Bộ công cụ Workright cho chủ sử dụng lao động: sáu bước tuân thủ và biểu mẫu

Sáu bước trong bộ công cụ

Bộ công cụ song ngữ có tên tệp chứa năm 2022, nhưng PDF hiện truy xuất ghi thông tin đúng tại tháng 1 năm 2026. Sáu công việc để thực hiện tuân thủ gồm: KETs bằng văn bản, hồ sơ chấm công và giờ làm, trả đúng và đúng hạn tiền lương cùng lương làm thêm, phiếu lương chi tiết, ngày lễ và nghỉ phép, đóng đúng và đúng hạn CPF. Các ví dụ ghi năm trong tài liệu là mẫu ghi chép, không phải mức cố định cho mọi năm về sau.

Lập hồ sơ nhân viên

Chuẩn bị mẫu KETs và phiếu lương trước lần trả lương đầu tiên. Ghi riêng kỳ lương với ngày thanh toán; xử lý riêng khoản CPF khấu trừ của nhân viên với phần đóng của chủ sử dụng lao động. Chấm công, phê duyệt làm thêm và số tiền trên phiếu lương phải khớp nhau.

Các mục áp dụng

Trừ mục không áp dụng, phải bao gồm các mục luật định. Với chuyên viên, quản lý và nhân viên điều hành không được hưởng lương làm thêm, có thể không ghi kỳ trả và mức lương làm thêm. Địa điểm làm việc là mục tùy chọn nhưng cơ quan chính thức khuyến nghị mạnh mẽ ghi rõ. Công cụ kiểm tra có thể kiểm tra bố trí công việc và tạo phần giờ làm cùng tiền lương; cũng có mẫu trống và mẫu kèm giải thích.

Đối tượng và thời điểm cấp

Từ ngày 1 tháng 4 năm 2016, mọi nhân viên thuộc phạm vi Luật Việc làm phải được cấp phiếu lương phân mục. Cấp cùng lúc trả lương; nếu không thể thì trong ba ngày làm việc sau khi thanh toán. Khi chấm dứt hoặc sa thải, cấp cùng khoản lương còn nợ. Có thể điện tử, giấy hoặc viết tay. Nhiều lần thanh toán trong cùng tháng có thể gộp, nhưng phải nêu từng lần từ phiếu trước. Có thể bỏ mục thực sự không áp dụng, như mục làm thêm của người không hưởng lương làm thêm.

Lưu phiếu lương đã cấp

Đối với nhân viên đang làm việc, giữ hai năm gần nhất; với nhân viên đã nghỉ, giữ hồ sơ hai năm cuối thêm một năm sau khi nghỉ việc. Giữ các đường dẫn đến mẫu trống, công cụ, hội thảo và nguồn tư vấn chính thức.

Tiền lương gồm những gì

Tiền lương là thù lao nhận từ công việc theo hợp đồng lao động, gồm phụ cấp; không gồm lợi ích hiện vật như chỗ ở và điện nước, phần đóng hưu trí hoặc quỹ tiết kiệm của chủ sử dụng lao động, phụ cấp đi lại, hoàn chi phí công việc, tiền thưởng khi thôi việc hoặc nghỉ hưu và trợ cấp cắt giảm nhân sự. Singapore không có một mức lương tối thiểu chung cho mọi trường hợp; lương thỏa thuận do nhân viên hoặc công đoàn thương lượng với chủ sử dụng lao động, đồng thời vẫn phải kiểm tra riêng yêu cầu lương áp dụng.

Thời hạn thanh toán

Nhân viên được Luật Việc làm bảo vệ phải được trả lương ít nhất mỗi tháng một lần. Lương thông thường phải trả trong 7 ngày sau khi kết thúc kỳ lương; lương làm thêm trong 14 ngày. Cách tính và thời điểm trả hoa hồng theo hợp đồng, chính sách hiện có hoặc thông lệ.

Quyết toán thuế và phương thức thanh toán

Khi nhân viên nước ngoài nghỉ việc, chủ sử dụng lao động phải giữ lại mọi khoản phải trả, gồm tiền lương và lương nghỉ phép, để làm thủ tục quyết toán thuế; có thể giữ đến 30 ngày sau khi thông báo việc thôi làm cho Comptroller of Income Tax. Trả lương vào ngày làm việc, trong giờ làm, tại nơi làm việc hoặc địa điểm hai bên đồng ý. Có thể chuyển vào tài khoản ngân hàng; nếu trả bằng séc thì chỉ được coi là thanh toán khi ngân hàng đã thanh toán séc.

Phiếu lương, hồ sơ và tranh chấp

Từ ngày 1 tháng 4 năm 2016, chủ sử dụng lao động phải cấp phiếu lương phân mục và lưu hồ sơ việc làm, tiền lương chi tiết cho nhân viên thuộc Luật Việc làm. Không trả lương là vi phạm pháp luật. Khi chậm lương, trước hết có thể hỏi chủ sử dụng lao động về lý do và lúc khôi phục lịch trả bình thường. Nếu chưa được trả, có thể dùng Ask TADM, đặt lịch tư vấn, nộp yêu cầu qua TADM eServices hoặc nhờ công đoàn. Nên nộp sớm để tránh quá giới hạn số tiền hoặc thời hạn yêu cầu.

Phạm vi áp dụng và định nghĩa

Các giới hạn luật định trong phần này áp dụng cho nhân viên thuộc Phần 4 Luật Việc làm, không gồm quản lý và nhân viên điều hành. Với người khác, bố trí liên quan theo hợp đồng lao động. Một tuần từ thứ Hai đến Chủ nhật; giờ làm là thời gian thực hiện nhiệm vụ chủ sử dụng lao động giao, không gồm khoảng nghỉ hoặc ăn được cho phép, và chủ sử dụng lao động không phải trả lương cho các khoảng đó.

Nghỉ giữa giờ và giờ làm theo hợp đồng

Thông thường không làm liên tục quá 6 giờ mà không nghỉ. Nếu tính chất công việc đòi hỏi làm liên tục đến 8 giờ, phải bố trí nghỉ ăn tổng cộng ít nhất 45 phút. Giới hạn giờ theo hợp đồng khác nhau tùy bố trí trong tuần.

Ví dụ bình quân giờ làm và yêu cầu đồng ý

Bố trí 40 / 48 / 40 giờ mỗi tuần có bình quân 44 giờ ở cả tuần 1–2 và tuần 2–3; bố trí 40 / 44 / 48 / 40 giờ có bình quân 44 giờ ở cả tuần 1–3 và tuần 2–4. Người không làm ca đồng ý làm đến 12 giờ mỗi ngày trong giới hạn bình quân ba tuần phải đồng ý bằng văn bản, được giải thích Điều 38 và 40 Luật Việc làm, và được biết giờ làm mỗi ngày, số ngày làm mỗi tuần và ngày nghỉ hằng tuần.

Điều kiện hưởng lương làm thêm, mức và thời hạn trả

Làm thêm là công việc vượt giờ bình thường theo hợp đồng, không gồm giờ nghỉ. Nhân viên không làm lao động chân tay phải có lương cơ bản tháng không quá S$2,600; người lao động chân tay không quá S$4,500. Người lao động chân tay chủ yếu làm công việc thủ công. Cơ sở tính làm thêm cho người không làm lao động chân tay bị giới hạn ở S$2,600 mỗi tháng hoặc S$13.60 mỗi giờ. Lương làm thêm ít nhất bằng 1.5 lần lương cơ bản theo giờ, trả trong 14 ngày sau khi kỳ lương kết thúc; làm thêm 2 giờ theo đơn giá giới hạn là S$13.60 × 1.5 × 2 = S$40.80.

Giờ làm tối đa và miễn trừ

Thông thường giới hạn làm việc mỗi ngày là 12 giờ; có ngoại lệ như tai nạn hoặc nguy cơ tai nạn, công việc thiết yếu cho đời sống cộng đồng hoặc quốc phòng, an ninh, việc khẩn cấp với máy móc, thiết bị và gián đoạn công việc không thể dự kiến. Muốn yêu cầu làm trên 12 đến tối đa 14 giờ mỗi ngày hoặc trên 72 giờ làm thêm mỗi tháng phải xin miễn trừ; các hoạt động cụ thể được cơ quan chính thức liệt kê không được miễn. Làm vào ngày nghỉ hằng tuần hoặc lễ thường không tính vào 72 giờ, nhưng phần vượt giờ bình thường mỗi ngày phải tính; thù lao tương ứng là lương ngày nghỉ hoặc lễ cộng lương cơ bản giờ × 1.5 × số giờ làm thêm.

Bố trí ngày nghỉ hằng tuần và tiền lương

Mỗi tuần phải có một ngày nghỉ không lương: thông thường từ nửa đêm đến nửa đêm; người làm ca có thể nghỉ liên tục 30 giờ. Khoảng nghỉ 30 giờ bắt đầu trước 6 giờ tối Chủ nhật được tính là ngày nghỉ của tuần đó dù kéo sang thứ Hai. Nếu ngày nghỉ không phải Chủ nhật, phải thông báo lịch trước đầu mỗi tháng. Những ngày khác không phải đi làm không tự động là ngày nghỉ hằng tuần; hai ngày nghỉ hằng tuần cách nhau tối đa 12 ngày. Chỉ trong tình huống đặc biệt mới được bắt buộc làm vào ngày nghỉ hằng tuần.

11 ngày lễ có lương

Nhân viên thuộc Luật Việc làm được hưởng 11 ngày lễ có lương được công bố trên Công báo mỗi năm: Tết Dương lịch, mùng một và mùng hai Tết Nguyên đán, Hari Raya Puasa, Hari Raya Haji, Thứ Sáu Tuần Thánh, Ngày Lao động, Vesak, Quốc khánh, Deepavali và Giáng sinh. Nếu lễ rơi vào ngày nghỉ hằng tuần, ngày làm việc kế tiếp trở thành ngày lễ có lương.

Điều kiện hưởng lương ngày lễ

Lương ngày lễ tính theo mức lương gộp. Vắng mặt không được đồng ý và không có lý do hợp lý vào ngày làm việc sát trước hoặc sau lễ có thể mất quyền hưởng; nghỉ được chấp thuận ở ngày liền kề không ảnh hưởng. Không trả lương lễ nếu ngày lễ nằm trong kỳ nghỉ không lương được duyệt: chỉ nghỉ không lương ngày 8 tháng 8 thì ngày 9 vẫn có lương; nghỉ liên tục từ ngày 8–10 tháng 8 thì ngày 9 không có lương lễ.

Tình huống ngày làm việc, ngày không làm việc và ngày nghỉ hằng tuần

Tuần làm năm ngày thường coi thứ Bảy là ngày không làm việc và Chủ nhật là ngày nghỉ hằng tuần; hai trường hợp có quy định khác nhau. Người ngoài phạm vi Luật Việc làm thực hiện theo hợp đồng lao động.

Đổi ngày lễ và nghỉ bù

Hai bên có thể đồng ý đổi lễ sang một ngày làm việc khác. Nghỉ bù theo giờ thay lương bổ sung khi làm ngày lễ chỉ áp dụng cho người ngoài Phần 4, thông thường cần thỏa thuận số giờ. Nếu không thống nhất được số giờ, chủ sử dụng lao động có thể trả thêm 1 ngày lương cơ bản; làm ngày lễ không quá 4 giờ thì cho 4 giờ nghỉ bù vào ngày làm việc; làm trên 4 giờ thì cho nghỉ trọn một ngày làm việc. Nếu mất quyền hưởng lương lễ do vắng mặt sát trước hoặc sau lễ không có lý do hợp lý, có thể khấu trừ 1 ngày lương gộp từ lương gộp tháng.

Tìm quy định nghỉ phép áp dụng

Xét nghỉ phép năm theo phạm vi Luật Việc làm, thời gian làm việc đã hoàn thành và thâm niên tương ứng. Hướng dẫn chi tiết bao gồm số ngày được hưởng, tính tỷ lệ, phép chưa dùng, nghỉ không lương và các bố trí làm việc khác nhau.

Tìm quy định nghỉ phép áp dụng

Trước hết xác định điều kiện và số ngày theo tỷ lệ, rồi kiểm tra hoàn chi phí y tế và quy tắc lương; trang về trường hợp đặc biệt giải thích từng tình huống ảnh hưởng đến nghỉ ốm có lương.

Các vấn đề CPF

Danh mục CPF của MOM bao gồm hệ thống tài khoản, tuổi rút tiền và nhận chi trả hưu trí, Basic Retirement Sum, sử dụng cho nhà ở và y tế, điều kiện đóng và nghĩa vụ thanh toán của chủ sử dụng lao động. Tài liệu CPF Advisory Panel liên quan các khuyến nghị năm 2015, cần đọc theo bối cảnh lịch sử đó.

Biểu mẫu và đối chiếu trước khi trả lương

Phụ lục cung cấp mẫu chấm công, KETs và phiếu lương chi tiết. Điền điều kiện hợp đồng thực tế, không sao chép số tiền ví dụ; trước khi trả lương, đối chiếu từng khoản lương cơ bản, phụ cấp cố định, lương làm thêm, khấu trừ được phép và lương thực nhận.

Chủ đề liên quan

• Nâng cao đời sống người lao động thu nhập thấp
• Biểu mẫu và tài nguyên KETs, phiếu lương
• Workright: hiểu quyền lao động của bạn