Mục lục bài viết
Phạm vi phần 4, ngày 31/01/2013
Audit Practice Bulletin No. 1 of 2013 là phần 4 loạt bài về SSQC 1 — kiểm soát chất lượng cho hãng kiểm toán/soát xét báo cáo tài chính và hợp đồng đảm bảo/dịch vụ liên quan khác. Nội dung là quan sát thanh tra ACRA về yếu tố thứ năm, thực hiện hợp đồng, và thứ sáu, giám sát. Đây là nội dung lịch sử năm 2013; các tên tổ chức, chuẩn và chương trình được giữ theo nguồn.
Chú thích 1: phần 1, 2, 3 công bố lần lượt 13/08/2012, 18/09/2012, 03/12/2012, có tại trang bản tin/hướng dẫn ACRA. Chú thích 2: SSQC 1 do Institute of Certified Public Accountants of Singapore (ICPAS) ban hành, dựa chuẩn quốc tế tương đương của International Federation of Accountants (IFAC), sửa phù hợp áp dụng địa phương.
SSQC 1.32 đòi chính sách/thủ tục tạo đảm bảo hợp lý hợp đồng thực hiện theo chuẩn nghề nghiệp, luật/quy định áp dụng, hãng hoặc partner phụ trách phát hành báo cáo phù hợp. Thanh tra hãng kiểm toán thực thể có lợi ích công chúng (PIE) chú trọng hiệu quả chính sách/kiểm soát để nhất quán chất lượng; chọn mẫu hồ sơ và thử nghiệm thuộc tính. Những điểm cần cải thiện sau tuy xuất phát hãng PIE nhưng nguyên tắc áp dụng mọi hãng.
A(a) — Sổ tay kiểm toán và đào tạo
Để nhất quán, đa số hãng dùng sổ tay mạng lưới quốc tế, gồm chương trình kiểm toán, công cụ hồ sơ giấy/điện tử và tài liệu kỹ thuật. Hãng ngoài mạng có thể dùng sổ tay thương mại hoặc hội nghề nghiệp. Sổ tay có thể hướng dẫn: (a) kế hoạch, đánh giá rủi ro, phân tích; (b) trọng yếu/cỡ mẫu; (c) đánh giá sai sót; (d) yêu cầu tập hợp hồ sơ của hãng.
Phải định kỳ rà/cập nhật khi chuẩn kỹ thuật/nghề nghiệp/quy định đổi, xét cả thiếu sót toàn hãng phát hiện qua rà chất lượng nội bộ. Sau áp dụng, đào tạo nhân viên hiểu phương pháp, làm thủ tục chương trình và ghi hồ sơ đúng. Có thể đào tạo nội bộ, giảng viên ngoài hoặc khóa ngoài. ICPAS đã giới thiệu Structured Audit Core Training Programme, đào tạo kiểm toán cốt lõi có cấu trúc dành cho nhân viên hãng vừa/nhỏ (SMP).
Chú thích 3: ICPAS phát hành Audit Manual for Small Companies tháng 05/2011, riêng cho công ty nhỏ, gồm chương trình để tuân SSA mới được làm rõ. IFAC có Guide to Using International Standards on Auditing in the Audits of Small- and Medium-Sized Entities, hướng dẫn dùng ISA kiểm toán thực thể vừa/nhỏ; URL gốc được lưu trong tài nguyên.
A(b) — Sự tham gia của partner phụ trách
Chất lượng gắn kinh nghiệm nhóm, phải cân theo độ phức tạp từng hợp đồng. Người giàu kinh nghiệm, đặc biệt manager/partner, cần tham gia thực chất mọi giai đoạn kế hoạch, thực hiện, hoàn tất, đưa kiến thức kinh doanh/kỹ thuật vào hợp đồng và giám sát/soát xét nhân viên ít kinh nghiệm.
ACRA luôn nhấn mạnh tham gia/giám sát của partner là thiết yếu. Giờ ghi nhận là chỉ báo; mức tham gia còn thấp. Nhiều bảng giờ không cho thấy partner rà kịp thời tài liệu chủ yếu như bản ghi nhớ kế hoạch/hoàn tất. ACRA không đặt mức tối thiểu chấp nhận vì tham gia phải thực chất và thay đổi theo phức tạp/rủi ro; điểm xuất phát là mục tiêu hợp lý 5% tổng giờ hợp đồng rủi ro thấp và đến 10% hợp đồng rủi ro cao hơn.
Cấu trúc phẳng của SMP được kỳ vọng cho partner tham gia cao hơn. SMP nên dùng lợi thế này thu hút/giữ nhân viên, với nhiều cơ hội học trực tiếp manager/partner giàu kinh nghiệm.
A(c) — Người soát xét kiểm soát chất lượng hợp đồng (EQCR)
Soát xét kiểm soát chất lượng hợp đồng là biện pháp bảo vệ để rủi ro chủ yếu xử lý phù hợp, ý kiến phù hợp và có hỗ trợ đầy đủ. APB 1/2011 Engagement Quality Control Review ngày 16/09/2011 hướng dẫn phân công EQCR, sự tham gia đủ/kịp thời và tăng trách nhiệm; PA tiếp tục tham khảo. Chú thích 4 dẫn PDF này; chú thích 5 nêu thủ tục minh họa trong APB 1/2011.
ACRA thấy EQCR nhiều hãng tham gia thấp. Xét thủ tục EQCR cho kiểm toán thực thể niêm yết, ACRA ước tính cần dành ít nhất 13–24 giờ như diễn đạt nguồn. SMP thường không làm hợp đồng bắt buộc EQCR nhưng vẫn có các mức rủi ro; với hợp đồng cao hơn nên cân nhắc áp dụng ý tưởng EQCR trong hãng; nguồn lực xem đoạn 38–39.
Chú thích 6: SSQC 1.35 bắt buộc EQCR với FS thực thể niêm yết; với không niêm yết, hãng xét rủi ro, yếu tố lợi ích công chúng và yêu cầu luật/quy định khi quyết định có soát xét hay không.
A(d) — Quy trình tham vấn
Thành phần chất lượng chủ yếu là có và tích cực dùng tham vấn: chuyên gia theo chủ đề, yêu cầu hỏi, tần suất, ghi hồ sơ, chuyển cấp và xử lý bất đồng. SSQC 1.34 đòi chính sách/thủ tục đảm bảo hợp lý: (a) tham vấn phù hợp vấn đề khó/tranh cãi; (b) đủ nguồn lực; (c) ghi bản chất, phạm vi, kết luận và cả người hỏi/người được hỏi đồng ý; (d) thực hiện kết luận.
Hãng lớn có nhiều kênh như hỏi điện thoại không chính thức hoặc văn bản chính thức tới bộ phận kỹ thuật; nhưng số tham vấn chính thức thấp so với khách lớn/phức tạp. Hãng giải thích có tham vấn không theo dõi/ghi sổ. Nên ghi các câu hỏi để xây cơ sở dữ liệu vấn đề kế toán/kiểm toán thường gặp/khó, giúp nhóm xử lý nhanh sau này.
SSQC 1.A40 thừa nhận hãng thiếu nguồn nội bộ có thể hỏi ngoài: hãng khác, cơ quan nghề nghiệp/quản lý, tổ chức thương mại cung cấp dịch vụ chất lượng liên quan. Trước ký dịch vụ phải xét năng lực, khả năng và độc lập của nhà cung cấp để xác định đủ điều kiện.
Các kênh hỗ trợ và văn hóa tham vấn
Các hội nghề nghiệp Singapore có nhiều sáng kiến hỗ trợ, nhất là SMP thiếu nguồn kỹ thuật riêng. ACRA khuyến khích trao đổi đồng nghiệp, tham gia phòng tư vấn kỹ thuật/nhóm thảo luận: chia sẻ góc nhìn kế toán/kiểm toán, kết nối và ý tưởng. ACRA/ICPAS đã công bố hướng dẫn vấn đề hiện tại/mới nổi có thể ảnh hưởng kiểm toán; xem website.
Chú thích 7 liệt kê: (a) diễn đàn kỹ thuật trực tuyến ICPAS cho thành viên chia sẻ câu hỏi/kinh nghiệm/quan điểm, thúc đẩy học nghề; (b) hội thảo hằng năm về quan sát Financial Statements Review Committee chia sẻ yếu kém/sai lầm trình bày/công bố FS; (c) workshop hằng tháng Public Practice Development Program của CPA Australia về thách thức/xu hướng thuế, quản trị hành nghề, kiểm toán, điều chỉnh chiến lược kinh doanh; (d) hướng dẫn thực hành ICPAS giúp đánh giá/ứng phó rủi ro kiểm toán chung. Chú thích 8: Practitioners’ Clinics thường kỳ ACCA về kỹ thuật/kinh doanh phù hợp SMP; Technical clinics ICPAS thảo luận nhóm nhỏ theo chủ đề do điều phối viên cao cấp dẫn.
Nuôi văn hóa hỏi vấn đề khó/tranh cãi để nâng chất lượng/xét đoán; cho nhân viên nguồn/tài liệu để nghiên cứu trước khi hỏi cấp trên/partner. Hỏi trong/ngoài phải đúng chuyên môn và ghi hồ sơ phù hợp. Theo dõi vấn đề lặp lại, lan tỏa/toàn hãng, phát hành hướng dẫn qua email, ấn phẩm hoặc đào tạo. Chú thích 9 dẫn trang APB ACRA và hướng dẫn kiểm toán/đảm bảo ICPAS tại URL ISCA in trong nguồn.
A(e) — Đóng và lưu hồ sơ làm việc
Nâng chất lượng giảm rủi ro kiện; chính sách lưu hồ sơ ngăn sửa sau thời hạn từ ngày báo cáo. SSQC 1.45 đòi tập hợp hồ sơ cuối kịp thời sau hoàn tất báo cáo; A54 nêu luật/quy định có thể đặt hạn cho loại hợp đồng. Nếu không có, hãng đặt hạn phù hợp; kiểm toán thường không quá 60 ngày sau ngày báo cáo.
Đa số có chính sách nhưng nhiều hãng không tuân chặt; ACRA thấy nhiều trường hợp không tập hợp/lưu trong 60 ngày, không dấu vết ngày hoàn tất, không giám sát độc lập bảo đảm đúng hạn. Có hồ sơ bị bỏ sót khỏi bản lưu, hoặc sửa sau partner/manager rà nhưng chưa rà lại trước lưu. Phải có quy trình tập hợp đầy đủ và kịp thời.
A(f) — Phát hiện theo hợp đồng trong báo cáo PMP
Từ 2007 ACRA công bố báo cáo công khai quan sát/phát hiện phổ biến từ rà cấp hãng và hợp đồng theo PMP. Bảng sau giữ toàn bộ danh mục ở PIE/không PIE; xem báo cáo gốc để biết chi tiết (chú thích 10 dẫn trang báo cáo PMP). Chú thích 11: báo cáo tháng 07/2007 chưa tách hai nhóm. Chữ “fraud” bị vỡ dòng ở ô gốc 2007; nghĩa là gian lận.
Danh mục quan sát PMP 2007–2012
Vuốt ngang trên điện thoại để xem đủ các cột.
| Báo cáo | PIE | Không PIE |
|---|---|---|
| 07/2007 | Chung cả hai nhóm: (i) chấp nhận/tiếp tục quan hệ khách và hợp đồng cụ thể; (ii) lập kế hoạch; (iii) xác nhận ngoài; (iv) sự kiện sau; (v) đánh giá công việc kiểm toán viên khác; (vi) thủ tục kiểm kê; (vii) đánh giá khả năng FS sai sót trọng yếu do sai lầm/gian lận; (viii) bằng chứng kiểm chứng. | Cùng danh mục chung ô bên trái; nguồn chưa tách PIE/không PIE. |
| 07/2008 | (i) Xét rủi ro gian lận; (ii) đánh giá công việc kiểm toán viên khác; (iii) theo dõi sau phát chỉ dẫn kiểm toán tập đoàn; (iv) hợp nhất kinh doanh và suy giảm tài sản. | (i) Không/thiếu hồ sơ thủ tục; (ii) thủ tục không đạt mục tiêu; (iii) không/thiếu đánh giá đồng tiền chức năng; (iv) xét chưa đủ giao dịch bên liên quan; (v) dùng thủ tục phân tích chưa đủ; (vi) xử lý chưa đủ hoạt động liên tục; (vii) sai sót cơ bản khác. |
| 08/2009 | (i) Dùng công việc kiểm toán viên khác; (ii) đánh giá rủi ro gồm gian lận. | (i) Kế hoạch/đánh giá rủi ro; (ii) hiện hữu/chính xác doanh thu và phải thu thương mại; (iii) thu hồi phải thu, tồn kho lỗi thời/ghi giảm; (iv) sai sót cơ bản khác; (v) phát hiện kiểm toán công ty ngành đặc thù. |
| 07/2010 | (i) Suy giảm tài sản phi tài chính; (ii) kiểm toán tập đoàn. | (i) Kế hoạch/đặt trọng yếu; (ii) hiện hữu/chính xác doanh thu; (iii) hiện hữu/thu hồi phải thu; (iv) định giá tồn kho; (v) đồng tiền chức năng. |
| 07/2011 | (i) Hồ sơ bằng chứng kiểm toán; (ii) dùng công việc chuyên gia. | (i) Định giá/hiện hữu tồn kho; (ii) không/thiếu thủ tục gửi xác nhận và định giá phải thu; (iii) không/thiếu rà sự kiện sau ngày bảng cân đối; (iv) không/thiếu đánh giá đồng tiền chức năng; (v) không/thiếu công việc về các thành phần lãi lỗ. |
| 08/2012 | (i) Kiểm toán ước tính kế toán; (ii) các xem xét kiểm toán tập đoàn. | (i) Kiểm toán hợp đồng xây dựng. |
B — Mục đích giám sát
Quy trình giám sát vững là nền tảng hệ thống chất lượng hiệu quả. SSQC 1.48 đòi quy trình tạo đảm bảo hợp lý chính sách/thủ tục chất lượng còn phù hợp, đầy đủ, vận hành hiệu quả. Lập/thực hiện đúng giúp cải thiện quy trình và giảm rủi ro. Đa số hãng PIE được thanh tra có giám sát chính thức hợp đồng và toàn hệ thống: rà mạng quốc tế, rà nội bộ trước/sau phát hành, hoặc dạng khác.
B(a) — Rà soát của mạng lưới quốc tế
Đa số thành viên mạng có rà sau phát hành theo chu kỳ. Hãng lớn thường rà cả hệ thống cấp hãng và hợp đồng, khoảng 1–3 năm/lần; hãng tầm trung chỉ hợp đồng, mục tiêu mỗi partner trong 3–5 năm. Có đoàn rà quốc tế đa số partner Singapore, gây lo thiếu độc lập/khách quan, yếu hơn đoàn đa số độc lập từ quốc tế.
Một số bổ sung rà hành nghề nội bộ hằng năm, đáng ghi nhận vì đầu tư nguồn kỹ thuật riêng đáng kể. Gồm rà hệ thống (thường tự rà), có thể rà hợp đồng riêng sau phát hành; thành viên hãng làm vào năm giữa các lần quốc tế. ACRA đánh giá và thấy cơ hội cải thiện để đạt chuẩn chương trình tự đặt. Tính kịp thời/hiệu quả ở phần (c)/(d). Chú thích 12 dẫn phần (b) để bàn thêm rà sau phát hành.
B(b) — Rà nội bộ trước và sau phát hành
Ngoài rà quốc tế/nội bộ, đa số hãng còn rà trước/sau phát hành để theo dõi/đánh giá partner và nhóm. Phạm vi ngoài tuân phương pháp, checklist, mẫu và hồ sơ phải gồm kỹ thuật/xét đoán trong kiểm toán. Một số hot review trước phát hành dùng huấn luyện phương pháp, như học và hướng dẫn; có chương trình bao quát mọi partner mỗi chu kỳ, ghi ý kiến huấn luyện vào cơ sở dữ liệu. ACRA coi là sáng kiến tốt.
SSQC 1.A68 nêu giám sát có thể cần do người chịu trách nhiệm thiết kế/thực hiện chính sách chất lượng hoặc tham gia EQCR thực hiện. Hãng nhỏ ít người có thể dùng người ngoài đủ điều kiện/hãng khác rà hợp đồng và giám sát; hoặc chia nguồn với tổ chức phù hợp.
Soát xét đồng nghiệp và hỗ trợ cho hãng nhỏ
Hãng nhỏ có thể lập peer review để đồng nghiệp đủ điều kiện rà và cải thiện công việc; hãng quyết định thời gian, chọn hợp đồng/người rà. PA hoặc cựu PA đủ điều kiện, cập nhật đủ thay đổi quy trình, có thể được chọn nếu không xung đột lợi ích/vấn đề độc lập. ACRA làm với ICPAS lập danh sách người rà; nếu không tự tìm được có thể dùng nguồn thay thế. Chú thích 13 dẫn trang dịch vụ thành viên ICPAS với URL ISCA về PMP review panel.
Nguồn khác là Quality Assurance Review Programme (QAR) ICPAS hoặc Quality Assurance Review Mentor Program CPA Australia. QAR mang tính tham vấn, rà hồ sơ đã ký hoàn tất, trọng tâm khuyến nghị/kế hoạch hành động, tạo học tập cho người hành nghề/nhân viên qua chia sẻ phát hiện/kế hoạch. Chương trình CPA Australia cố vấn để người hành nghề tuân chuẩn liên quan và biết vùng cần cải thiện.
B(c) — Tính kịp thời
Có hãng chỉ dựa mạng quốc tế, nên phải rà định kỳ đúng kế hoạch. Có lần không đủ thường xuyên/không theo chính sách giám sát toàn cầu. Thiếu kiểm soát giám sát có thể không phát hiện vi phạm SSQC 1 và nặng hơn là rủi ro thất bại kiểm toán; thiếu rà nội bộ khác cũng không thể gắn chất lượng hợp đồng với hiệu quả/thù lao partner.
Dù dựa mạng, phải đánh giá tần suất/phạm vi phù hợp, đủ để đảm bảo hợp lý chính sách/thủ tục liên quan còn phù hợp/đầy đủ/hiệu quả ở vùng rà. Vùng chưa được rà trong chu kỳ quy định có thể lập nhóm nội bộ kiểm định kỳ có hệ thống. Rà sau phát hành có khi chậm; lý tưởng hoàn tất và báo cải thiện trước bắt đầu kế hoạch kiểm toán năm sau. Khi sửa hồ sơ do rà chất lượng sau tập hợp/lưu hoàn chỉnh, tuân SSA 230 Audit Documentation.
B(d) — Bốn yếu tố đầu về hiệu quả rà soát
(1) Phạm vi vững/phù hợp, gồm chọn hồ sơ. Có hãng chỉ xem khía cạnh ít then chốt như chất lượng hồ sơ, checklist/mẫu; phải chú trọng công việc kiểm toán có đủ và bằng chứng có đầy đủ không, vì phát hiện/khắc phục thiếu sót này thiết yếu.
(2) Nguồn lực đủ/năng lực phù hợp. Phân công đúng, đủ nguồn và nhân viên/partner có kinh nghiệm, có sức ảnh hưởng để duy trì chặt chẽ, đặc biệt vùng xét đoán đáng kể/ước tính kế toán.
(3) Kết quả phân biệt rõ chất lượng hồ sơ. Có hệ chấm quá thô, không phân mức nghiêm trọng thiếu sót, nên đánh giá hồ sơ riêng chưa đủ. Phân rõ giúp đánh giá hiệu quả và ưu tiên khắc phục.
(4) Trao đổi phát hiện cởi mở/kịp thời. Báo toàn nhân viên phát hiện liên quan để giảm lặp lại, qua đào tạo/văn bản. Có hãng chỉ báo partner/nhóm bị rà, không chia nhân viên khác để tăng nhận thức.
Liên kết chất lượng với đánh giá và thù lao
(5) Liên kết rõ kết quả rà chất lượng với đánh giá hiệu quả/thù lao người hành nghề. Có hãng không liên kết với đánh giá/thù lao nhóm. Để tạo hành vi đúng, kết quả phải tác động đánh giá partner phụ trách và thành viên cao cấp; lý tưởng mở rộng yếu tố này đến EQCR để tăng trách nhiệm vì vai trò bảo vệ chất lượng cũng quan trọng. Các điều kiện khác như nhau, thù lao người đạt kết quả rà tốt và người không đạt nên khác nhau.
Kết luận, sáu yếu tố và phạm vi hướng dẫn
Chất lượng kiểm toán là nền tảng niềm tin thị trường vào độ tin cậy thông tin tài chính; nghề mạnh giúp duy trì/thúc đẩy niềm tin và tính liêm chính thị trường vốn/kinh doanh Singapore. Loạt APB chỉ ra vùng cần chú ý, nhưng không phải danh sách duy nhất: mỗi hãng qua giám sát tự nhận diện/xử lý trở ngại riêng với tuân chuẩn.
SSQC 1 áp dụng mọi quy mô; bản chất/phạm vi chính sách, thủ tục tùy quy mô/nguồn lực nhưng phải đáp ứng mức tuân thủ tối thiểu. Hãng lớn cần chú trọng hiệu quả triển khai; hãng nhỏ thường cần tăng tính toàn diện. Sáu yếu tố chồng lấn, chỉ khi tất cả vận hành thì toàn hệ mới hiệu quả. Chú thích 14: trách nhiệm lãnh đạo về chất lượng; yêu cầu đạo đức liên quan; chấp nhận/tiếp tục khách và hợp đồng cụ thể; nhân lực; thực hiện hợp đồng; giám sát.
Hệ thống tạo cấu trúc bền vững để nhất quán chất lượng, không phụ thuộc một cá nhân. Đầu tư hệ vững giúp duy trì chất lượng trước khó tuyển/giữ người liên tục và ứng phó rủi ro đáng kể do báo cáo tài chính phức tạp hơn, kinh tế đổi. Lưu ý: APB hướng dẫn PA bổ sung chuẩn nghề nghiệp, gồm tiêu chí ACRA xét đánh giá công việc; không phải quy tắc ACRA, không thay chuẩn kiểm toán. PA phải tuân, duy trì, áp dụng chuẩn nghề nghiệp, phương pháp, thủ tục và yêu cầu được quy định khi kiểm toán FS.
Biểu mẫu và tài nguyên chính thức
Các liên kết chính thức dưới đây sử dụng tiếng Anh.
- Các bản tin và hướng dẫn của ACRA ↗
- Hướng dẫn IFAC sử dụng ISA khi kiểm toán thực thể vừa và nhỏ ↗
- APB 1/2011: soát xét kiểm soát chất lượng hợp đồng, ngày 16/09/2011 ↗
- Các bản tin và hướng dẫn ACRA (đường dẫn có dấu gạch cuối trong nguồn) ↗
- Hướng dẫn thực hành ICPAS tại đích liên kết lịch sử trong APB 1/2013 ↗
- Chuẩn và hướng dẫn kiểm toán, đảm bảo của ISCA (đích liên kết trong PDF) ↗
- Các báo cáo công khai Chương trình Giám sát hành nghề PMP của ACRA ↗
- Danh sách người soát xét đồng nghiệp PMP của ISCA (đích liên kết trong PDF) ↗
- Chuẩn và hướng dẫn kiểm toán, đảm bảo của ISCA (URL in tại chú thích 9) ↗
- Danh sách người soát xét đồng nghiệp PMP của ISCA (URL in tại chú thích 13) ↗