Phiên bản, phạm vi và trách nhiệm
Bài viết dựa trên ấn bản thứ sáu gồm mười chín trang, phát hành ngày 30 tháng 1 năm 2026, giải thích yêu cầu hồ sơ thuế thu nhập cho doanh nghiệp chưa đăng ký GST. Phạm vi gồm doanh nghiệp tư nhân, hợp danh, LLP, LP, công ty, hiệp hội, đơn vị quản lý, tổ chức phi lợi nhuận, cơ quan theo luật và đơn vị Chính phủ. Chủ thể đáp ứng điều kiện doanh nghiệp nhỏ có thể chọn chế độ đơn giản riêng từ năm 2014. Dù thuê người khác ghi sổ, chủ cơ sở và giám đốc vẫn phải bảo đảm tờ khai có đầy đủ hồ sơ chứng minh.
Hồ sơ, gồm giao dịch qua nền tảng
Cần giữ chứng từ gốc như hóa đơn, biên lai, phiếu chứng từ, hợp đồng và sao kê ngân hàng, cùng sổ cái, nhật ký và bảng chi tiết ghi tài sản, nợ, thu nhập, chi phí và lợi nhuận. Cả giao dịch tiền mặt và điện tử đều áp dụng, gồm PayNow, mua trước trả sau, thương mại điện tử và nền tảng giao hàng. Hồ sơ chính xác còn giúp hiểu hiệu quả kinh doanh, phát hiện gian lận nội bộ và giảm công việc khai thuế, trả lời IRAS.
Cách lưu giấy và điện tử
Chứng từ giấy và bản sao hóa đơn phát cho khách phải rõ, có thứ tự; nên kịp thời sao chụp biên lai giấy nhiệt để tránh phai. Bản gốc điện tử có thể giữ bằng ứng dụng văn phòng, phần mềm kế toán hoặc hệ thống ảnh. Nếu chứng từ gốc đã được lưu điện tử phù hợp thì không cần giữ thêm giấy cho mục đích thuế và không cần IRAS chấp thuận trước. Kiểm soát nội bộ phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập. Hệ thống ảnh có thể tham khảo tiêu chuẩn về thu nhận, lưu trữ, xuất ảnh, ứng dụng, an ninh vật lý và hệ thống trong quy định chứng cứ đầu ra máy tính, đồng thời chọn chứng nhận theo nhu cầu kinh doanh.
Phần mềm, sao lưu và thất lạc
ASR+ liệt kê phần mềm tích hợp giao diện IRAS và chức năng được khuyến nghị. Hệ thống điện tử thuận tiện ghi sổ kịp thời, lập báo cáo quản lý, sao lưu, đồng thời giảm không gian lưu và thao tác thủ công. Khi ít giao dịch có thể dùng hệ thống thủ công; khi tăng trưởng hoặc có nhiều cửa hàng cần cân nhắc năng lực hệ thống. Mọi hồ sơ phải cập nhật kịp thời để đối chiếu tờ khai. Nếu mất hoặc hỏng dữ liệu, doanh nghiệp vẫn phải dùng tài liệu khác để tái lập; không cung cấp đủ hồ sơ có thể bị ước tính thu nhập hoặc từ chối khấu trừ chi phí và capital allowances.
Năm năm, ngừng kinh doanh và ngoại lệ EIS
Hồ sơ thuế thu nhập thông thường phải giữ năm năm. Công ty và LLP còn phải giữ năm năm sau khi bị xóa đăng ký, giải thể hoặc thanh lý, do người giữ chức vụ liên quan trước giải thể hoặc người thanh lý chịu trách nhiệm; người giữ chức vụ có thể gồm giám đốc, thư ký, cán bộ điều hành, người quản lý LLP, người tiếp quản kiêm quản lý và người thanh lý tự nguyện. Luật khác cũng có thể quy định lưu giữ. Hồ sơ yêu cầu chi trả tiền mặt EIS phải giữ bảy năm theo Điều 37R(24) và (26). Các thời hạn có mốc bắt đầu khác nhau, không được khái quát tất cả thành năm năm.
Hệ quả hồ sơ không đầy đủ
Vi phạm yêu cầu hồ sơ tại Điều 67 đọc cùng Điều 94 có thể khiến IRAS dùng đánh giá hợp lý để ước tính thu nhập, từ chối chi phí hoặc capital allowances và áp dụng hình phạt. Nguồn nêu mức phạt tối đa S$5,000; nếu không trả tiền phạt có thể bị tù tối đa sáu tháng. Không được mô tả hình phạt tù có điều kiện không trả tiền phạt thành hệ quả tất yếu của mọi trường hợp thiếu hồ sơ.
Chứng từ thu nhập và sử dụng tiền mặt
Chứng từ thu nhập gồm biên lai hoặc phiếu đánh số liên tục, băng máy tính tiền, hợp đồng thuê, sổ hàng lấy dùng riêng, phiếu ghi có, hồ sơ giao hàng/vận chuyển/giấy phép xuất khẩu, chứng cứ nhận tiền và hợp đồng khách hàng. Tiền bán hàng dùng thẳng mua hàng hoặc trả chi phí vẫn phải ghi toàn bộ là doanh thu bán hàng; khoản rút riêng từ tiền thu cũng ghi riêng, không được trừ doanh thu. Phụ lục 2 cung cấp mẫu ghi doanh thu hằng ngày.
Chi phí và mua hàng
Chi phí cần hóa đơn hoặc biên lai nhà cung cấp, phiếu trả dịch vụ và xác nhận đã nhận của bên nhận, hợp đồng, phiếu lương, hồ sơ CPF chủ lao động, hợp đồng thuê, chứng cứ trả tiền và biên bản họp cổ đông chấp thuận phí giám đốc. Mua hàng phải giữ hóa đơn, biên lai, phiếu ghi có, phiếu ghi nợ, vận đơn/giấy phép nhập khẩu, chứng nhận phụ hoặc tổng hợp AEC, thanh toán và hợp đồng, rồi ghi hằng ngày. Doanh nghiệp chưa đăng ký GST vẫn có thể nhận hóa đơn thuế hoặc hóa đơn thuế đơn giản từ nhà cung cấp GST.
Chi tiết kế toán và định dạng kiểm tra
Thông tin kế toán gồm tồn kho cuối kỳ, danh sách bán và mua hàng, sổ cái, cùng chi tiết giao thông, công tác nước ngoài, tiếp khách và tài sản cố định. Các hồ sơ này hỗ trợ báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán nhưng không thay chứng từ gốc. Khi IRAS yêu cầu, danh sách dữ liệu có thể ở Excel, Access hoặc văn bản phân tách như CSV; tài liệu khác có thể ở Word hoặc PDF. Chủ doanh nghiệp tư nhân cũng có thể tham khảo mẫu tương ứng ngành.
Tám nhóm thông tin hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng cần tám nhóm thông tin: số hiệu, ngày, tên/địa chỉ/số đăng ký doanh nghiệp, tên/địa chỉ khách, hàng hóa/dịch vụ và loại cung ứng, số lượng hoặc phạm vi dịch vụ cùng giá từng mục, chiết khấu tiền mặt và tổng giá. Có thể tự thiết kế hoặc dùng mẫu in sẵn. Hóa đơn điện tử cần kiểm soát đầy đủ, chính xác, chống sửa và giữ ở dạng con người đọc được; khi khách đã nhận hóa đơn điện tử thì không phát thêm bản giấy trùng. Trả tiền mặt phải ghi đã nhận tiền và ngày nhận.
Biên lai và băng máy tính tiền
Có thể phát biên lai cho khách và nên cung cấp khi khách yêu cầu; biên lai phải đánh số liên tục, giữ bản sao. Không phát biên lai không cần IRAS chấp thuận, nhưng mọi khoản thu vẫn phải ghi chính xác, có dấu vết kiểm tra như dữ liệu máy tính tiền hoặc phần mềm. Mua hàng dù số tiền và cách trả nào cũng nên xin biên lai có ngày, tên và số đăng ký doanh nghiệp, tổng tiền; biên lai máy tính tiền còn phải mô tả hàng hoặc dịch vụ. Hàng miễn phí cho nhân viên hoặc khách cũng phải có chứng từ. Mỗi giao dịch bán tiền mặt phải được ghi và giữ băng nội bộ máy tính tiền; khuyến nghị ghi tổng mỗi ngày.
Hàng dùng riêng và phiếu ghi có
Lấy hàng tồn dùng riêng phải cộng giá trị thị trường vào doanh thu. Trả hàng, giảm giá hồi tố, hàng sai hoặc hỏng, miễn một phần/toàn bộ tiền trước giao hàng phải được ghi bằng phiếu ghi có. Phiếu cần số và ngày, tên/địa chỉ hai bên, số/ngày hóa đơn gốc, hàng/dịch vụ, lý do, số lượng và số tiền giảm từng mục, tổng số ghi có. Các thông tin này chứng minh giảm doanh thu; không được chỉ giảm tiền thu ngân hàng mà không giải thích lý do.
Xuất nhập khẩu và ngân hàng
Theo giao dịch, giữ giấy phép nhập hoặc xuất, chứng nhận phụ, giấy gửi hàng và bưu kiện, vận đơn chuyển phát, tổng hợp AEC, vận đơn biển hoặc hàng không, giấy phép hải quan IESGP, hóa đơn, đơn mua, phiếu đóng gói, giao hàng, bảo hiểm và chứng cứ thanh toán. Phải giữ toàn bộ sao kê ngân hàng kinh doanh. Khuyến nghị tách tài khoản công/tư; nếu dùng chung phải phân biệt được giao dịch. Nên thường xuyên gửi tiền thu, dùng thanh toán truy vết được và đối chiếu khoản trích tự động, phí, lãi chỉ xuất hiện khi nhận sao kê.
Lương và trả dịch vụ cá nhân
Tiền công, lương, thưởng, hoa hồng và phụ cấp cần giữ họ tên đầy đủ, số định danh, chức danh nhân viên, phiếu trả hoặc bảng lương và hồ sơ CPF chủ lao động để hỗ trợ IR8A. Trả dịch vụ cá nhân như vệ sinh hoặc ghi sổ tự do cần phiếu ghi tên, số định danh và địa chỉ bên nhận, ngày trả, bản chất dịch vụ, cơ sở tính tiền và xác nhận đã nhận. Riêng chuyển khoản không thay được các thông tin đó.
Tồn kho, đi lại, công tác và tiếp khách
Phải kiểm kê thực tế cuối mỗi kỳ kế toán, gồm hàng sản xuất, chế tạo hoặc mua để sản xuất và bán. Hồ sơ giao thông công cộng cần ngày, điểm đến, phương tiện, tên/chức danh người yêu cầu, mục đích kinh doanh và số tiền; công tác nước ngoài thêm thời gian, tiếp khách thêm ngày, địa điểm và thông tin người được tiếp. Cần giữ biên lai taxi và tài liệu đi lại. Riêng phiếu thẻ tín dụng hoặc sao kê tháng không đủ chứng minh chi phí kinh doanh cụ thể.
Tài sản, capital allowances và thực hành
Mỗi tài sản cố định cần ghi ngày mua và giá vốn, ngày bán và giá bán, đồng thời giữ hợp đồng mua, bán, thuê mua và hóa đơn. Mua tài sản vốn không phải chi phí thông thường; capital allowances đủ điều kiện phải ghi riêng để số dư các năm sau chính xác. Bắt đầu ghi sổ khi khai trương; hệ thống phải dễ hiểu với người không làm tài chính và nhắc khoản phải thu/phải trả. Ghi hằng ngày, lấy chứng từ kịp thời, tham chiếu chéo mã thanh toán, thường xuyên kiểm tra độ chính xác và dùng tài khoản kinh doanh.
Phụ lục và sửa đổi
Phụ lục liên kết mười một mẫu riêng: 1A báo cáo lãi lỗ, 1B bảng cân đối kế toán, 2 doanh thu hằng ngày, 3 mua hàng hằng ngày, 4 phiếu ghi có, 5 lương, 6 tồn kho, 7 giao thông công cộng, 8 công tác nước ngoài, 9 tiếp khách, 10 tài sản cố định. Đây là tệp tham khảo, không phải các trang in thêm trong PDF này. Lịch sử sửa đổi gồm bỏ iSPRINT cũ năm 2015, làm rõ hồ sơ điện tử và sau ngừng kinh doanh năm 2017, bỏ yêu cầu bảy năm cũ trước năm 2007 vào năm 2018, cập nhật ASR+, hóa đơn điện tử, luật và phạt tối đa năm 2024, làm rõ giao dịch nền tảng/thanh toán điện tử năm 2025. Có thêm thông tin tại mục hồ sơ người tự kinh doanh và yêu cầu hồ sơ công ty.
Nguồn chính thức
Bản dịch tiếng Việt giữ đầy đủ nội dung bài viết tiếng Trung, gồm điều kiện, các bước và phụ lục trong phạm vi bài viết; thông tin thực chất đã được đối chiếu với PDF chính thức. Liên kết bản gốc dùng để kiểm tra cách diễn đạt chính thức; cần phân biệt ngày tài liệu và sửa đổi về sau.
Xem PDF gốc chính thức ↗