ACRA hay thay chuẩn mực kiểm toán. Kế toán viên phải tuân thủ, duy trì, áp dụng chuẩn mực, phương pháp, thủ tục và yêu cầu nghề nghiệp quy định khi kiểm toán BCTC.
Biểu mẫu và tài nguyên chính thức
Các liên kết chính thức dưới đây sử dụng tiếng Anh.