Mục lục bài viết
Yêu cầu chính thức, đánh giá và trả lời
Từ ngày 1 tháng 12 năm 2024, nhân viên đã hoàn thành thử việc, bất kể ngành hay vị trí, có thể chính thức yêu cầu làm việc linh hoạt về địa điểm, thời gian, khối lượng. Cách sắp xếp không chính thức có thể tiếp tục; yêu cầu chính thức theo quy trình của chủ sử dụng lao động, nếu chưa có quy trình thì lập văn bản nêu cách sắp xếp, tần suất, thời lượng, lý do và ngày bắt đầu, kết thúc dự kiến.
Phải đánh giá công bằng theo lý do kinh doanh hợp lý như chi phí, tác động bất lợi đến năng suất, đầu ra hoặc nhiệm vụ không thể thực hiện. Việc cá nhân không tin vào làm việc linh hoạt hoặc khước từ chung vì không có chính sách là không đủ. Nếu không thể đáp ứng yêu cầu ban đầu, cần thảo luận phương án thay thế; phải quyết định bằng văn bản trong hai tháng và nêu lý do kinh doanh khi từ chối. Quyền là được xem xét thích đáng, không phải chắc chắn được chấp thuận.
Biểu mẫu cho nhân viên và chủ sử dụng lao động
Phụ lục A ghi tên, ngày yêu cầu, loại và chi tiết FWA dự kiến, thời lượng, lý do, thời điểm bắt đầu và kết thúc. Phụ lục B ghi tên, bộ phận nhân viên, yêu cầu, đánh giá, quyết định và lý do; việc ghi thêm phương án thay thế giúp tạo hồ sơ nhất quán. Phụ lục C làm rõ chính thức, không chính thức, phạm vi và ví dụ lý do kinh doanh. Trước khi thực hiện, cần thỏa thuận giờ làm, khối lượng, tiền lương và thời điểm rà soát.
Phạm vi và ngày có hiệu lực
TG-FWAR được công bố tháng 4 năm 2024, có hiệu lực ngày 1 tháng 12, thay khuyến nghị năm 2014 và tiêu chuẩn năm 2017, áp dụng cho yêu cầu làm việc linh hoạt chính thức. Cách sắp xếp không chính thức đang hiệu quả có thể tiếp tục, nhưng vẫn cần kênh yêu cầu chính thức khi cần.
Các bước của chủ sử dụng lao động và nhân viên
Chủ sử dụng lao động nên điều chỉnh quy trình nhân sự, công việc để cách sắp xếp linh hoạt vẫn bảo đảm năng suất, đồng thời thông báo trước định dạng, biểu mẫu hoặc thông tin cần có. Phải trả lời trong 2 tháng, có thể bắt đầu sớm nếu hai bên đồng ý. Nhân viên cần tuân thủ quy trình đã công bố, yêu cầu và sử dụng có trách nhiệm; khi chưa có quy trình chỉ định, phải lập văn bản nêu ngày yêu cầu, loại sắp xếp, tần suất, thời lượng, lý do và ngày bắt đầu, kết thúc nếu áp dụng.
Nguồn lực và hỗ trợ
TAFEP và IHRP cung cấp thông tin cho chủ sử dụng lao động, trường hợp thực tế, biểu mẫu, hướng dẫn theo ngành, hội thảo và buổi giải thích; TAFEP cũng cung cấp thông tin cho nhân viên. Giải pháp số hỗ trợ FWA có thể được tài trợ; giữ nguồn FAQ chính thức bên dưới. TAFEP tư vấn cho hai bên, SNEF hỗ trợ chủ sử dụng lao động, NTUC hỗ trợ nhân viên, gồm người thuộc công đoàn cần trợ giúp khi yêu cầu.
So sánh lý do hợp lý và không hợp lý
Quyền quyết định của chủ sử dụng lao động phải gắn với kết quả kinh doanh thay vì sở thích cá nhân. Hướng dẫn phân biệt bằng các ví dụ sau.
| Lý do | Đánh giá |
|---|---|
| Chi phí bổ sung đáng kể | Có thể hợp lý khi được đánh giá kinh doanh hỗ trợ |
| Năng suất, chất lượng hoặc phục vụ khách hàng bị ảnh hưởng đáng kể | Phải liên hệ cụ thể với cách sắp xếp được yêu cầu |
| Không thể thực hiện công việc theo cách đó hoặc không có phương án khả thi để bảo đảm nhân sự thay thế | Phải căn cứ nhiệm vụ thực tế |
| Quản lý không tin vào làm việc linh hoạt | Phản đối cá nhân không hợp lý |
| Chỉ muốn thấy nhân viên luôn làm đạt yêu cầu ngồi tại văn phòng | Không hợp lý nếu không có căn cứ kinh doanh |
| Truyền thống hoặc lo người khác cũng yêu cầu | Lý do khước từ chung không hợp lý |
Toàn bộ sáu câu hỏi Phụ lục C và ví dụ yêu cầu chính thức
Một: yêu cầu chính thức phải bằng văn bản và theo quy trình chỉ định; yêu cầu miệng là không chính thức. Ví dụ đổi giờ thứ Hai đến thứ Sáu từ tám giờ–năm giờ chiều sang mười giờ–bảy giờ tối, từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2025 để đưa con đến trường. Nếu có quy trình trên nền tảng HR, chỉ gửi tin nhắn hoặc email không hợp lệ; khi chưa có quy trình, văn bản này nêu ngày, tần suất, thời lượng và lý do có thể là yêu cầu chính thức.
Hai: không cần chủ động cung cấp mọi hình thức linh hoạt, nhưng phải xem xét yêu cầu chính thức. Ba: chính sách rõ ràng có thể nêu kênh, người phê duyệt, hình thức và kỳ vọng sử dụng; TAFEP có biểu mẫu. Bốn: đánh giá ảnh hưởng kinh doanh, không phải quản lý có đồng tình với lý do riêng của nhân viên hay không.
Năm: đánh giá công bằng bằng tiêu chí khách quan theo kết quả; trước khi áp dụng cần thảo luận thay đổi nhiệm vụ và kỳ vọng nghề nghiệp. Sáu: chấn thương ngoài văn phòng có thể thuộc WICA nếu phát sinh từ công việc và trong quá trình làm việc; nhân viên phải chú ý an toàn, chủ sử dụng lao động cần hướng dẫn. Cũng nên thỏa thuận cách liên lạc, đầu ra, rà soát và điều kiện tiếp tục.